Prokjektcontrolling

1. Projektvorbereitung [Projektentwicklung, Bedarfsplanung, Grundlagenermittlung [HOAI LPH 0/1]

2. Planung [HOAI LPH 2/3/4]

3. Ausführungsvorbereitung [HOAI LPH 5/6/7] 4

4. Ausführung [HOAI LPH 8]

5. Projektabschluss [HOAI LPH 9]

• A. Organisation, Information, Koordination und Dokumentation

• B. Qualitäten und Quantitäten

• C. Kosten und Finanzierung

• D. Termine, Kapazitäten und Logistik

• E. Verträge und Versicherungen

• Setzen der obersten Projektziele

• Bereitstellung der Mittel zur Projektumsetzung

• Grundstücksbereitstellung

• Treffen verbindlicher Entscheidungen, von der Projektvorbereitung bis zum Projektabschluss

• Vertragsabschluss mit Planern und Ausführenden

• Wahrnehmen der zentralen Projektanlaufstelle

• Konfliktmanagement während des gesamten Projektes

• Repräsentationsaufgaben im Bezug auf das Projekt

• Konkret heißt das, dass der nach HOAI beauftragte Architekt einen Werkerfolg schuldet z.B. eine genehmigungsfähige und mangelfreie Planung

• Leistet er dies nicht so ist er nach BGB hierfür haftbar

• Die AHO beschreibt im Heft Nr. 9 und 19 im Wesentlichen unterstützende – sog. „Mitwirkende, Steuernde und Qualitätssichernde“ – Beratungsleistungen

• Die zu erbringenden Leistungen sind den jeweiligen Prozessen der einzelnen Leistungsphasen untergeordnet und verfolgen den übergeordneten Projekterfolg

• Die Haftbarkeit erstreckt sich lediglich bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz

• Eine Ausnahme stellt z.B. das Heft Nr. 17 der AHO dar, in welchem Leistungen für den bauordnungsrechtlichen Brandschutz definiert sind

Nein. Gegenüber dem Architekten ist ein Projektsteuerer nicht essenziell für ein Bauprojekt. Nach der herrschenden Meinung wird vorwiegend der Einsatz eines externen Projektsteuerers bei komplexen und großen Bauprojekten sowie für unerfahrene Bauherren empfohlen.

Vorteile des Einsatzes eines externen Projektsteuerers für den Bauherren:

• Übernahme von Controlling und Steuerungsaufgaben

• Entlastung des Bauherren und Wahrnehmung dessen delegierbaren Bauherrenaufgaben

• Zusätzliche Fachliche Expertise in Prüfungs- und Entscheidungsprozessen

• Übergeordnete Sichtweise und „Steuerung“ der Prozesse immer mit Blick auf das Projektzie

• Erarbeiten und Festlegung von Raumprogrammen und Flächenkonzepten

• Prüfung der baulichen Umsetzbarkeit von Nutzerkonzepten

• Festlegung von Art und Umfang der geplanten Maßnahme

• Überprüfung der Zulässigkeit/Genehmigungsfähigkeit (z.B. B-Plan)

• Integration der an der Planung Beteiligten Fachplanungen zu einer in sich schlüssigen, funktionierenden und abgestimmten Gesamtplanung

• Prüfung auf Übereinstimmung hinsichtlich Projektbudget mittels Kostenschätzung und Kostenberechnung

• Gesamtterminplanung

• Schaffung von Baurecht

• Abschluss von Planungsverträgen mit sämtlichen am Projektbeteiligten

• Vorgaben zu Flächenbedarf, spezifischen Anforderungen und geplanter Nutzung kommunizieren

• Erstellung Projektstrukturplan und Organisationshandbuch zur Definition der Projektziele und projektspezifischen Rahmenbedingungen

• Überprüfung der Planungen sowie Fachbeiträge der unterschiedlichen Projektbeteiligten auf Übereinstimmung mit den übergeordneten Projektzielen

• Steuerung hinsichtlich Kosten, Terminen & Qualitäten

• Entscheidungen einholen und Entscheidungen treffen

• Der Begriff „Planung der Planung“ beschreibt den zeitlichen Ablauf und die Koordination der an der Planung Beteiligten Fachbeiträge.

• Hierbei ist es eine der elementarsten Aufgaben des leitenden Architekten die Fachbeiträge der an der Planung Beteiligten (z.B. Vorgaben aus den Fachbeiträgen Brandschutz, Statik, Bauphysik oder TGA) zusammenzuführen und in eine in sich stimmige sowie genehmigungsfähige Gesamtplanung zusammenzuführen.

