Termincontrolling

Controlling:

• ist ein Subsystem des Managements

• leistet Unterstützungsfunktionen des Führungssystems

Controlling = Kontrolle + Steuerung + Lenkung + Koordination

Kleine schüler lernen klar

Definition:

• Fokus auf zukunftsrelevante Erfolgsfaktoren

• Ziel: eine nachhaltige Existenzsicherung des Unternehmens

Merkmale

• langfristiger Nutzen (> 5 Jahre)

• Instrument der oberen Führungsebene

• geringer Detailierungsgrad

• berücksichtigt quantifizierbare und qualitative Erfolgsfaktoren

• große Bedeutung der Planungs- und Koordinierungsfunktion

Definition:

• Fokus auf kurzfristige Erfolgsfaktoren

Merkmale

• Kurzfristiger Nutzen (im operativen Geschäft)

• Instrument der mittleren Führungsebene

• Berücksichtigt quantitative Erfolgsfaktoren

• Hoher Detaillierungsgrad

• Große Bedeutung der Kontrollfunktionen

• Zielplanung

• Zielüberwachung

• Zielsteuerung

PüS

Plane vier kleine Schritte

• Termin-Ziele

  • Meilensteine

• Kosten-Ziele

  • Budgetgrenzen

• Qualitäts-Ziele

  • Anforderungen

Ziele müssen messbar sein!

• Projektstrukturplan

• Ablaufstruktur

• Termine

• Pufferzeiten

• Information

  • Arbeitsanweisungen

  • Listen, Tabellen

  • Terminpläne

  • Berichte

• Koordination

  • Besprechungen

  • Berichte

• Informationsrückfluss organisieren

• Soll-Ist-Vergleich

• Fortschrittsberechnung

das geschieht

Parallel zum Bauablauf

• Optimierungsberechnung (nur zur info: Anpassung an geänderte Randbedingungen)

  • Korrektur der Planung

  • Korrektur der Ziele

• Koordinierungsbesprechung

• Vorphase

• Projektdefinition

• Projektplanung

• Projektrealisation

• Dokumentation

Definition:

• Beständiges Erfassen des eigenen Leistungsvermögens

• Ziel: Prognostizieren ob terminliche Ziele erreicht werden, durch von Soll und Ist vergleiche.

1. Kontrolle = immer vergangenheitsorientiert 🔴

2. Controlling = gegenwarts- & zukunftsorientiert 🟢

• Einhaltung von Zielvorgaben

• Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um Planabweichungen und den Projektzustand (Projekterfolg) erfassen zu können

• Implementierung von Controlling-Standards

• Vergleich der Projektpläne (Soll-/Ist-Vergleich) ▪ Interpretation der Ergebnisse

• Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen

• Erstellung von Projektberichten

• Verfolgung des Projektumfeldes

• Feststellung der bisher erbrachten Leistungen erfolgt durch den Fertigstellungsgrad

  -> Überprüfung des leistungsfortschritts im Vergleich zum Plan als Grundlage zur Termin- und Kostenkontrolle

Stichtagsperspektive

• 1x pro Woche

• 1x pro Monat

Prozessperspektive

• Prozessanfang

• Prozessende

Störungsperspektive

• aktuelle Störungen

Wichtig: Soll-/Ist-Vergleich ist eine Momentaufnahme

• bis zum Stichtag erbrachten Leistungen (Ist-Aufwand)

• Gesamtleistung (Gesamter Aufwand)

• Fokus eher auf Aufwand der noch kommt

Eine Aussage über das Zu-Erwartende impliziert auch das bisher Erreichte

90% Syndrom (- oder Probleme bei der Ist-Stand-Ermittlung)

• Aufwand für noch zu erledigende Arbeiten wird weit unterschätzt

• bisher erbrachte Leistung wird überschätzt

• Zukünftige Probleme werden nicht erkannt

• Noch nicht eingetretene aber bereits absehbare Probleme werden unterschätzt.

