Arbeitskalkulation

Arbeitskalkulation und Leistungsmeldung sind kein IT-Thema.

Es handelt sich um ein Organisationsthema (Unternehmens- und Eigenorganisation)

Primäres Problem:

• Die Firma ist nicht „durchorganisiert“

• Die Person in der Bauleitung ist ausschlaggebend (Psychologie)

• Charaktereigenschaften und Arbeitsweisen entscheiden

• Kaufmännisches, juristisches sowie technisches Wissen ist lückenhaft

• Es fehlen häufig Kennzahlen zur Bewertung der Aussagen der Bauleitung

Sekundäres Problem:

• Die IT in Bauunternehmen ist häufig nicht integriert

• Es fehlt an Schnittstellen

• Technische und kaufmännische Daten können nicht gematcht werden

Unternehmensorganisation:

• Ohne eine gute Organisationsstruktur können Unternehmen keine gute Kalkulation abbilden und auch den Bauablauf nicht in Zahlen ausdrücken!

• Und Controlling funktioniert ebenfalls nicht!

• Internes und externes Rechnungswesen stellen Unternehmensstrukturen und Prozesse in Zahlen dar!

• Strategie

• Umfeld

• Organisation

• Verträge, Kalkulation

• Planung

• Software

• Eine Arbeitskalkulation stellt den Ablauf der Baustelle in kalkulierten Zahlen (Mengen, Preisen) dar bzw. in aktualisierten Mengen (und oft auch mit Ist- oder Soll-Preisen).

• Das Ziel ist nicht nur die Bereitstellung von Soll-Daten für eine spätere Nachkalkulation, sondern auch frühzeitig Erkenntnisse über die voraussichtlichen Baustellenergebnisse zu bekommen.

• Eine Leistungsmeldung zeigt den Zustand im Verhältnis zum Auftragswert in EUR, Mengen oder Prozent an (oder in Kombination der vorgenannten Werte) und wird monatlich erfasst.

• Sie ist erforderlich, um den angefallenen Kosten die Leistung gegenüberstellen zu können, sowie eine aussagefähige kurzfristige Ergebnisrechnung zu erstellen

Positiv

• Die Kosten sind vorhanden, Kostenarten und -stellen sind erfasst.

• Der Bauleiter muss nicht selbst alle Kosten sammeln.

• Die Daten sind schon im System.

• Kosten geben Leistungsverlauf wieder.

• Kosten führen zwar zu Auszahlungen, aber eben auch zu entsprechenden

• Einzahlungen über die Abrechnung

Negativ

• Kosten sind nicht unbedingt alle abrechenbar.

• Nicht alle Kosten sind enthalten (Abgrenzungen fehlen).

• Lagernde Materialien werden tendenziell in den Aufwand gebucht.

• Budgetüberschreitungen werden nicht sichtbar.

  (Beispiel: Ein Nachunternehmer muss mehrfach in einem Projekt leisten; ein Gewerk

  wird zu lange bearbeitet.)

• Änderungen in der Vorgehensweise werden zu spät erkannt.

• Die Bauleitung wird verleitet, den Überblick nicht zu wahren.

• Die Qualität von Planung und Logistik wird nicht geprüft.

• Effizienz ist nicht messbar (Ist/Ist-Vergleich).

Positiv

• Abschläge und Schlussrechnungen sind vereinbart.

• Rechnungen bzw. Zahlungen können nah an der Leistung liegen.

• Unwidersprochene Rechnungen sind sichere Leistungen.

• Aufmaß liegt vor.

Negativ

• Nicht abrechenbare Leistung fällt unter den Tisch.

• Verluste können zu hoch ausfallen (mit entsprechendem steuerlichem Risiko).

• Vorauszahlungen führen handelsrechtlich zu einem zu hohen Erfolg (Verletzung des Vorsichtsprinzips bzw. des Realisationsprinzips).

Positiv

• Rechnungen sind Kosten und gleichzeitig Bestandsveränderung.