• Dem leitenden Architekt obliegt hier die Koordinations- und Integrationsaufgabe nach dem HOAI Leistungsbild

• Kostenschätzung: Sie wird in der Vorplanung (LPH2) erstellt und basiert im Wesentlichen auf Kostenkennwerten (z.B. KPIs). Eine Trennung zw. KG300 und KG400 erfolgt zumeist noch nicht. Die Kostenschätzung hat zumeist eine Genauigkeit +-30% der tatsächlichen Kosten.

• Kostenberechnung: Sie wird in der Entwurfsplanung (LPH3) erstellt und basiert auf den Vorgaben der DIN276. Gegenüber der Kostenschätzung weist diese eine „genauere“ Kostenindikation aus, da vom Detaillierungsgrad höher erstellt. Die Kostenberechnung hat zumeist eine Genauigkeit +-20% der tatsächlichen Kosten und stellt auch die Basis der anrechenbaren Kosten für die Honorarermittlung dar.

• Die Antwort lautet Jein. Je nach Projektumfang und in Abstimmung mit den Genehmigungsbehörden ist dies zu bewerten.

• Bei einem Einfamilienhaus kann es ausreichen einen Architekten für die Erlangung des Baurechtes zu beauftragen, jedoch sind auch hier meist Fachbeiträge der an der Planung Beteiligten notwendig. Hier insbesondere anzuführen die Prüfstatik, die Entwässerungsplanung, das Brandschutzkonzept und der GEG-Nachweis.

• Bei Großprojekten können noch weitere Anforderungen hinzukommen z.B. Lärmemissionsprognose, Verkehrsgutachten, Lüftungsgesuch, Löschanlagenkonzept.

• Planung Architektur (Amt. Lageplan, Grundrisse, Schnitte & Ansichten)

• Genehmigungsstatik

• Brandschutzkonzept

• Entwässerungsgesuch

• BEG-Nachweis

• Flächenberechnung nach DIN277

• Ermittlung GFZ/GRZ

• Stellplatznachweis für PKW und Fahrräder

• Betriebsbeschreibung

• Sonderbeiträge u.a.: Löschanlagenkonzept, Lüftungsgesuch, Schallemissionsgutachten, Verkehrsgutachten, Artenschutzgutachten

Die Honorarermittlung erfolgt nach dem Bemessungsgrößen der HOAI*. Die Bemessungsgrößen lauten:

• Anrechenbare Kosten gem. der Kostenberechnung (LPH3)

• Einordnung in die Honorarzone (Projektschwierigkeitsstufe)

• Einordnung in den Honorarsatz

• Vereinbarte Teilleistungen

Bis Juli 2019 war die HOAI geltendes Preisrecht europaweit. D.h. eine Honorarermittlung hatte zwingend anhand der o.g. Bemessungsgrößen in der

HOAI zu erfolgen. Mit Urteil vom 04.07.2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mindest- und Höchstsätze der HOAI

europarechtswidrig sind und nicht mehr anwendbar sind. Demnach nun Architekten- u. Ingenieurleistungen nicht mehr dem Preisrecht der HOAI

unterliegen und fortweilend frei angeboten werden können.

• Daraus lässt sich folgen, dass es bis 2019 mit Angebotseinholung und Beauftragung von Architekten und Ingenieuren mit Leistungen innerhalb der HOAI oftmals noch gar nicht möglich war belastbare Kosten zu „controllen“, da diese nach geltendem Preisrecht, sofern unterhalb der Mindestsätze der HOAI, anzupassen waren. Oftmals musste dies mit sog. „Aufstockungsklagen“ durch die Architekten erfolgen.

Preisrecht ist fallen gelassen worden

KG 300 und KG 400 (Baukontruktionen und Technische Anlagen)

• Die Antwort lautet Jein.

• Eine gute Planung bildet die Vertragsgrundlage und definiert damit den geschuldeten Leistungssoll des Auftragnehmers. Je besser und detaillierter die Planung ist, desto geringer ist das Nachtragspotenzial und somit auch die Kostensicherheit zum Zeitpunkt der Vergabe.

• Nein. Hier kommt es auf die Vergabeart an. Bei der Vergabe an einen Generalübernehmer (GÜ) oder Totalübernehmer (TÜ) sowie Projektentwickler (PE) erfolgt die Vergabe zumeist vor der Planung.

• Die Planungsleistungen – insb. Baurechtsschaffung – sind dann Vertragsleistung des GÜ/TÜ/PE.

Ja. (Fangfrage).