Der Fertigstellungsgrad wird nur grob überschlagen – mit „zu 90% fertig“ will der Verantwortliche ausdrücken, dass er schon weit fortgeschritten ist, aber noch ein gewisser Teil zu erledigen bleibt

• 0/100 Methode

• 50/50 Methode

• Relative Methode

• (Step-to-Step Methode)

• Führt in beinahe allen Fällen zu einer Unterschätzung der bislang erbrachten Leistung

• Vorteil ist, dass eine Überschätzung des Leistungsfortschrittes nahezu unmöglich ist (=Vermeidung des 90% Syndroms)

• bietet sich bei sehr detailliert strukturierten Projekten mit vielen Vorgängen (Arbeitspaketen) an, die überwiegend nacheinander (nicht parallel) abgearbeitet werden

• Kann auch zu einer Überschätzung des Leistungsfortschrittes führen

• Es werden in aller Regel bessere / exaktere Ergebnisse als mit der 0/100 Methode ermittelt

• bietet sich bei mittleren bis größeren Projekten an, vor allem wenn mehrere Vorgänge (Arbeitspakete) parallel abgearbeitet werden

• Schätzung in Abstufungen bis gleichzeitiger Definition von Kriterien

• Im Vergleich zu den anderen Methoden kann diese Methode die realistischsten Werte zu jedem beliebigen Zeitpunkt widerspiegeln

• Vorbereitung und die Abstimmung des Vorgehens ist verhältnismäßig aufwendig und stellt eine hohe Anforderung an den Anwender (Proektleiter)

• Ermöglicht SOLL-/IST-Vergleiche zu verschiedenen Stichtagen

• Visualisierung des Trends für das Gesamtprojekt

• Verbesserte Abschätzung des weiteren Projektverlaufs

Wichtig ist:

• Klare Kriterien für das Erreichen von Meilensteinen

• Kriterien zur Minimierung von Subjektivität und Willkür

• Objektive Bewertung des Meilensteinstatus

• Gewährleistung der Erfüllung aller Meilensteinbedingungen

Genau erklärt:

1. Erstellung eines Terminplans

   (mindestens Meilensteinplan, evtl. ergänzend Balkenplan)

2. Grafische Darstellung der in der Projektplanung festgelegten Basistermine der Meilensteine durch zeitproportionales Auftragen auf einer vertikalen und horizontalen Achse.

   Dadurch ergibt sich eine 45-Grad-Begrenzungslinie, welche die Plantermine darstellt.

3. Periodische Überprüfung der Termine (z.B. wöchentlich oder monatlich)

   Zum jeweiligen Stichtag werden die Meilensteine aktualisiert und in der vertikalen Hilfslinie eingetragen. Dadurch entsteht für jeden Meilenstein eine Trendlinie, die planmäßig in Form einer Waagrechten bis zur Begrenzungslinie reicht (dort fallen Plan-Termin und Ist-Termin zusammen – der Meilenstein ist erreicht!).

4. Interpretation der jeweiligen Trendlinien der Meilensteine

   • Aufwärtskurve: mögliche Terminverzögerung

   • Abwärtskurve: möglicherweise frühere Terminerreichung als geplant

   • Ableitung steuernder Maßnahmen aus Kurvenverlauf

Bei Abweichungen sollten Maßnahmen zur Steuerung ergriffen werden

1. fallende Linie

   Meilenstein wird früher beendet als geplant. Pufferzeiten bzw. Dauern wurden möglicher- weise zu günstig gewählt

2. horizontale Linie

   Unveränderliche Schätzung der Endtermine. Der Meilenstein läuft planmäßig

3. steigende Linie

   Meilenstein wird später beendet als geplant

4. Zick-Zack-Linie

   Meilensteinschätzungen sind unzuverlässig

• Engagierte Kurve

• Machtkurve

• Alarmkurve

• Stellvertreter- bzw. Lobbykurve

Vorteile ✅

• Einfach & anschaulich: Zeit & Leistung verfolgen, Abweichungen früh erkennen

• Planung hinterfragen → höhere Zuverlässigkeit als reiner Soll-Ist-Vergleich

• Übersichtlich → Termintreue wird gefördert

• Abweichungen sofort erkennbar auf einen Blick

Nachteile ❌

• Keine Aussage über Aufwand

• Zeigt keine Abhängigkeiten von Meilensteinen

• korrektive Maßnahmen

  • Heranführen des IST an den Plan

• Planänderungen

  • Anpassung des Plans an das IST

• Leistung zu gering

  • Höherer Ressourceneinsatz

  • Überstunden

  • weitere Mitarbeiter

  • Leistungsanreizsystem, Prämien, Motivation

  • Verbesserung der Kontrolle

• Zeit überschritten

  • Kürzung der Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg

  • Überlappungen vorsehen (sofern möglich)

  • Abhängigkeiten eliminieren, Rationalisierungspotential nutzen

  • Höherer Ressourceneinsatz

  • Reduktion der Funktionalität