Termincontrolling

• Subsystem des Managements

• besteht aus Führungs- und Ausführungssystem

• leistet Unterstützungsfunktionen des Führungssystems

Controlling = Kontrolle + Steuerung + Lenkung + Koordination

Behandelt zukunftsrelevante Erfolgsfaktoren der Geschäftsentwicklung mit dem Ziel der Sicherstellung einer nachhaltigen Existenzsicherung

Merkmale

• langfristig orientierter Nutzen (> 5 Jahre)

• Instrument der oberen Führungsebene

• geringer Detailierungsgrad

• berücksichtigt quantifizierbare und qualitative Erfolgsfaktoren

• große Bedeutung der Planungs- und Koordinierungsfunktion

Behandelt die kurzfristig wirkenden Erfolgsfaktoren des Unternehmens und von Projekten

Merkmale

• Kurzfristiger Nutzen (im operativen Geschäft)

• Instrument der mittleren Führungsebene und Projektleitung

• Behandelt überwiegend quantitative Erfolgszahlen

• Hoher Detaillierungsgrad

• Große Bedeutung der Kontrollfunktionen des Controllings

• Zielplanung

• Zielüberwachung

• Zielsteuerung

• Termin-Ziele

  • Meilensteine, Projektdauer

• Kosten-Ziele

  • Budgetgrenzen, Mittelabfluss

• Qualitäts-Ziele

  • Anforderungen

Ziele müssen messbar sein!

• Aufgabenverteilung

• Informationskreislauf

• Projektstrukturplan

• Ablaufstruktur

• Dauerwerte, Termine

• Pufferzeiten

• Budgetplan

• Ressourcen-Verlauf

• Auslastung

• Information

  • Arbeitsanweisungen

  • Listen, Tabellen

  • Terminpläne

  • Berichte

• Koordination

  • Besprechungen

  • Berichte

• Informationsrückfluss organisieren

• regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich

• Fortschrittsberechcnung

Parallel zum Bauablauf

• Optimierungsberechnung (Anpassung an geänderte Randbedingungen)

  • Korrektur der Planung

  • Korrektur der Ziele

• Koordinierungsbesprechung (Veranlassung der Maßnahmen)

• Vorphase

• Projektdefinition

• Projektplanung

• Projektrealisation

• Dokumentation

Ist das beständige Erfassen des eigenen Leistungsvermögens, um das Erreichen von terminlichen Zielen prognostizieren zu können

Gegenüberstellung von Soll-/ Ist-Planung um Abweichungen transpartent zu machen und deren Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf abzuschätzen

• Kontrolle ist immer vergangenheitsorientiert

• Controlling ist gegenwarts- und zukunftsorientiert

• Analyse und Bewertung der Situation - zum Stichtag (Abweichungsanalyse und Stichtagsauswertung)

• Erstellung von Prognosen (zum Stichtag) auf den weiteren Projektverlauf und das Projektende

• Festlegen und Einleiten von Maßnahmen um den Projektablauf zu optimieren

• Einhaltung von Zielvorgaben

• Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um Planabweichungen und den Projektzustand (Projekterfolg) erfassen zu können

• Implementierung von Controlling-Standards

• Vergleich der Projektpläne (Soll-/Ist-Vergleich) ▪ Interpretation der Ergebnisse

• Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen

• Erstellung von Projektberichten

• Verfolgung des Projektumfeldes

• Feststellung der bisher erbrachten Leistungen

  -> Überprüfung des leistungsfortschritts im Vergleich zum Plan als Grundlage zur Termin- und Kostenkontrolle

• Feststellung durch den Fertigstellungsgrad

Stichtagsperspektive

• 1x pro Woche

• 1x pro Monat

Prozessperspektive

• Prozessanfang

• Prozessende

Störungsperspektive

• aktuelle Störungen

Wichtig: Soll-/Ist-Vergleich ist eine Momentaufnahme

• bis zum Stichtag erbrachten Leistungen (Ist-Aufwand)

• Gesamtleistung (Gesamter Aufwand)

• Fokus eher auf Aufwand der noch kommt

Eine Aussage über das Zu-Erwartende impliziert auch das bisher Erreichte

90% Syndrom oder Probleme bei der Ist-Stand-Ermittlung

• Aufwand für noch zu erledigende Arbeiten wird weit unterschätzt

• bisher erbrachte Leistung wird überschätzt

• Zukünftige Probleme werden nicht erkannt

• Noch nicht eingetretene aber bereits absehbare Probleme werden unterschätzt.

