2. Systemauswahl

• durch eine Ausschreibung werden GIS-Anbieter aufgefordert, Angebote für (Hardware), Software und dazugehörige Dienstleistungen gemäß den in der Ausschreibung genannten Spezifikationen einzureichen

  
  

  • wir kaufen ein ganzes System: Datenerfassung, Hardware, Software, Schulungen, Wartungen

• in diesem Projektabschnitt erfolgt nach außen hin die offizielle Mitteilung, dass ein GIS mit bestimmten Eigenschaften und Komponenten beschafft werden soll

  
  

  • = Ausschreibungsunterlagen, Verdingungsunterlagen,

    Lastenheft

Lastenheft

• Anforderungsspezifikationen des Auftraggebers:

  –> was und wofür? |  was will ich und wofür?

  • wird aus dem Soll-Konzept abgeleitet

Pflichtenheft

• Lösungsvorschläge des Auftragnehmers

  –> was und womit? |  was kann er mir bieten?

  • wie möchte er meine Fordernisse umsetzen?

• manchal wird zwischen Pflichtenheft und Fein-Pflichtenheft unterschieden

• Pflichtenheft ist Teil der Ausschreibung

  –> hier eher noch wie ein Konzept

• oft werden jedoch genaue Ausführungsfestlegungen erst nach Angebotsabgabe und Systementscheid im Rahmen der Auftragsvergabe in Form eines Feinpflichtenhefts festgelegt

  –> wie macht es der Auftragnehmer tatsächlich

• Kosten müssen bereits im Pflichtenheft gennant werden

• Ergebnis ist oft anders als das, was man sich initial vorgestellt hatte

• Projektschaukel: Unschärfe in der Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

  –> immer vergewissern, dass beide vom gleichen sprechen

Allgemeine Grundsätze für die Ausschreibung und Vergabe von Leistungen finden sich in der

Vergabe- und Vertragsordnung von Leistungen (VOL).

• öffentliche Ausschreibung

• beschränkte Ausschreibung

• freihändige Vergabe

nach VOL:

• der beschränkten Ausschreibung unter freihändiger Vergabe soll eine öffentliche Aufforderung vorangehen, sich um die Teilnahme zu bewerben (Teilnahmewettbewerb)

Ab 214.000 € muss Ausschreibung über Plattform der EU erfolgen

• allerdings kann als Ausschlusskriterium Projektsprache Deutsch gewählt werden

Wird alle 2 Jahre durch EU-Kommission geprüft

(bis 31.12.2017: 209.000 €)

UfAB

• Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen

• Praxisleitfaden für die Durchführung von IT-Beschaffungen

  • Standardisierung der Ausschreibungspraxis

    • Grundsätze des Vergabeverfahrens

    • Bewertungsmethoden

    • Hinweise für Vergabepraxis

Ziel:

• auf Grundlage der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A, Ausgabe 2009 (VOL/A) eine Vergabeunterlage für IT-Leistungen eindeutig und vollständig zu erstellen

• weitgehend einheitliche Gestaltung von IT-Ausschreibungen in der Bundesverwaltung in Form, Aufbau und Inhalt

• objektive, transparente und nachvollziehbare Auswertung der Angebote

Durch Vereinheitlichung und Vorgabe von Strukturen:

• Angebote der Bieter können besser miteinander verglichen und einfacher bewertet werden

• Erleichterungen für Bieter bei der Angebotserstellung

• Reduzierung von Verwaltungsaufwänden (Beitrag zur Entbürokratisierung)

• modularer Aufbau, orientiert sich am praktischen Beschaffungsablauf

• die einzelnen Kapitel werden dem Beschaffungsablauf folgend vom Allgemeinen zum Speziellen hin konkretisiert

Kapitel 1

• grundlegende vergabe- und vertragsrechtlichen Rahmenbedingungen

Kapitel 2

• Kurzübersicht zu den wichtigsten Meilensteinen im Beschaffungsprozess

• aufgebaut wie eine Art Checkliste: orientiert sich am zeitlichen Ablauf der notwendigen Aktivitäten/ Schritte

