1. Systemanalyse – 1.2 Ist-Erhebung und Anforderungsanalyse

• umfassende Analyse des Ist-Zustandes bildet Basis für alle konzeptionellen Überlegungen und Entscheidungen

• dient dazu alle Mitglieder der Projektgruppe auf einen gemeinsamen Stand zu bringen und die vorhandenen Informationen zu objektivieren

• Beteiligung der MA ist unbedingt erforderlich, um die notwendige Akzeptanz des neuen Systems zu erreichen sowie die effektive Nutzung des GIS sicherzustellen

• Kenntnis des Unternehmensumfeldes

• Problemverständnis

• Kenntnis von grundsätzlichen Lösungsmöglichkeiten

  –> je mehr man kennt, desto leichter die Umsetzung

• Geschick bei Auswahl der Vorgehensmöglichkeiten

• kommunikative Fähigkeit

• klarer Blick für technische und wirtschaftliche Machbarkeit

• Bedeutung und Möglichkeit eines GIS sind unbekannt, werden unter- oder überschätzt

• zu starkes Interesse auf dem DV-Projekt „GIS“

• DV-Lösung könnte eine Mehrbelastung darstellen

• Kompetenzverschiebungen zwischen Abteilungen

• Vorbehalte und Ängste durch arbeitstechnische und organisatorische Änderungen

• „Meine Daten gehören mir“

  • Change Management: Ängste wahrnehmen und berücksichtigen, MA motivieren Veränderungen zu unterstützen und Akzeptanz stärken

• „Software statt Brainware“

  • nicht darauf fokussieren, was potenziell alles möglich ist: schauen, was zu den eigenen  Anforderungen passt –> zeigt Wichtigkeit des Soll-Konzepts –> “sonst kann man uns alles andrehen”

  • nicht zu sehr auf ein Produkt fokussieren: Gefahr, dass man viele Möglichkeiten ausschließt

  • nicht emotional leiten lassen

1. Ist-Erhebung

• Organisation, Aufgabengebiete, Personal, Qualifikation

• Datensammlung, grafische Unterlagen, Datenflüsse

• Einzelaufgaben, Arbeitsabläufe

• Hard- und Software

• …

1. Anforderungserhebung

• Unternehmensziele

• Informationsanforderungen

• Datenverarbeitungsanforderungen

• Datenanforderungen

1. Integration der Ergebnisse für Ist-Erhebung und Anforderungsanalyse

1. Ergebnisbericht der Ist-Erhebung und Anforderungsanalyse

• derzeitiger Stand der verwaltungsinternen Struktur, Daten und Unterlagen, Verwaltungsabläufe und Nutzerwünsche, die im Zusammenhang mit GIS stehen erfassen und dokumentieren

• in den einzelnen Abteilungen wird untersucht, wo welche raumbezogenen Daten bereits heute eingesetzt werden und mit welchen Ziel;

• darüber hinaus wird ermittelt, an welchen Stellen der Einsatz von raumbezogenen Daten in Zukunft Sinn machen würde

• ein Ergebnis der Bestandaufnahme wird ein belastbares Mengengerüst sein, welches im nächsten Schritt als Basis für ein Soll-Konzept genutzt wird


  • Mengengerüst = Aufwands-, Kosten- und Zeitplanung

• Tätigkeitsbereiche/ Geschäftsprozesse

• Daten

  • Bsp. nach KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement)

    • Standardorganisationen für Verwaltungen zur Verwaltungsvereinfachung

    • auf einen Blick: verantwortliches Amt / Aufgaben / vorgehaltene Informationen

      • Grünflächenamt

        • Pflege Grünanlagen

          • Zuschnitte Günanlagen, Pflegeinformationen Vegetation

• typische bzw. regelmäßig anfallende Verwaltungsabläufe werden erfasst und bezüglich nachfolgender Angaben beschrieben:

  • Prozesse und Zuständigkeiten

  • Art und Umfang der Informationsbereitstellung

  • verfügbare bzw. erforderliche IT-Werkzeuge

• für die Bearbeitung der Ist-Analyse werden auf vorliegende Dokumente zurückgegriffen, dazu gehören u.a.:

  • Informationen zur organisatorischen Struktur

  • Auszüge aus den Planwerksunterlagen, Karteien und digitalen Daten

  • Arbeitsanweisungen

• zusätzlich sollen notwendige Randbedingungen für die zukünftige GIS-Integration in das bestehende DV-Umfeld erfasst werden, diese können bspw. betreffen:

  • Systemplattform

  • Datenhaltungskonzept

  • Datenverteilung

  • Benutzerschnittstellen und Ankopplung zu Fremdsystemen

  • Standardkonformität

  • Administrier- und Erweiterbarkeit

1) Vorbereitungsphase

• Vorbereitende Sitzung –> Fragebogenversand/ Terminvereinbarung

2) Erhebungsphase

• Interview/ Gespräch –> Protokoll –> Abstimmung

  
  

  (Protokoll wird gegengelesen (angepasst) und akzeptiert

3) Analysephase

• Analyse und Integration der Ergebnisse –> Ergebnisbericht und Präsentation

• Erhebung durch Interview

  • evtl. strukturiert durch einen Gesprächsleitfaden (Fragebogen)

  Leitfadengestütztes Interview

  • standardisierter Fragebogen

    • vorab den MA zur Bearbeitung geben (Rückfragen gestattet)

      • bspw. “→ bereiten Sie für Punkt/Prozess XY 3 Beispiele vor“ um die Befragung im Rahmen der   Ist-Analyse durchzuführen

  Inhalte Gesprächsleitfaden

  • verwendete Systeme

  • eingesetzte Schnittstellen

  • wesentliche zu unterstützende Arbeitsabläufe

  • Erhebung und Sichtung der zu migrierenden Datenbestände

  • Dokumentation der Ist-Situation

• Beobachtungsverfahren  

  –> am besten an Arbeitsplatz gehen

  • teilnehmende oder nicht-teilnehmende Beobachtungen

  • einmalige oder wiederholte Beobachtungen

  • Individual- oder Gruppenbeobachtung

  
  

• Besprechungen und Diskussionen

Kick-off / Icebreaker-Party

–> Infos über Vorgehensweise, Dauer, Art der Dokumentation, …

• Bekanntmachung des Projektes in den Fachabteilungen

• Einbeziehung in die Entscheidungsfindung

• Vorstellung der internen und externen Projektteilnehmer

• Sympathiewerbung für das Projekt

• Vertrauensgewinn und Verhinderung von demotivierender Ungewissheit

• Ermutigung zu Engagement und Zusammenarbeit

• dient der Vorbereitung des Gesprächs durch die Ansprechpartner in den Fachabteilungen

• dient der Vollständigkeit der Anforderungserhebung

• erleichtert den Einstieg in das Gesprächs und ermöglicht es, Informationen zu erhalten, die über die im Fragebogen formulierten Inhalte hinausgehen

• sprachlich und fachlich der jeweiligen Fachabteilung anpassen

• Fragen so zu formulieren, dass eine objektive Beantwortung möglich wird

• wichtige Punkte am Ende zusammenfassen

• für die Unterstützung zu danken

Ziel:

Ergebnisse zusammenführen und visuell aufbereiten

Inhalte

• Präzisierung

• Analyse der Erhebungsergebnisse

  • grafische Information

  • alphanumerische Information

  • Informationsflüsse und Arbeitsabläufe

  • funktionale Anforderungen

  • Nutzeranalyse  (Power-User, Auskunft, Jedermann)

• Integration der Ergebnisse

• Zieldefinition  (innerhalb des gesteckten Rahmens)

• Ergebnisdarstellung

• Präsentation der Ergebnisse vor der Projektgruppe

• ggf. Präsentation der Ergebnisse vor dem Lenkungsausschuss

• Auftrag

• Vision

• Rollen

• Ziele und Werte

• Strategie

1) Einleitung

• aktualisierte Gründe für die Projektdurchführung

• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

• aktualisierte Zielbeschreibung

• einbezogene organisatorische Einheiten

• durchgeführte Gespräche

2) Ergebnisse der Einzelbefragungen

3) Analyseergebnisse

• grafische Informationsarten

• alphanumerische Informationsarten

• Organisation und Personal

• Informationsflüsse und Arbeitsabläufe

• funktionale Anforderungen

4) aktualisierte Darstellung und Bewertung von Risiken

5) aktualisierte Kostenplanung

6) aktualisierter Zeitplan