Was ist die zentrale Aufgabe der strukturellen Gestaltung von Organisationen?
Die Spezialisierung oder Arbeitsteilung.
Was ist das Ziel der Spezialisierung in Organisationen?
Sie soll die wirtschaftliche Zielerreichung sicherstellen.
Warum teilen Organisationen die Gesamtaufgabe auf mehrere Mitglieder auf?
Weil das Gesamtziel zu komplex und umfangreich ist, um von einer Einzelperson bearbeitet zu werden.
Was entsteht durch die Aufteilung und Zuordnung von Aufgaben in einer Organisation?
Es entstehen einzelne Stellen.
Bedeutet die Stellenbildung immer eine Spezialisierung?
Nein, nicht immer. Es kommt auf die Art der Aufgabenverteilung an.
Wie wird die Stellenbildung in der Bäckerei-Beispielvariante A beschrieben?
In Variante A teilen sich alle Gesellen dieselbe Aufgabe (Mengenteilung).
Wann liegt eine Spezialisierung vor?
Wenn die Mitglieder unterschiedliche Aufgaben erledigen, also eine Artenteilung stattfindet.
Was wird in der Variante B der Bäckerei gemacht?
Jeder Geselle übernimmt eine andere Aufgabe (Brot, Brötchen, Kuchen, Torten).
Was wird in der Variante C der Bäckerei gemacht?
Die Aufgaben sind aufgeteilt, z. B. Teigfertigung, Formung der Backwaren und Backen.
Welcher Unterschied besteht zwischen Variante B und C der Bäckerei?
In B gibt es vier verschiedene Aufgaben, in C nur drei.
Welche Art der Spezialisierung liegt in der Variante B vor?
Objektspezialisierung, da jeder Geselle für ein Produkt zuständig ist.
Welche Art der Spezialisierung liegt in Variante C vor?
Verrichtungsspezialisierung, da Aufgaben wie Teigfertigung oder Backen verteilt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Mengenteilung und Artenteilung?
Mengenteilung bezieht sich auf die gleiche Aufgabe in großer Menge, Artenteilung auf unterschiedliche Aufgaben.
Was sind die Vorteile der Spezialisierung in Organisationen?
Schnellere Einarbeitung, geringere Qualifikationsanforderungen, höhere Arbeitsleistung, einfache Verantwortungszuordnung.
Welche Vorteile bringt eine hohe Spezialisierung für die Arbeitsleistung?
Durch Wiederholung entstehen Lerneffekte und höhere Geschicklichkeit, was die Menge und Qualität steigert.
Warum sind hoch spezialisierte Stellen weniger anstrengend?
Weil die Mitarbeitenden nur wenige Tätigkeiten ausführen müssen, was weniger Ermüdung verursacht.
Was sind die Nachteile von hochspezialisierten Stellen?
Monotonie, psychische Belastung, Dequalifizierung, hohe Fluktuation, Rekrutierungsschwierigkeiten und hoher Koordinationsaufwand.
Was passiert bei monotonen Tätigkeiten in hoch spezialisierten Stellen?
Es können psychische Belastungen, sinkende Konzentration und Entfremdung auftreten.
Was bedeutet Dequalifizierung in hoch spezialisierten Arbeitsstellen?
Die Mitarbeitenden haben nur einen kleinen Teil der Gesamtaufgabe und erleben kein Erfolgserlebnis.
Welche Formen der Organisation sind Beispiele für professionelle Spezialisierung?
Juristische Beratungen, Marktforschungsinstitute, Planungsbüros, Fertigungsorganisationen.
Was ist der Unterschied zwischen Spezialisierung und Professionalisierung?
Professionalisierung erfordert eine bestimmte Berufsausbildung und den Einsatz von qualifizierten Spezialisten.
Was ist der Vorteil der ganzheitlichen Stellenbildung?