(Im Idealfall ist dem so. In der Ausführung kann es aber hin und wieder auch mal vorkommen, dass die vorgelegte Planung auf Grund von etwaigen Umständen (Kollisionen, Antreffen von anderen Gegebenheiten, Fehlende Vorleistungen o. fehlerhafte Vorleistungen) nicht umsetzbar ist und die Ausführung abweichend „Planning on Doing“ erfolgen muss.

• Pkt.1 falsch. Begründung: Dies ist Aufgabe des Tragwerkplaners. Es schadet nicht, wenn der Projektleiter ein grundlegendes Verständnis in der Tragwerksplanung hat und sich stichprobenhaft vergewissert, dass der Fachbeitrag des Statikers ordnungsgemäß ist.

• Pkt.5 falsch. Begründung: Die Planungsverantwortung und Haftung nach den AaRdT und geltenden Vorschriften und Normungen zu planen obliegt den Fachingenieuren. Ähnlich wie bei Pkt.1 kann es jedoch nicht schaden, wenn der Projektleiter ein allgemeines Grundverständnis der gängigsten Normen und AaRdT besitzt um Sicherzustellen, dass die notwendigen Qualitäten eingehalten werden.

• Finalisierung und Abschluss der Planungen

• Marktanalyse und Bietervoranfrage

• Prüfung der für das Vorhaben erstellten Leistungsbeschreibungen (z.B. Massen-LV, FLB)

• Zusammenstellen der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen

• Führen von Bieter- & Vergabegesprächen

• Angebotsprüfungen,-auswertungen und Preisspiegelerstellung

• Erstellung Vergabevorschlag

• Abschluss der für das Vorhaben notwendigen Bauverträge

• Kostenkontrolle gegenüber Projektbudget

• Kostenanschlag (LPH7)

• Detailterminplanung

• Risikomanagement

Umgangssprachlich: „Sämtliche für das Vorhaben relevante Unterlagen.“

• Angebotsaufforderungsanschreiben mit Angaben zu Lage der Baustelle, Art des Vorhabens und Ausführungszeiträumen

• Leistungsbeschreibung

• Ausführungsplanung

• Baugenehmigung

• Gutachten (Baugrund, Brandschutz, Schallschutz, Löschanlage etc.)

• Bauzeitenplan

• Bauvertragsmuster (Werkvertrag)

• Besondere Vertragsbedingungen (z.B. Bürgschaftsmuster, Schlechtwetter-Regelungen)

• Sonstiges (z.B. Baubeschreibung, Vermessungsgrundlage, Kampfmittelauskünfte, Medienauskünfte)

• Angebot samt Angebotsanschreiben mit Hinweisen zu Annahmen, Ausschlüssen und technischen Konkretisierungen

• Bepreistes Leistungsverzeichnis / Bepreistes Leistungsprogramm

• Meilensteinterminplan / Bauzeitenplan

• Zahlungsplan

• Anmerkungen zum Vertragsinhalten/-bedingungen

• Freistellungsbescheinigung

• Versicherungsnachweis

„Vertragsanbahnung“ beschreibt den Prozess der vertraglichen Annäherung von Absichtserklärung (LOI) bis zum abschließenden Vertragsschluss.

Im Rahmen der Angebotsphasen und der Vergabegesprächen wurden erste wesentliche Rahmenbedingungen der Geschäftsbeziehung ausgetauscht. In der Vertragsanbahnung werden diese in eine abschließende und formale Form niedergeschrieben mit dem Ziel eines

beidseitigen Vertragsschlusses.

Wesentliche Inhalte u.a.:

• Definition des Vertragssoll

• Festlegung der Vertragsbestandteile samt Rangfolge

• Auftragssumme

• Vertragstermine

• Zahlungsbedingungen

• Vertragsstrafe

• Gewährleistung

• Versicherung/Haftung

• Bürgschaften

• Kündigung

Öffentliche Hand:

Verbindliche Einhaltung der Regelungen der VOB/A und Vergabeverordnung (VgV)

• Keine technische Klärungsrunde, keine Preisverhandlung

• Üblicherweise geht der Zuschlag an das „günstigste“ Angebot

Private Hand:

• Kommt einer freihändigen Vergabe nach.

• Der private Auftraggeber ist frei in seinem Vergabeprozess.

• Bei Großkonzernen meist lediglich durch Arbeitsanweisungen sowie Compliance-Anforderungen eingeschränkt

Der Vergabevorschlag ist das abschließende Ergebnis und der Vorschlag zur Vergabe resultierend aus dem durchgeführten AVA-Prozess. Dieser stellt die wesentlichen Kriterien der einzelnen Lieferantenangebote gegenüber dar um eine abschließende Entscheidung zur Vergabe zu treffen. Die Kriterien sind u.a.:

• Abschließende Angebotssumme

• Einschränkungen/Restriktionen/Besondere Hinweise in Angebotsschreiben

• Ausführungstermine

• Qualifikationseignung/Referenzen

• Versicherungspolicen

• Bonitätsauskünfte

• Abgleich gegenüber Projektbudget

• Empfehlung

Üblicherweise werden in der finalen Vergabeverhandlung Projektnachlässe zw. 1,5 – 5% seitens der potenziellen Auftragnehmer

zugestanden.