• Wenn eine Rechnung fehlt, ist das kein Problem (im Handelsrecht gibt es vor Abnahme keine Gewinnrealisation).

• Einfache Annahme: Wenn eine Rechnung oder ein Stundenzettel vorliegt, dann ist auch Leistung erfolgt.

• Kostenarten und Kostenstellen sind direkt erfasst.

• Keiner „gibt mehr aus“, als er nachher als Ertrag generieren kann.

Negativ

• Preissteigerungen fallen nicht direkt auf.

• Stille Lasten oder stille Reserven können entstehen.

• Effizienzkontrollen können nicht stattfinden.

• Leerkosten und Fehlkosten können ohne Bauleitung nicht festgestellt werden.

• Es erfolgt keine Erfassung von Abgrenzungen und Vorauszahlungen.

• Es erfolgt keine Prüfung von Budgets.

• IFRS arbeiten schlussendlich mit einer „percentage of completion method“.

Positiv

• Eine Erfassung der Mengen erfolgt.

• Es gibt ein Soll-Gerüst im Zeitablauf (Menge und geplanter Preis).

• Die Menge ist stets eine bekannte Größe.

• Nachträge werden erkannt, wenn die Mengengerüste sich nicht decken.

• Die Leistungsmeldung kann anhand des gesamten Mengen- und Soll- Kostengerüsts präzise erstellt werden.

• In der Leistungsmeldung werden Vorräte und Abgrenzungen erfasst.

• Anlehnung an die „percentage of completion method“.

• Vergabegewinne und Vergabeverluste werden identifiziert.

Negativ

• Das Verfahren erfordert die Erstellung und Pflege einer AK.

• Die Leistungsmeldung hängt immer noch von der jeweiligen Persönlichkeit des Bauleiters / der Bauleiterin ab.

• Leistungsmeldungen müssen mit weiteren Parametern vom Controlling abgesichert werden (Anzahl der Rechnungen bei vergleichbaren Projekten, BGK-Verlauf bei ähnlichen Projekten, Verhältnis abgerechnete Leistung zu Kosten bzw. Gesamtleistung zu Gesamtkosten, Nachtragsquote des Projekts im Vergleich zu ähnlichen Projekten, …).

• Wenn die AK nicht aktualisiert wird, verliert sie ihren Wert.

• Bei der Leistungsmeldung: Abgrenzungen können falsch angegeben werden, ebenfalls die lagernden Materialien.

• Der Grundstock ist schon in der Kalkulation enthalten. (nachvollziehbare Kalkulation = nachvollziehbare Arbeitskalkulation (= hierzu später mehr)).

• Die Arbeitskalkulation ist eine Prozesskostenrechnung.

• Authentizität (Daten wurden von einer verifizierten Quelle hinterlegt)

• Nachvollziehbar (verständlich, klar)

• Vollständig (keine Beleglücken)

• Richtigkeit (keine Fehler)

• Lieferanten- und NU-Handling, Lieferketten-Dokumentation

• Der Nachunternehmer muss auch für sich Leistungen melden

• Klare Abrechnungsstände sind gut sichtbar

• Aber: Was passiert bei komplizierten Positionen (z. B. TGA)

Bespiel NU und TGA

• Feststellung der Hauptleistungen (ABC-Analyse)

• Erzeuger-Abnehmer-Betrachtung

• Durchsicht der Pläne der Fachplaner / Markierung fertiger LV-Bestandteile

• Prozentualer Ansatz

• Identifikation wiederholbarer Wertansätze

  • Verrohrung je Etage

  • Verkabelung je Etage

  • Anschlussarbeiten Sanitär

  • Anzahl Anschlüsse je Raum (Elektro)

Warum ABC-Analyse:

Im TGA-Bereich sind Kabel und Rohre nicht die Kostentreiber, sondern eher Wärmepumpe, Klimaanlage, Heizungen, etc.