Kapitel 3

• die einzelnen Schritte im Beschaffungsablauf werden weiter erläutert; dabei werden Regeln formuliert und Hinweise gegeben

Kapitel 4

• zu den einzelnen Schritten werden spezifische Details in zugehörigen fachlichen Modulen beschrieben

• Vergabe im Wettbewerb

• Gleichbehandlung/ Nichtdiskriminierung

• Transparenz

• Prinzip der Wirtschaftlichkeit

• Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

• Berücksichtigung mittelständischer Interessen

  (nicht nur Google, …)

  (Aufteilung in Teil-Lose und Fach-Lose)

Nationale Verfahren

1. Verwaltungsvorschriften zur BHO (Bundeshaushaltsordnung)

   • Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung und zur Anwendung der VOL/A

2. VOL/A, Abschnitt 1

   • Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen

EU-weite Verfahren

1. EU-Richtlinien

2. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

   • Vorrang des Offenen Verfahrens

3. Vergabeverordnung

4. VOL/A-EG, Abschnit 2 / VOF

   • Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG

   • Sektorenverordnung

1. VOL/B   (allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen) → Musterverträge

1. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Leistungen   (EVB-IT)

2. besondere Vertragsbedingungen   (BVB)   für die Beschaffung von DV-Leistungen

3. Vertragsbedingungen des Auftraggebers, die sog. Zusätzlichen Vertragsbedingungen   (ZVB)

––––

Hinweise

• sollen mehrere Vertragsbedingungen Vertragsbestandteil werden, besteht die Gefahr, dass in diesen zu einem gleichen Sachverhalt unterschiedliche Regelungen getroffen sind

• um hier zu eindeutigen vertraglichen Festlegungen zu kommen, ist es zwingend erforderlich, bei der Einbeziehung von mehr als einer Vertragsbedingung eine Rangfolge festzulegen

  • diese muss aus den Vergabeunterlagen und dem Vertragswerk hervorgehen

  • die EVB-IT-Vertragsformulare und die BVB-Vertragsdeckblätter berücksichtigen diese Notwendigkeit bereits

• bei konkurrierenden Bedingungen gilt Rangfolge:

  VOL/B > EVB-IT > BVB > ZVB

  
  

  (wenn sich welche gegenseitig ausschließen, gilt immer das höhere Recht)

1. Beschaffungsvorlauf

• Bedarfsanalyse und -feststellung

  • erfolgt idR. mittels Ist-Analyse und Soll-Konzept

  • insbesondere das Soll-Konzept beschreibt die jeweiligen organisatorischen, technischen und personellen Bedarfe und gibt alternative Möglichkeiten zur Bedarfsdeckung an

  • Bedarf ist genau zu definieren und an den minimalen Anforderungen zu orientieren

• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

  • zB. mit der WiBE 5.0

    (Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT)

• Klärung der Haushaltsmittel

• Einhaltung sonstiger Vorschriften

1. Durchführung der Beschaffung

   1. Anlegen einer Vergabeakte

   2. Schätzung des Auftragswertes

   3. Festlegung des Vergabeverfahrens

   4. Festlöegung der Vergabeart

   5. Erstellung eines Zeitplans

   6. Durchführung des Verfahrens bis zum Versand der Vergabeunterlagen

   7. Versendung der Vergabeunterlagen

   8. Behandlung von Bewerberfragen

   9. Angebotsöffnung

   10. Bewertung der Angebote

   11. Zuschlagsentscheidung

   12. nur EU-weite Verfahren:

       Informations- und Wartepflicht

   13. Zuschlagserteilung

   14. Erstellung der Vertragsurkunde

   15. Unterzeichnung der Vertragsurkunde

   16. Bekanntmachungs-/ Melde- und Berichtspflichten

   17. Abschluss des Vergabeverfahrens

1) Anlegen einer Vergabeakte

• zur Dokumentation der einzelnen Schritte

• aus Gründen der Nachvollziehbarkeit

• es müssen lückenlos alle Entscheidungen und wichtige Dokumente eingehen

  • Bekanntmachung

  • Bieterfragen

  • Bewertungsmatrix

  • Zuschlagsentscheidung

  • …

• Dokumentationspflicht nach § 20 bzw. § 24 EG VOL/A

• wichtig bei möglicher Nachprüfung des Verfahrens bei EU-weiten Verfahren

–> eine gute Vergabeakte ist das A und O!

