Mündliche Prüfung

Rechtlicher und faktischer Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung eines Unternehmens

Nach dem Leitbild eines ehrbahren Kaufmanns (§§ 91 Abs 1, 93 Abs. 1, § 43 GmbHG, § 130 OWiG)

Regelwerk zur freiwilligen Selbstkontrolle der Bundesregierung (Regierungskommision), die sich als “soft-law” (kein zwingendes Recht) an börsennotierte Unternehmen richtet. Es werden Grundsätze zur Leitung eines Unternehmens formuliert, allerdings keine konkreten Handlungsanweisungen (Abgrenzung zu Code of Conduct).

Der Codex umfassst 7 zentrale Aspekte:

Leitung und Überwachung

Besetzung des Vorstands

Besetzung des Aufsichtsrates

Arbeitsweise des Aufsichtsrates

Interessenkonflikte

Transparenz und externe Berichte

Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat

Der Vorstand leitet das Unternehmen und dessen strategische Ausrichtung.

Aufsichtsrat bestellt, berät und überwacht den Vorstand.

Es sollen klare Regeln hinsichtlich der Anzahl, des Qualifikationprofils und des Frauenanteils zur Besetzung des Vorstandes gelten.

Der Aufsichtsrat setzt sich zusammen aus Vertretern der Aktionäre und Mitarbeiter.

Aufsichtsratsmitglieder sollten genügend Zeit für die Position einräumen.

Es sollte ein klares Qualifikationsprofil geben.

Der Aufsichtsrat definiert die Geschäftsordnung.

Der Aufsichtsrat arbeit mit dem Vorstand zusammen.

Der Aufsichtsrat kümmert sich um die Aus- und Weiterbildung im Unternehmen.

Der Aufsichtsrat arbeitet mit dem Abschlussprüfer zusammen.

Man ist dem Unternehmensinteresse verplfichtet und nicht seinen Persönlichen.

Man unterliegt einem Wettbewerbsverbot.

Es sollte eine Informationsgleichbehandlung gelten.

Man sollte seine Verpflichtungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen und der Erstellung von Konzernabschlüssen nachkommen.

Es sollte eine jährliche Erklärung über die Unternehmensführung durch Vorstand und Aufsichtsrat erfolgen.

Es sollten klare Regeln zur Vergütung geben.

Die Vergütung sollte im Lichte der unternehmerischen Situation angemessen sein.

Es sollte einen jährlichen Vergütungsbericht geben.

Systematische Erkennung, Bewertung und Begegnung von Risiken im Unternehmen.

Gesamtheit aller systematischen Maßnahmen und Kontrollen im Unternehmen zur Erreichung der Prozessziele und zur Abwehr von Schäden durch Personal und Dritte.

Unabhängige objektive Prüfungs- und Beratungsinstanz, die darauf abzielt, einen Mehrwert zu schaffen und die Abläufe im Unternehmen zu verbessern.

Bewertung und Verbesserung der Wirksamkeit von Risikomanagement, Kontroll- und Führungsprozessen.

Alle Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen und selbst auferlegten Regeln.

Alle Maßnahmen zur Regeltreue.

Faktor Mensch

Fraud triangle: Gelegenheit - Motivation/Druck - Rechtfertigung

Lösung: Motivation/Druck und Rechtfertigung lassen sich kaum beeinflussen durch Unternehmensführung, daher sollte man Gelegenheiten reduzieren/verhindern

Verhaltenanomalien: ungewöhnliche Aktivitäten von MA, informelle Abstimmung

Organisatorische Anomalien: Schwächen/Lücken im System, fehlende Transparenz oder Verantwortlichkeiten

Analytische Anomalien: Abweichungen in der Finanzbuchhaltung, ungewöhnliche Zahlungen auf dem Bankkonto

Faktor Regelungsdichte

Regelüberflutung bestehend aus Verordnungen und Gesetzen, aber Unwissenheiten schützt vor Strafe nicht!

Lösung: Ansatz Compliance Management System (CMS)

Regelwerk zu den Grundsätzen und Maßnahme zur Einhaltung der Compliance.

Zur Gestaltung eines CMS kann der IDW PS 980 angewendet werden.

Der Prüfungsstandard des IDW zur Gestaltung eines Compliance Management Systems umfasst 7 Bestandteile:

Comliance-Kultur

Comliance-Ziele

Comliance-Risiken

Comliance-Programm

Comliance-Organisation

Comliance-Kommunikation

Comliance-Controlling (Überwachung und Verbesserung)

Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung des CMS

Rahmenwerk & Grundelemente

Unterstützt die Implementierung im Unternehmen

Konkretisierung des Coporate Governance Codex

Gesamtheit der Werte, Normen und Einstellung in Hinblick auf die Regeltreue, welche die Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen prägen.

Werte sind bewusst und unbewusste Orientierungsmuster für das Handeln.

Normen konkretisieren diese Werte (Vorschriften: erlaubt, verboten, geboten)

Werte: Leben ist ein hohes gut

Norm: Du sollst nicht töten

Durch Werte und Normen erlangen Artefakte und Symbole ihre Bedeutung, wie zum Beispiel:

Mitarbeiter-Events

Kleiderordnung

Slogans

Designs

Sprachgebrauch

Ergebnis der Rahmenbedingungen und der Situation im Unternehmen

Verhaltensweisen können am einfachsten gesteuert werden:

• Arbeitsanweisungen

• Berichtskultur

• Fehlerkultur

• Gestaltung von Anreizsystemen

ABER Vorsicht bei Routinen:

Aussagen über die angestrebten Zustände im Hinblick auf die Regeltreue in der Zukunft, die durch entsprechendes Verhalten erreicht werden soll.