Leistungsmeldungen, Arbeitskalkulationen und Projektübersichten sind wichtig

1) Einzahlungen

2) Auszahlungen

3) Leistung

4) Kosten

5) Prognosen

Grob formuliert: Ein Controller im Bauwesen benötigt die Buchhaltung nur noch, um die eh schon gefundene Information zu „verbriefen“.

• Nur eine aktuelle Arbeitskalkulation hilft der Technik.

• Ansonsten wird stets gegen alte Zahlen berichtet.

• Neue Differenzen sind dann schwierig zu finden.

• Neue Wege werden nicht in Angriff genommen.

• Ernsthaftigkeit ist zu wahren.

• Nicht alle Bauunternehmen kalkulieren nachvollziehbar.

• Nicht alle AG schreiben nachvollziehbar aus. Beides zusammen führt unweigerlich zu Herausforderungen in der Abwicklung von Projekten.

Die zuvor dargestellten Themen können „normale“ Controller aus der

Industrie nur schwer abdecken.

• Kaufleute und technische Fachleute müssen kooperieren.

• Ein Verständnis der Wechselwirkungen muss auf beiden Seiten vorhanden sein.

Ziel: Budgetbasis + Zuschlag = Budget

Kritisch: AK-Basis + Zuschlag > Budget Unter der Bedingung, dass Nachträge entfallen!

Problem: Die Budgetentwicklung scheint in Summe korrekt zu sein, aber teilweise werden DB verschenkt.

• Falsche Annahmen

• Vertrauensverlust

• Schwankungen beim Deckungsbeitrag

• Insolvenzrechtliche Aspekte

• Steuerliche Risiken

• Generell: Risiko der Informationsqualität

  1. Stammdaten, Bewegungsdaten, Integration, …

  2. Annahmen, Umlagen, Verrechnungen,…

  3. Mehrungen, Nachträge, Minderungen…

DB = Deckungsbeitrag

• Abrechnungsbetrag / Gesamtauftrag

• Zahlungsverhalten des Kunden

• BGK im Zeitablauf vs. Leistungsmeldung

• Kosten / Leistungsrelation

• DB im Zeitablauf

• Entwicklung Working-Capital je Projekt

• Arbeitsstundenentwicklung / Zeitbudgets

• Verhältnis AGK/Leistung

• Verhältnis AGK/BGK

• Verhältnis Zahlungsfristen

• Der Bauleiter meldet 50% Leistungsstand.

• Der Abrechnungsstand ist erst bei 10% (kommt auf den Vertrag an).

• Die BGK liegen bei 20% (kann sein, kommt auf BE etc. an).

• Der Auftragswert ist ggf. unklar (Nachträge).

• A-Kosten fehlen (ABC-Analyse).

• SOLL-Kosten ≠ IST-Kosten

• Ggf. sind nicht alle Rechnungen erfasst.

• Ggf. konnte das BV günstiger realisiert werden.

• Zeitverzug auf der Baustelle.

• Buchungsfehler.

Hier wird deutlich, dass völlig unterschiedliche Tatbestände vorliegen können:

1. Es liegt eine Ergebnisschmälerung vor (insgesamt).

2. Es liegt eine temporäre Ergebnisschmälerung vor.

3. Es liegt ein höheres Ergebnis vor (leistungsinduziert).

4. Es liegt ein höheres Ergebnis vor (kosteninduziert).

Insgesamt also 4 völlig unterschiedliche Sachverhalte mit unterschiedlichen

Wirkungen, z. B. Anpassung der Kalkulationssätze, Beibehaltung der Kalkulationssätze.

• Und wieder von zentraler Bedeutung: Das Matching-Principle!

• Wichtig: Preis- und Mengeneffekte bereinigen!

• Vergabegewinne können Ineffizienzen verdecken – Vergabeverluste können effiziente Projekte unprofitabel erscheinen lassen.

• Beides führt zu falschen Entscheidungen!