2) Schätzung des Auftragswertes

• der geschätzte Auftragswert entscheidet, ob ein EU-weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist

• der geschätzte Auftragswert wird bestimmt durch eigene Erkenntnisse der Beschaffer

  • anhand von Bedarfsanalysen, Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, einer Marktanalyse

  
  

• Regelungen zur Bestimmung des Auftragswertes ergeben sich aus der VgV (Verordnung über die vergabe öffentlicher Aufträge, Stand 2016)

• Auftragswert = geschätzter betrag ohne gesetzliche Umsatzsteuer

3) Festlegen des Vergabeverfahrens

• erreicht oder übersteigt der bei der Schätzung festgestellte Auftragswert (214.000 €) die in der Vergabeverordnung festgelegten Schwellenwerte, so ist ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen

  • dann müssen die für europaweite Verfahren gültigen Rechtsnormen angewendet werden

• wird der festgelegte Schwellenwert nicht erreicht, so ist ein nationales Vergabefahren durchzuführen

  • dann gelten nur due nationalen Regelungen des Abschnitts 1 der VOL/A

4) Festlegen der Vergabeart

• Vergabearten stehen grundsätzlich nicht zur freien Auswahl

  • Vorrang hat zunächst die Öffentliche Ausschreibung bzw. das offene Verfahren

  • nur bei Vorliegen eines der in der VOL/A aufgeführten Ausnahmetatbestände kann der Beschaffer eine andere Vergabeart anwenden

    • national: § 3 VOL/A

    • EU-weit: § 3 EG VOL/A

• Wahl der Vergabeart ist grundsätzlich zu begründen und zu dokumentieren

• Neuerung in VOL/A Ausgabe 2009:

  • Möglichkeit eines Direktkaufs ohne Vergabeverfahren für Leistungen bis zu einem voraussichtichen Auftragswert von 500 € (ohne Umsatzsteuer)

    (unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der

    Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit)

    • keine Anwendung der VOL/A bei Direktkauf

  Hinweis:

  • sofern nach den vergaberechtlichen Vorschriften ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen ist und gegen diese Vorgabe verstoßen wird, ist der Vertrag gemäß § 101 b Abs. 1 Nr. 2 GWB unwirksam (sog. “De-facto-Vergabe)

5) Erstellen eines Zeitplans

• EU-weite Verfahren:

  • es gelten bestimmte, nach Kalendertagen bemessenen Fristen, die der VOL/A zu entnehmen sind

• nationale Verfahren:

  • keine nach Tagen bemessene, sondern “ausreichende Fristen” vorgeschrieben

  
  

• bei Aufstellen eines Zeiitplans sind neben den vorgeschriebenen Fristen auch alle internen Zeiten zu berücksichtigen:

  • Mitzeichnungszeiten

  • Abstimmungszeiten

  • Zeiträume für die Bewertungen

  • Abwesemheits- und Urlaubszeiten der Beteiligten

  • …

6) Durchführung des Verfahrens bis zum Versand der Vergabeunterlagen

• abhängig von Vergabeart ergeben sich jeweils unterschiedliche Abläufe bis zum Versand der Vergabeunterlagen

  • der zutreffende Schritt 6 ist für das weitere Verfahren auszuwählen

  
  

  Hinweis:

  • von den Bewerbern und Bietern dürfen für die Durchführung der Vergabeverfahren keine Entgelte erhoben werden

7) Versendung der Vergabeunterlagen

• Auftraggeber muss Vergabeunterlagen (Anschreiben, Bewerbungsbedingungen, Vertragsunterlagen) an Interessenten bzw. an ausgewählte geeignete Bewerber zu versenden bzw. diesen elektronisch bereitzustellen