Der Fertigstellungsgrad wird nur grob überschlagen – mit „zu 90% fertig“ will der Verantwortliche ausdrücken, dass er schon weit fortgeschritten ist, aber noch ein gewisser Teil zu erledigen bleibt

• 0/100 Methode

• 50/50 Methode

• Relative Methode

• (Step-to-Step Methode)

• Führt in beinahe allen Fällen zu einer Unterschätzung der bislang erbrachten Leistung

• Vorteil ist, dass eine Überschätzung des Leistungsfortschrittes nahezu unmöglich ist (=Vermeidung des 90% Syndroms)

• bietet sich bei sehr detailliert strukturierten Projekten mit vielen Vorgängen (Arbeitspaketen) an, die überwiegend nacheinander (nicht parallel) abgearbeitet werden

• Kann auch zu einer Überschätzung des Leistungsfortschrittes führen

• Es werden in aller Regel bessere / exaktere Ergebnisse als mit der 0/100 Methode ermittelt

• bietet sich bei mittleren bis größeren Projekten an, vor allem wenn mehrere Vorgänge (Arbeitspakete) parallel abgearbeitet werden

• Schätzung in Abstufungen bis gleichzeitiger Definition von Kriterien

• Im Vergleich zu den anderen Methoden kann diese Methode die realistischsten Werte zu jedem beliebigen Zeitpunkt widerspiegeln

• Vorbereitung und die Abstimmung des Vorgehens ist verhältnismäßig aufwendig und stellt eine hohe Anforderung an den Anwender (Proektleiter)

• Ermöglicht SOLL-/IST-Vergleiche zu verschiedenen Berichtszeitpunkten

• Visualisierung des Trends für das Gesamtprojekt

• Verbesserte Abschätzung des weiteren Projektverlaufs

Wichtig ist:

• Klare Kriterien für das Erreichen von Meilensteinen

• Kriterien zur Minimierung von Subjektivität und Willkür

• Objektive Bewertung des Meilensteinstatus

• Gewährleistung der Erfüllung aller Meilensteinbedingungen

Genau erklärt:

1. Erstellung eines Terminplans

   (mindestens Meilensteinplan, evtl. ergänzend Balkenplan)

2. Grafische Darstellung der in der Projektplanung festgelegten Basistermine der Meilensteine durch zeitproportionales Auftragen auf einer vertikalen und horizontalen Achse.

   Dadurch ergibt sich eine 45-Grad-Begrenzungslinie, welche die Plantermine darstellt.

3. Periodische Überprüfung der Termine (z.B. wöchentlich oder monatlich)

   Zum jeweiligen Stichtag werden die Meilensteine aktualisiert und in der vertikalen Hilfslinie eingetragen. Dadurch entsteht für jeden Meilenstein eine Trendlinie, die planmäßig in Form einer Waagrechten bis zur Begrenzungslinie reicht (dort fallen Plan-Termin und Ist-Termin zusammen – der Meilenstein ist erreicht!).

4. Interpretation der jeweiligen Trendlinien der Meilensteine

   • Aufwärtskurve: mögliche Terminverzögerung

   • Abwärtskurve: möglicherweise frühere Terminerreichung als geplant

   • Ableitung steuernder Maßnahmen aus Kurvenverlauf

Bei Abweichungen sollten Maßnahmen zur Steuerung ergriffen werden

1. fallende Linie

   Meilenstein wird früher beendet als geplant. Pufferzeiten bzw. Dauern wurden möglicher- weise zu günstig gewählt

2. horizontale Linie

   Unveränderliche Schätzung der Endtermine. Der Meilenstein läuft planmäßig

3. steigende Linie

   Meilenstein wird später beendet als geplant

4. Zick-Zack-Linie

   Meilensteinschätzungen sind unzuverlässig

• Engagierte Kurve

• Machtkurve

• Alarmkurve

• Stellvertreter- bzw. Lobbykurve

Vorteile

• einfache und anschauliche Methode um Zeit und Leistung eines Projekts zuverfolgen und Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen

• Durch den Zwang, periodisch die Planung zu hinterfragen, ergibt sich ein höheres Maß an Zuverlässigkeit, als durch einen reinen Soll-/Ist-Vergleich

• Aufgrund der Übersichtlichkeit wird die Termintreue gefördert

• Festgestellte Terminabweichungen sind auf einen Blick erkennbar

Nachteile

• trifft keine Aussage über den Aufwand

• zeigt keine Abhängigkeiten von MS und insbesondere nicht von MS, die auf dem kritischen Weg liegen und deren Verlauf eine besondere Bedeutung für den Terminverzug des gesamten Projekts hat

• korrektive Maßnahmen

  • Heranführen des IST an den Plan

• Planänderungen

  • Anpassung des Plans an das IST

• Leistung zu gering

  • Höherer Ressourceneinsatz

  • Überstunden

  • weitere Mitarbeiter

  • Leistungsanreizsystem, Prämien, Motivation

  • Verbesserung der Kontrolle

• Zeit überschritten

  • Kürzung der Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg

  • Überlappungen vorsehen (sofern möglich)

  • Abhängigkeiten eliminieren, Rationalisierungspotential nutzen

  • Höherer Ressourceneinsatz

  • Reduktion der Funktionalität