BPM - VL 06

Deckt Probleme der aktuellen Prozessgestaltung auf und priorisiert diese

Werkzeug mit dem unnötige Prozessschritte analysiert werden können:

1. Zerlegung jeder Aktivität eines Prozesses in Schritte

2. Identifizierung positiver Prozessergebnisse

3. Analyse des Mehrwerts aller Schritte

4. Eliminierung von Schritten mit geringem Mehrwert

Einordnen in drei Kategorien:

Wertschöpfende Schritte (WS): Wert für Kunden (bereit zu bezahlen)

Geschäftswertschöpfende Schritte (GWS): Notwendig für Erfolg des Unternehmens und oder aufgrund Gesetzeslage

Nicht wertschöpfende Schritte (NWS): zu minimieren/ eliminieren

Werkzeug um Verschwendung eines Prozesses zu identifizieren:

1. Verfahren von Toyota-Produktionssystem (TPS) seit 70er Jahre

2. Beseitigung von Verschwendung als vorrangiges Ziel

3. Acht Arten von Verschwendung mit je drei Überkategorien:

• Bewegung (Transport, Lange Wege, Wechsel)

• Halten (Inventar und Wartezeit)

• Überanstrengung (Fehler, Mehraufwand, Überproduktion)

1. Transport - jede Übergabe bringt Verzögerungen mit sich, identifizierbar durch die Lanes im Prozessmodell; elektronischer Datenaustausch und physischer Dokumentenaustausch

2. (Physisch) Lange Wege - nicht digitalisierte Verschwendung wenn in einem Prozessschritt ein Ortswechsel stattfindet; typisch für Produktionsprozesse, untypisch für Geschäftsprozesse

3. (Digitaler) Wechsel - Wechsel von einer Anwendung zur anderen in einem Geschäftsprozess; Versuch durch Roboter/ AI zu reduzieren

1. Inventar

   1. Produktionsprozesse: Halten von mehr Beständen als zu bestimmten Zeitpunkt erforderlich ist

   2. Geschäftsprozesse: Fälle in Bearbeitung (angefangene, noch nicht abgeschlossene Fälle)

2. Wartezeit

   1. Produktionsprozess: nach Abschluss eines Prozessschritts warten auf Beginn des nächsten Schritts

   2. Geschäftsprozesse: Aufgabe wartet darauf, dass geeignete Prozessbeteiligte verfügbar werden

Auch umgekehrt: Nicht nur Aufgabe wartet auf Ressource; auch Ressource kann auf Aufgabe warten

1. Fehler - alle Stellen im Prozess mit ungewünschten Ergebnis; Fehlerkorrektur als Mehrarbeit um Fehler zu korrigieren; umfasst Nacharbeit

2. Mehraufwand - Arbeiten die aufgrund des Ergebnisses einer Prozessinstanz unnötig ausgeführt werden; unnötiger Perfektionismus; aber auch Aufgaben die nicht notwendig für den GP waren

3. Überproduktion - enger Zusammenhang mit Mehraufwand; wenn Mehraufwand über gesamten Prozessschritt auftritt entsteht eine ÜBerproduktion

   
   

In einem Problemregister:

Die Folgeabschätzung aus dem Problemregister um Gewichtung der Probleme einzuschätzen:

Idee: kleine Anzahl an Ursachen verantwortlich für größten Teil der Probleme und kleine Anzahl von Problemen (Teilmenge) verantwortlich für größten Ärger

1. Definition - der Auswirkung und der Kennzahlen die zum quantifizieren genutzt wird

2. Identifizierung - aller relevanten Probleme die zur analysierenden Auswirkung beitragen

3. Quantifizierung - entsprechend der definierten Kennzahl

4. Sortieren - nach Auswirkung abhängig von der Kennzahl und aufzeichnen des Paretodiagramms

   
   

Balkendiagramm - jedes Problem ist hierbei ein Balken

Kurve - stellt die kumulative Problemauswirkung dar

Ergänzend zum Paretodiagramm erstelltes Diagramm

(Possible, Implement, Challenge, Kill)

Implement Probleme haben vorrang, da sie einen hohen Ertrag erbringen und Leicht zu bewältigen sind

Kausale Ursachen: Beseitigung/ Korrektur führt dazu, dass Problem nicht mehr auftritt

Beitragende Ursachen: Erhöhen Chance für das Auftreten eines Problems bzw. schaffen Vorraussetzungen dafür

Diagramm bei dem Ursachen in insgesamt 6 Kategorien eingeteilt werden, um bei der Suche nach potenziellen Problemen zu helfen:

• Mensch

• Maschine

• Methode

• Material

• Messgrößen

• Milieu

Grundidee: wiederholtes stellen der Warum Frage

Fokus: Ursache-Wirkungsbeziehung erfassen

Warum Frage wird so oft gestellt, bis Ursache herausgefunden wird

Daumenregel: 5-maliges stellen der Warum-Frage

Problem ist Wurzel des Diagrammbaums