Sie fördert eine hohe Qualifikation, intrinsische Motivation, niedrigeren Krankenstand und höhere Flexibilität.
Was sind die Vorteile ganzheitlicher Stellenbildung für Mitarbeitende?
Weniger Fluktuation, höhere Eigeninitiative, bessere Flexibilität bei Einsatz und Abwesenheiten.
Was bedeutet „ganzheitliche Gestaltung von Stellenaufgaben“?
Mitarbeitende übernehmen Aufgaben mit verschiedenen Tätigkeiten, was ihre Motivation und Qualifikation steigert.
Wie hilft eine ganzheitliche Stellenbildung der Organisation?
Sie führt zu höherer Flexibilität und besserer Einsatzfähigkeit bei Ausfällen oder Auftragsschwankungen.
Was müssen größere Organisationen tun, wenn sie wachsen?
Sie müssen Aufgaben größerer Einheiten strukturieren und Gruppen, Abteilungen und Bereiche bilden.
Was passiert, wenn die Zahl der Stellen in einer Organisation zu groß wird?
Die Organisation bildet Abteilungen und unterstellt diese einer Instanz, um die Koordination zu vereinfachen.
Was sind Instanzen in einer Organisation?
Instanzen sind Leitungsstellen, die Abteilungen vorstehen und Entscheidungs- sowie Weisungsbefugnisse haben.
Was sind die Aufgaben von Instanzen?
Sie treffen Entscheidungen, geben Arbeitsanweisungen und übernehmen die Verantwortung für ihre Abteilung.
Warum werden Stellen zu Abteilungen gebündelt?
Um die Komplexität zu reduzieren und die Abstimmung zu vereinfachen.
Welche Arten der Abteilungsbildung gibt es?
Abteilungsbildung nach Verrichtungen, nach Objekten/Produkten, und nach Kundengruppen/Regionen.
Was bedeutet Abteilungsbildung nach Verrichtungen?
Stellen werden zu Abteilungen zusammengefasst, die ähnliche Aufgaben oder Funktionen ausführen.
Was bedeutet Abteilungsbildung nach Objekten/Produkten?
Abteilungen werden nach Produkten oder Dienstleistungen gebildet, die sie bearbeiten.
Was bedeutet Abteilungsbildung nach Kundengruppen/Regionen?
Abteilungen werden nach bestimmten Kundengruppen oder Regionen gebildet.
Was bestimmt die Art der Abteilungsbildung in einer Organisation?
Sie beeinflusst die strategische Zielsetzung und den Strukturtyp der Organisation (funktional oder divisional).
Was ist der Unterschied zwischen funktionaler und divisionaler Organisation?
In einer funktionalen Organisation gibt es Funktionsbereiche, in einer divisionalen Organisation gibt es Divisionen oder Geschäftsbereiche.
Was ist das Ziel der Koordination in Organisationen?
Die Harmonisierung und Ausrichtung der Arbeitsleistungen aller Organisationsmitglieder auf die Ziele der Organisation.
Warum ist Koordination in Organisationen notwendig?
Weil die Spezialisierung und Abteilungsbildung zu arbeitsbezogenen Abhängigkeiten und einer Entkoppelung von Stellen führen.
Welche zwei grundsätzlichen Koordinationsstrategien gibt es?
Vorauskoordination und Feedbackkoordination.
Wie erfolgt die Vorauskoordination?
Durch vorausschauende Planung und Abstimmung der Aktivitäten.
Wann ist die Vorauskoordination ausreichend?
Wenn keine Störeinflüsse auftreten, die geplante Handlungen beeinträchtigen.
Was ist der Grundgedanke der Feedbackkoordination?
Die Koordination als Reaktion auf Störungen.
Wie funktioniert die Feedbackkoordination?
Durch Signale, die automatisch an die Leitung weitergegeben werden, z. B. Meldungen über Engpässe.
Wann ist die Feedbackkoordination besonders sinnvoll?