• Projektnachlässe > 10% in der letzten persönlichen Vergabeverhandlung gelten Allgemein als „unseriös“.

• Vollständigkeitsprüfung der eingegangenen Angebote

• Inhaltliche (Fachlich/Sachlich) Prüfung der eingegangenen Angebote (u.a. auf Ausschlüsse, Anmerkungen, nicht angebotene Leistungen etc.)

• Abgleich SOLL-Vorgaben gegenüber IST-Status (Kosten, Qualitäten, Termine)

• Lieferantenprüfung:

  • Eignungsprüfung

  • Qualifikationsnachweise, Referenzen, Unternehmensgröße, Einsicht in die Bilanz

  • Bonitätsprüfung z.B. Creditreform Auskunft, KYC („Know your Customer“)

• Überwachen der Qualitäten der Ausführenden Unternehmen (u.a. Baubegehungen, Teilnahme an Baubesprechungen)

• Termincontrolling

• Kostencontrolling

• Risikomanagement

• Änderungsmanagement/Nachtragswesen/Anti-Claim-Management

• Rechnungswesen

• Abnahme

• Inbetriebnahme & Nutzungsaufnahme

• Erklärte Abnahme

• Förmliche Abnahme

• Fiktive Abnahme

• Konkludente Abnahme

• Behördliche Abnahme

• Konformitätsbescheinigung Brandschutz

• Übereinstimmungserklärung Wärmeschutz/GEG

• Standsicherheitsnachweis

• Sachverständigen Prüfprotokolle (u.a. Sicherheitsrelevante Anlagen (SiBe, BMA, BOS-Anlage, Sprinkleranlage, NEA, RWA, Blitzschutz, Trinkwasserhygiene etc.)

• Wenn „Abnahmereife“ noch nicht erzielt ist und „wesentliche Sachmängel“ eine Abnahme nicht zulassen.

• z.B. nicht betriebssicher und wirksam funktionierende sicherheitsrelevante Anlagen

• Wenn das Vertragssoll erfüllt ist und Abnahmereife erzielt ist.

  • Siehe hierzu §13 VOB/B: „Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber seine Leistung zum Zeitpunkt der Abnahme frei von Sachmängeln zu verschaffen. Die Leistung ist zur Zeit der Abnahme frei von Sachmängeln, wenn sie die vereinbarte Beschaffenheit hat und den anerkannten Regeln der Technik entspricht.“

• Nein.

• Nur aus dem Vertragssoll geschuldete Mängel sind durch den Auftragnehmer zu beseitigen. Das Abnahmeprotokoll beschreibt eine „Ist-Aufnahme“ zum Datum der Abnahme. Ob und inwieweit ein aufgelisteter Punkt strittig oder unstrittig ist wird nicht im Abnahmeprotokoll geregelt. Auch findet mit gegenseitiger Zeichnung keine Anerkenntnis von etwaigen strittigen Punkten statt.

Die Abnahme stellt zwar einerseits den Gefahrenübergang und damit auch die Beweislastumkehr dar, jedoch können im Verlauf des Betriebes/der Nutzung Mängel auftreten, welche im Rahmen der förmlichen Abnahme nicht „sichtbar“ waren. Solche Mängel können im Nachgang gemäß den Regelungen aus §13 VOB/B mit Fristsetzung zur Mangelbeseitigung angezeigt werden. Vielfach spricht man hier von sog. „verdeckten Mängeln“.

1. Formale Mangelanzeige mit angemessener Fristsetzung

2. Formale Nachfristsetzung und Androhung einer Ersatzvornahme

3. Durchführen der Ersatzvornahme

• Inanspruchnahme der Gewährleistungsbürgschaft

• Kürzung der Schlussrechnung

• Sicherstellung des störungs- und mangelfreien Betriebs der Immobilie

• Auflisten der Verjährungsfristen für Mangelansprüche

• Prüfung der Vollständigkeit der Projektdokumentation

• Kostenfeststellung und Abgleich gegenüber Projektbudget

• Schlussrechnungswesen / kaufmännischer Projektabschluss

• Gewährleistungsmanagement

Controlling bedeutet für den Arbeitgeber die zielgerichtete Steuerung und Überwachung von Unternehmensprozessen, um die Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen