Kaufmännisches Controlling

• Gibt Auskunft über unternehmerischen Erfolg

• Erträge und Aufwendungen werden gegenübergestellt

• Wichtigster Teil des Jahresabschlusses

• Gegenüberstellung der Vermögensgegenstände und der

  Kapitalgegenstände zu einem bestimmten Stichtag

• meist 1x Jährlich

• Kaufleute schützen die Techniker

• Controlling bedeutet nicht Kontrolle

• Smart steuern

• an der GuV Gewinn- und Verlustrechnung (unterjährige Betrachtung) arbeiten die Kaufleute und übertragen es in die Bilanz (einmalige Betrachtung) zum Jahresende

Aktiva

• Anlagevermögen

  • immaterielle Vermögensgegenstände

  • Sachanlagen

  • Finanzanlagen

• Umlaufvermögen

  • Vorräte

  • Forderungen & sonst. Veemögensgegenstände

  • Wertpapiere

  • Kassenbestand

Passiva

• Eigenkapital

  • Gezeichnetes Kapital

  • Kapitalrücklage

  • Gewinnrücklagen

  • Gewinn-/Verlustvortag

  • Jahresüberschuss/-fehlbetrag

• Rückstellungen

• Verbindlichkeiten

  • Anleihen

  • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

  • Erhaltene Anzahlungen

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen

• Zahlen richtig interpretieren

• Abweichungen von SOLL und IST Kosten müssen nicht immer gut oder schlecht sein

• Wichtig! → Ursache von Mengen- und Preisänderungen nachvollziehen

• Material- und NU-Beschaffungsprozess analysieren, um Risiken zu verstehen und zu minimieren

• Prozessanalyse im Allgemeinen (z.B. Prozess Rechnungsprüfung)

• Bilanzidentitätsprinzip (Vergleich mit Vorjahren)

• Vorsichtsprinzip (Niederstwerttest)

• Periodenabgrenzungsprinzip (Machting Principle)

• Stetigkeitsprinzip (Schwerpunkt unfertige Erzeugnisse)

• Diverse Verträge

• Lager / Warenwirtschaftssystem / Materialverrechnungskonten

• Inventurunterlagen prüfen

• Warenkontrolle & Roh-, Hilfs- & Betriebsstoffe im Zulauf

• Anschaffungskosten, Herstellungskosten

• Sicherheiten prüfen, wie z.B. Bürgschaften

• Unfertige Bauleistungen

• Waren

• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

• → Können nur einmal vorhanden sein

• Buchungsanweisungen

• Bewertungsverfahren

• Prüfung Mengengerüst

• Prozessbeschreibungen

• Inventurtypen

• DataNorm, GAEB, Building Smart, Baugruppen…

• Schemata für

  • Leistungsmeldungen → Arbeitsstand

  • Arbeitskalkulationen → gesamter Kostenstand (Soll/Ist) des Auftrags, Prognose

Bei Florack:

• Teminplan unabdingbar

• Bewertung von Leistung und Kosten

• Stichtagsbezogene Leistungsbewertung

• Stichtagsbezogene Kosteneinschätzung

• Zusammenspiel unfertige Bauleistung und Leistung (Umsatzerlöse)

• Projektwert wird beeinflusst durch Einkaufsgüter und Preissteigerungen bei Nachunternehmerleistungen

• Differenz in der Arbeitskalkulation zwischen SOLL – IST – Kosten kann auf Nachträge hinweisen oder nicht (Pauschalvertrag, Einheitspreisvertrag)

• Hohe Materialpreise oder Fehler in den Umlagen (AGK, Lager etc.) beeinflussen mittelbar oder unmittelbar den Deckungsbeitrag

• Verlustaufträge verursachen Abschreibungsbedarf in der Finanzbuchhaltung

• Bilden von bilanziellen Drohverlustrückstellungen

• AGK beziehen sich auf allgemeine Verwaltungskosten,

• BGK auf indirekte Produktionskosten,

• Selbstkosten auf die Gesamtkosten inklusive aller direkten und indirekten Kosten

• Hohe Vorratsintensität

• Differenz von Leistung und erhaltene Anzahlungen im Zeitverlauf wird größer

  • Prüfen!