Bei Organisationen, die dynamischen Umweltbedingungen gegenüberstehen.
Gibt es eine klare Trennung zwischen Voraus- und Feedbackkoordination in der Praxis?
Nein, meist liegen Mischformen vor.
Wovon hängt ab, welche Koordinationsform überwiegend eingesetzt wird?
Vom Aufwand der jeweiligen Form und der Vorhersehbarkeit zukünftiger Umweltbedingungen.
Welche Möglichkeit zur Reduzierung des Koordinationsbedarfs bietet die Abteilungsbildung?
Die Entkopplung einzelner Aktivitäten durch die Zusammenfassung von Stellen.
Wie können Puffer den Koordinationsbedarf senken?
Durch Lager, die Einheiten entkoppeln, z. B. Fertigwarenlager, die Schwankungen abfangen.
Wie helfen flexible Ressourcen bei der Reduktion des Koordinationsaufwands?
Universelle Maschinen und breit qualifiziertes Personal erhöhen die Flexibilität und senken Abstimmungsbedarf.
Welche Rolle spielen Abstimmungsgrößen bei der Reduzierung des Koordinationsaufwands?
Durch Begrenzung auf zentrale Abstimmungsgrößen sinkt der Aufwand.
Wie wirken sich Vorgaben von Standards und Bandbreiten auf den Koordinationsbedarf aus?
Abstimmung erfolgt nur bei Abweichungen oder Nichterreichen der Vorgaben.
Wie beeinflusst die Toleranzerhöhung den Koordinationsbedarf?
Weniger strenge Anforderungen reduzieren den Abstimmungsbedarf.
Welche sozialen und gesellschaftlichen Faktoren beeinflussen die Koordination in Organisationen?
Werte, Rollen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen der Mitarbeitenden.
Wie können soziale Faktoren durch Organisationen beeinflusst werden?
Durch Unternehmenskultur, Fortbildung und standardisierte Rollen.
Wie können Koordinationsinstrumente systematisiert werden?
Sie können anhand der Medien charakterisiert werden, durch die die Abstimmung erfolgt. Es wird zwischen personenorientierten und unpersönlichen, technokratischen Instrumenten unterschieden.
Was sind persönliche Weisungen?
Persönliche Weisungen sind Koordinationsinstrumente, die sowohl der Vorauskoordination als auch der Feedbackkoordination dienen. Entscheidungen werden vertikal durch die Hierarchie weitergegeben.
Was sind die Vorteile persönlicher Weisungen?
Antwort:
Hohe Flexibilität
Klare Verantwortungszuordnung
Schnelle und situationsabhängige Kommunikation
Was sind die Nachteile persönlicher Weisungen?
Überlastung der Instanzen bei vielen Koordinationsaufgaben
Risiko unübersichtlicher Entscheidungen durch die Instanz
Oft nur in Kombination mit anderen Instrumenten wirksam
Was versteht man unter Selbstabstimmung?
Selbstabstimmung erfolgt, wenn Organisationsmitglieder verbindliche Entscheidungen ohne hierarchische Weisungen treffen, oft in Arbeitsgruppen oder Gremien.
Welche Formen der Selbstabstimmung gibt es?
Fallweise Selbstabstimmung: Ohne feste Regelungen, abhängig von hoher Transparenz und Kooperation.
Themenspezifische Selbstabstimmung: Mit Regelungen für konkrete Probleme und Entscheidungsfindung.
Institutionalisierte Selbstabstimmung: Dauerhafte Koordinationsorgane wie Komitees oder Ausschüsse.
Was sind die Vorteile der Selbstabstimmung?
Entlastung der Hierarchien
Erhöhte Motivation und Flexibilität
Mehr Wissen fließt in Entscheidungen ein
Was sind die Nachteile der Selbstabstimmung?