Unternehmensebene: Soziale Verantwortung übernehmen, Stakeholder befriedigen

Mitarbeiterebene: Bußgelder vermeiden, Haftstrafen vermeiden

Compliance-Ziele sollten den Unternehmenszielen nicht entgegenstehen, da Unternehmen als Wirtschaftsobjekte ihre wirtschaftlichen Ziele eher erreichen wollen, sodass die Compliance nicht erreicht werden könnte.

Beispiel: Umsatzsteigerung in Mexiko vs. Verhinderung von Korruption in allen Geschäftsbereichen

Ziele müssen ins Unternehmen kommuniziert werden, um erreicht zu werden.

Ziele sollten SMART fomuliert sein:

S - pezifisch

M - essbar

A - attraktiv

R - ealistisch

T - erminiert

Antizipativ: Fehlverhalten nicht entstehen lassen

Situativ: Identifikation von Risiken

Präventiv: Frühzeitiges Erkennen und Beheben von Fehlverhalten

Reaktiv: Reaktiv auf Fehlverhalten

Wagnisse durch die Nichteinhaltung der Compliance

Branche, Unternehmensgröße, Märkte, Rechtlicher Rahmen, Organisation, Mitarbeiter, Prozesse/IT, Börsennotierung

1. Bewertung der Risikoaffinität

2. Risikoidentifikation -> Fragebögen, Interviews

3. Risikobewertung -> Nach Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlich

4. Risikobegegnung -> Vermeiden, Reduzieren, Delegieren, Tragen

5. Risikoüberwachung -> Planung ohne Kontrolle ist sinnvoll

Als Regelwerk umfasst das Compliance-Programm Grundsätze und Maßnahmen zur Begrenzung der Risiken sowie zur Begegnung von Verstößen.

Sammlung von Regelungen, welche sich Unternehmen freiwillig selbst auferlegen.

Verhaltensanweisungen dienen als Handlungsorientierung für Mitarbeiter, um unerwünschtes Verhalten zu erreichen und unerwünschtes Verhalten zu vermeiden.

Geschenkrichtlinie

Datenschutz

Hinweisgeberschutzgesetz

Umgang mit Wettbewerbern

Kartellrecht

Dienstwagenrichtlinie

Die Compliance-Organisation beschreibt die Einbindung der Compliance in die Ablauforganisation von Unternehmen und basiert auf der Organisationsstruktur des Unternehmens. Dabei werden Rollen, Verantwortlichkeiten und genutzte Ressourcen definitiert.

Aufsichtsrat -> Beratung und Überwachung des CMS

Geschäftsleitung -> Einrichtung des CMS

Führungskräfte -> “CMS mit Leben füllen”

Mitarbeiter -> CMS “leben”

Berichterstattung an jeweils höhere Instanz

Stabstelle unterhalb der Geschäftsleitung

Compliance-Abteilung pro Abteilung

Kompromiss: Stabstelle mit verteilten Verantwortlichkeiten pro Abteilung

• kommunikativ

• integrativ

• prozessorientiert

• analystisch

• interdisziplinär

• durchsetzungsstark

Pro

• Kennen die Unternehmenstruktur, Branche, Kultur, Branchenregeln

• Direkt vor Ort

• Besseres Schnittstellenmanagement

• Know How wird im Unternehmen aufgebaut

Contra

• Muss eigene Position im Unternehmen sichern

• Vertrauensposition vs Petze

• Betriebsblindheit

• Will eigenes Unternehmen nicht schädigen

Pro

• neutrale Stelle

• Leichtere Ansprache

• Benchmarkwissen

• Haftungsübernahme bei Beratungsfehlern

• Fachwissen

Contra

• ggf. Weniger Branchenwissen

• Ggf. Kein Vertrauen der Mitarbeiter

• Keine permanente Verfügbarkeit

Kommunikation der Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten an die betroffenden Personen.

Ziel ist die wirksame Umsetzung der definitierten Maßnahmen und Vorgehensweisen.

Die Kommunikation ist zentraler Bestandteil des CMS, um nicht als Last verstanden zu werden.

1. Verstehen: alle verstehen die Compliance und den Sinn

2. Unterstützen: alle fördern die Compliance und deren Einhaltung

3. Teilnehmen: Alle werden Teil der Compliance

Interne Berichte: Werte innerhalb des Unternehmens verbreiten

Externe Berichte: Prestige und Werbung für das Unternehmen nach außen

Sender-Empfänger-Modell

Schulungen sollten passgenau erfolgen -> keine unnötigen Schulungen

Zielgruppe - Schulungsart - Schulungsinhalte

Schulungsart:

Seminar, Webinar, On Demand

Präsenz, blended Learning, Online

Schulungsfrequenz: jährlich/bei Änderungen

Überwachung des CMS zur Sicherstellung der dauerhaften Eignung des CMS bzw. Zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen.

Interessant für Geschäftspartner und die Außenwirkung

1. Konzeptionsplanung -> Ist das CMS vollständig bzw. Vollständig umgesetzt

2. Angemessenheitsprüfung -> passt das CMS zum Unternehmen

3. Wirksamkeitsprüfung -> Sind die Maßnahmen wirksam? Ist die Umsetzung wirksam?