  • Zahlungen zu gering

  • „Luftnummer“ in Leistung → kann zum Bilanzbetrug führen

  • Schlechte Zahlungsmoral

  • Ineffiziente Prozesse auf der Baustelle

1. Sichere Erfassung der IST-Kosten, Material-, Lohn,- Energie-, Versand- und Vertriebskosten

2. Vorliegen der IST-Kosten

3. Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung → optimal

4. Operatives-Management

5. Arbeitskalkulation und Leistungsmeldung

6. Abgestimmte Werte auf den Hilfs- und Verrechnungskostenstellen

• Hoher negativer Saldo auf Gerätekostenstelle

• Betroffene Geräte sind im Besteuerungszeitraum auf den Baustellen genutzt worden

Zu geringe Herstellungskosten werden ausgewiesen und Grundlage für die Bemessung der Steuern ist falsch

• Folgefehler in der Kalkulation

• Abweichungen in den Verrechnungskostenstellen

• Kalkulationsansätze passen möglicherweise nicht

• Hoher positiver Saldo auf Gerätekostenstelle

• BGL – Sätze werden in der Buchhaltung genutzt mögliches Kriterium für nicht werthaltige Vermögenswerte

• Folgefehler in der Kalkulation

• Abweichungen in den Verrechnungskostenstelle

• Kalkulationsansätze passen möglicherweise nicht

• Systeme mit voreingestellten Verrechnungssätzen in der Betriebsbuchhaltung beinhalten ein mögliches Risiko

• Eingeschränkte Freiräume

• Relevanz der Positionen prüfen (Grundsatz der Wesentlichkeit)

• Handels- steuerrechtlich sind Darstellungsmöglichkeiten eingeschränkt, z.B. keine Drohverlustrückstellungen in der Steuerbilanz

• Vorsichtsprinzip dominierend

• Anschaffung, Herstellung und Verbrauch klar voneinander zu trennen

• Leerkosten und Fehlleistungen → nicht als Herstellungskosten ansetzen

• Vorräte müssen werthaltig sein

Einhaltung der Funktionstrennung:

• 4 – Augen – Prinzip

• Sinnvolle Unterteilung von Bestellung, Buchung, Wareneingang, Zahlung und Stammdaten

• Prüfung der Prozesskette Angebot-Auftrag-Bestellung & Abruf-Lieferschein-Rechnung

• Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung bei Konzernstrukturen

• Identifikation von Anschaffungskostenmehrungen – und minderungen

• Zuschreibungen und Abschreibungen nicht verrechnen

• Vorsicht bei Kombination aus Leistung und Lieferung (13 b UStG)

• Mengen – und Zeitprüfungen bei Herstellungskosten

• Regelmäßiger Vergleich der betriebswirtschaftlichen Auswertung aus der Betriebsbuchhaltung (BWA) mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

• Nebenbücher (Warenwirtschaft)

• Stofflisten von ARGEN

• Vergleich Kostenträgerlisten in Betriebs- und Finanzbuchhaltung

• Klärung Umgang mit Skonti, Nachlässen, Boni etc.

Kernprobleme:

• Nachträge

• Vereinfachungsverfahren in der Finanzbuchhaltung, die in der Betriebsbuchhaltung nicht benutzt werden

• Anwendung von Verfahren in der Kostenrechnung, die handels- und steuerrechtlich nicht in Frage kommen

• Klare Abgrenzung zwischen Anschaffung, Herstellung und Verbrauch

• Nachvollziehbare Gestaltung des Materialverbrauchs durch Baugruppen & Fertigungsaufträge (LEAN)

• Kapazitätenplanungen erstellen

• Beschaffungspläne und Rahmenverträge sind einfacher durch o.g. Punkte umzusetzen

• Schutz vor Verlustaufträgen durch genaue Erfassung der Kosten

• Müssen auskömmlich sein

• Verrechnungs- bzw. Hilfskostenstellen müssen am Ende des Wirtschaftsjahres auf Null aufgehen

• Ergebnis einer Bauunternehmung muss sich auf die Baustellen erteilen → Kerngeschäft!

• Risiko: Negative Beeinflussung der Kalkulation durch falsche Kostenzuordnung → zukünftige Projekte vor Beginn bereits defizitär

• Leistung ohne Kosten?

• Kosten ohne Leistung?

• Abschlagszahlungen höher als Leistung?

• Leistung höher als Abschlagszahlungen?

• Aktiva- oder Passiva Erhöhung durch nicht ausgeglichene

  Verrechnungskonten im Prozess?

• Einzelwertbuchungen bei den unfertigen Leistungen zu hoch oder zu niedrig?

• Kosten in der Periode geringer als Bestandsveränderung der Periode?

• Unzureichende / falsche Auflösung von unfertigen Bauleistungen bei der Schlussrechnung?

• Risiken durch Teilschlussrechnungen, z.B. Erfassung Kosten als unfertige Leistungen, die schon schlussgerechnet sind

• Nutzung von IST- Kosten zur Leistungsbewertung → Verboten!

• Auffällige Zahlenfolgen

• Schnittstellen in der Software

• Fehlende Kostenzuordnung in der BWA

• Allgemein, Risiko stiller Lasten

• Allgemein, Risiko der Überbewertung

• Monatliche Leistungsmeldungen werden nicht getätigt

• Verlustfreie Bewertung

• Fehlende Rückstellungen für ausstehende Eingangsrechnungen