Hoher Zeitbedarf für Entscheidungen
Zwischenmenschliche Konflikte erschweren Abstimmungen
Schwierige Leistungsbewertung einzelner Mitglieder
Wie funktioniert die Koordination durch Programme?
Sie basiert auf unpersönlicher Vorauskoordination durch festgelegte Handlungsanweisungen und Regeln, die auf Erfahrungen der Organisation beruhen.
Welche Vorteile bieten Programme?
Entlastung der Instanzen
Reduktion des Informationsaustausches
Reduktion von Unsicherheiten
Unabhängigkeit von Personen
Geringere Qualifikationsanforderungen auf ausführender Ebene
Was sind die Herausforderungen der Programme?
Nicht alle Aufgaben sind vorab standardisierbar
Änderungen können durch festgefahrene Routinen behindert werden
Dynamische Umwelt erfordert oft ergänzende Koordination durch Weisungen oder Selbstabstimmung
Wie unterscheiden sich Pläne von Programmen?
Pläne sind flexibler und periodisch, während Programme dauerhaft festgelegte Abläufe definieren.
Wie dienen Pläne der Koordination?
Sie machen zukunftsgerichtete Vorgaben und werden auf Basis eines zentralen Planungsprozesses erstellt, z. B. für Mengen- und Sortimentsplanung in einer Bäckerei.
Welche Vorteile bieten Pläne?
Sie ermöglichen gezielte und flexible Koordination ergänzend zu anderen Instrumenten und reduzieren den Bedarf an Feedbackkoordination.
Kann Koordination ohne formelle Vorgaben funktionieren?
Ja, durch eine stark ausgeprägte Organisationskultur, die gemeinsame Werte und Normen vermittelt.
Was ist eine Organisationskultur?
Die Gesamtheit von Wertvorstellungen, Normen und Einstellungen, die das Verhalten der Mitglieder einer Organisation prägen.
Welche Vorteile bietet eine starke Organisationskultur?
Klare Handlungsorientierung bei Unsicherheit
Geringerer Bedarf an formalen Regelungen
Höhere Identifikation und Effizienz
Welche Rolle spielt die Führung bei der Organisationskultur?
Die Führung muss Werte etablieren und kommunizieren, z. B. durch Rituale oder Symbole, die das Verhalten der Mitarbeitenden prägen.
Was versteht man unter der Konfiguration in der Organisationsstruktur?
Die Konfiguration beschreibt die äußere Form des Stellengefüges, einschließlich der Spezialisierung und Koordination. Sie wird häufig in einem Organigramm visualisiert und stellt einen Teil der Aufbauorganisation dar.
Was ist ein Einliniensystem?
Im Einliniensystem hat jede Stelle nur eine Instanz, von der sie Weisungen erhält. Die Verantwortung für die Koordination liegt bei einer Instanz, die die Aktivitäten ihrer Einheit kontrolliert und Entscheidungen trifft.
Welche Vorteile bietet das Einliniensystem?
Klare Verantwortlichkeiten, einfache Koordination und Kontrolle, da jede Stelle nur von einer Instanz Weisungen erhält.
Was sind die Nachteile des Einliniensystems?
Hohe Beanspruchung der Instanzen, da sie alle Aktivitäten koordinieren müssen. Die Kommunikation wird langsamer, da Informationen über mehrere Instanzen weitergegeben werden müssen.
Was ist ein Mehrliniensystem?
Im Mehrliniensystem erhält eine Stelle Weisungen von mehreren Instanzen, basierend auf Fachbereichen. Dies führt zu einer Spezialisierung der Instanzen.
Welche Vorteile bietet das Mehrliniensystem?
Schnellere Kommunikation und Entscheidungsfindung, da die Abstimmung direkt zwischen den betroffenen Instanzen erfolgt.
Was sind die Nachteile des Mehrliniensystems?
Schwierigkeiten bei der Zuordnung von Verantwortung, da eine Stelle mehrere Instanzen unterstellt ist. Konflikte zwischen Instanzen können auftreten.
Was ist eine Stablinienorganisation?
Eine Organisation, in der neben den Ausführungsstellen auch Stabsstellen existieren, die keine Weisungsbefugnis haben, aber beratend tätig sind.
Welche Vorteile hat eine Stablinienorganisation?
Entlastung der Instanzen, bessere Qualität der Entscheidungen durch spezialisierte Beratung.
Was sind die Nachteile der Stablinienorganisation?
Verlust der Transparenz in den Entscheidungsprozessen, wenn Stäbe zu viel Einfluss nehmen.
Was ist eine Matrixorganisation?
Eine Organisationsform, bei der die Leitungsebene nach mehreren Dimensionen spezialisiert ist, z.B. Funktion und Produkt.
Welche Vorteile bietet die Matrixorganisation?
Berücksichtigung mehrerer Faktoren gleichzeitig, bessere Anpassung an komplexe Anforderungen.
Was sind die Nachteile der Matrixorganisation?
Erhöhter Kommunikations- und Koordinationsaufwand, mögliche Ziel- und Interessenskonflikte.
Was sind die Voraussetzungen für effektives Arbeiten in der Matrixorganisation?
Ausgeprägte Teamfähigkeit, klare Definition der Kompetenzbereiche, Mechanismen zur schnellen Entscheidungsfindung und Konfliktlösung.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die Koordination von Aufgaben durch ein Team auf Zeit, das eine spezifische, komplexe Aufgabe löst, die nicht durch die regulären Prozesse bearbeitet werden kann.
Welche Merkmale kennzeichnen ein Projekt?
Antwort: Zeitliche Limitierung, hoher Umfang und Komplexität, interdisziplinäre Zusammenarbeit.
Was ist reines Projektmanagement?
Der Projektmanager hat Entscheidungsbefugnis und Weisungsbefugnis, und die Mitarbeiter sind für die Dauer des Projekts ihm unterstellt. Dies ist die aufwendigste Form des Projektmanagements.
Was ist Einflussprojektmanagement?
Der Projektmanager hat keine Weisungsbefugnisse und ist auf Informations- und Beratungsrechte angewiesen, um das Projekt zu steuern.
Was ist Matrixprojektmanagement?
Der Projektmanager hat Weisungsbefugnisse und greift auf Ressourcen der funktionalen Abteilungen zurück. Es entsteht ein Mehrliniensystem.
Was sind die Vorteile und Nachteile von Matrixprojektmanagement?
Vorteile: Es kombiniert die Vorteile des reinen Projektmanagements und vermeidet die Nachteile des Einflussprojektmanagements. Nachteil: Tendenz zu Konflikten zwischen den Dimensionen.
Was ist die Leitungsspanne in einer Organisation?
Die Leitungsspanne bezeichnet die Anzahl der Stellen, die einer Instanz unterstellt sind. Eine hohe Leitungsspanne bedeutet eine flachere Pyramide und eine geringere Anzahl von Hierarchieebenen.
Welche Einflussgrößen bestimmen die Leitungsspanne?
Führungsstil, Art der Aufgaben, Qualifikation der Mitarbeiter und Koordinationsmechanismen.
Was versteht man unter Entscheidungsdelegation in einer Organisation?
Entscheidungsdelegation bedeutet die Verteilung von Entscheidungsbefugnissen innerhalb einer Organisation, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben, Zielen, Rechten und Verantwortung.
Welche Aspekte umfasst die Delegation von Entscheidungsbefugnissen?
Die Delegation umfasst die Zuweisung von Aufgaben, Vorgabe von Zielen, Erteilung von Rechten (Weisungsbefugnisse und Vertretungsrechte) und die Zuweisung von Verantwortung.
Was ist Entscheidungszentralisierung?
Antwort: Entscheidungszentralisierung bedeutet, dass sämtliche Entscheidungskompetenzen bei der Organisationsspitze liegen und untergeordnete Stellen keine Entscheidungskompetenzen haben.
Welche Vorteile hat die Entscheidungszentralisierung?
Gute Abstimmung der Entscheidungen, da der Entscheidungskreis klein ist.
Entscheidungen werden von erfahrenen Managern getroffen.
Abweichungen sind schnell erkennbar, was Risiken reduziert.
Schnelle und umfassende Entscheidungen in Krisensituationen.
Was ist Entscheidungsdezentralisierung?
Entscheidungsdezentralisierung bedeutet, dass Entscheidungsbefugnisse auf die unteren Hierarchieebenen übertragen werden, sodass Entscheidungen dort getroffen werden, wo sie umgesetzt werden.
Welche Vorteile hat die Entscheidungsdezentralisierung?
Entlastung der Organisationsspitze, die sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Größere Involvierung und Motivation der Mitarbeitenden.
Bessere Problemlösungen durch Marktnähe der unteren Ebenen.
Höhere Flexibilität, da schneller auf Marktanforderungen reagiert werden kann.
Wie wird die Entscheidungsdelegation verstanden?
Antwort: Die Entscheidungsdelegation wird als Kontinuum zwischen den beiden Extremen der Zentralisierung und Dezentralisierung verstanden. In der Praxis finden sich meist Tendenzen hin zu einer dieser Ausprägungen.
Was beschreibt die Dimension der Formalisierung in einer Organisation?
Formalisierung beschreibt das Ausmaß, in dem in einer Organisation schriftlich fixierte Regelungen wie Organigramme, Stellenbeschreibungen und Verfahrensrichtlinien eingesetzt werden. Sie bestimmt das Verhalten der Organisationsmitglieder und die Struktur der Organisation.
Was sind typische Instrumente zur Formalisierung einer Organisation?
Antwort: Typische Instrumente der Formalisierung sind:
Organigramme
Stellenbeschreibungen
Organisationshandbücher
Organisationsanweisungen
Verfahrensrichtlinien/Programme
Pläne
Was charakterisiert eine bürokratische Organisation in Bezug auf Formalisierung?
Antwort: Eine bürokratische Organisation zeichnet sich durch einen hohen Grad an Formalisierung aus. Dieser Grad beeinflusst sowohl die Koordination als auch das Verhalten der Mitglieder und spiegelt die Organisationskultur wider.
Welche Teildimensionen der Formalisierung lassen sich unterscheiden?
Antwort: Es gibt drei Teildimensionen der Formalisierung:
Strukturformalisierung
Aktenmäßigkeit
Leistungsdokumentation
Was versteht man unter Strukturformalisierung?
Antwort: Strukturformalisierung bezieht sich auf die schriftliche Fixierung organisatorischer Regelungen, z.B. in Organigrammen und Stellenbeschreibungen, die das Verhalten der Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Stellen und Verantwortungsbereiche dokumentieren.
Was ist Aktenmäßigkeit und welche Dokumente sind damit gemeint?
Aktenmäßigkeit bezeichnet die Formalisierung des Informationsflusses in der Organisation. Hierzu zählen z.B. schriftliche Weisungen, Protokolle, Beschlüsse, Bekanntmachungen und Dokumentationen, die häufig durch gesetzliche Vorschriften bestimmt sind.
Was umfasst die Leistungsdokumentation?
Leistungsdokumentation umfasst schriftliche Aufzeichnungen zur Arbeitsleistung von Mitarbeitenden, wie Arbeitszeiterfassungen, Beurteilungsbögen, Fähigkeitsprofile und Arbeitsstatistiken.
Welche Gründe gibt es für die Formalisierung in einer Organisation?
Formalisierung wird oft durch gesetzliche Vorschriften (z.B. Dokumentationspflicht), Zertifizierungen (z.B. ISO 9001:2015) oder pragmatische Bedürfnisse (z.B. arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen) erforderlich.
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