  • Anbieter erfährt von Ausschreibung idR. über Ausschreibungsportale (alle Abonnenten werden über neue Ausschreibung informiert)

• soll unverzüglich nach Eingang der Anforderung durch Interessenten bzw. – bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb – zum bekannt gemachten Termin erfolgen

• im Anschrieben werden die Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert

  • Anschreiben wird zusammen mit den übrigen Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen, Vertragsunterlagen) übersandt

8) Behandlung von Bewerberfragen

• innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte erbitten

  • nationale Verfahren: Auskünfte müssen unverzüglich erteilt werden

  • EU-weite Verfahren: bei rechtzeitiger Anforderung spätestens 6 Tage (bei nicht-offenem sowie beschleunigten Verhandlungsverfahren 4 Tage) vor Ablauf der Angebotsfrist

• Prinzip der Gleichbehandlung/ Nichtdiskriminierung:

  • alle Bewerber haben Anspruch auf die gleichen Informationen

    • lässt sich nachvollziehbar dokumentieren, indem alle Anfragen schriftlich gestellt und allen Bewerbern gleichzeitig schriftlich beantwortet werden

9) Angebotseröffnung

• schriftliche Angebote sind nach § 14 bzw. § 17 EG VOL/A

  • durch einen an der Vergabe Unbeteiligten mit einem Eingangsvermerk auf dem ungeöffneten Umschlag zu versehen

  • bis zum Ablauf der Angebotsfrist unter Verschluss zu halten

• das weitere Prozedere der Angebotsöffnung ist sehr formal in VOL/A beschrieben

• bei Lieferungen und Leistungen, die keine Bauleistungen sind, erfolgt Öffnung der Angebote ausschließlich mit MA des Auftraggebers ohne Beteiligung der Bieter

  • im Baubereich (VOB) wird öffentliche Submission (dh. unter Beteiligung der Bieter) durchgeführt

• bei Angebotsöffnung ist Vier-Augen-Prinzip einzuhalten

• Durchführung ist sorgfältig zu dokumentieren

• Angabeote sind nach Öffnung vertraulich aufzubewahren

• nach Öffnung der Angebote darf bis zur Zuschlagserteilung grundsätzlich nicht mehr mit Bietern über Änderungen des Angebots oder des Preises verhandelt werden

  • Ausnahme: Freihändige Vergabe bzw. Verhandlungsverfahren

  • es dürfen ausschließlich etwaige Zweifel/ Unklarheiten über die Angebote oder die Bieter ausgeräumt werden

10) Bewertung der Angebote

• nach Vorgaben des § 16 bzw. § 19 EG VOL/A

• Ziel

  • Einhaltung formaler Kriterien prüfen

  • wirtschaftliches Angebot ermitteln

• Bewertung unterteilt in 4 Wertungsstufen:

  • jede einzelne Wertungsstufe ist in dieser Reihenfolge für sich abgeschlossen –> Stufen dürfen nicht miteinander vermischt werden

  • Prüfungsreihenfolge nach VOL/A nicht zwingend

  • Ergebniss der einzelnen Stufen sind zu dokumentieren

4 Wertungsstufen

1. Formale Prüfung

2. Eignungsprüfung

3. Prüfung der Angemesenheit der Preise

4. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

1. Formale Prüfung

• formal nicht korrekte Angebote werden von weiteren Bewertung ausgeschlossen

  • Prüfen auf Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben, Unterschriften, …

    –> korrekte und vollständige Angaben?

1. Eignungsprüfung

• ist der Anbieter in der Lage, unser Vorhaben umzusetzen?

  • –> ausreichend MA, Projektsprache Deutsch, …

• wird bei allen Verfahrensarten, die mit einem Teilnahmewettbewerb eingeleitet werden, bereits im Teilnahmewettbewerb durchgeführt und ist danach abgeschlossen

  • national bei:

    • beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

    • freihändiger Vergabe

  • Eu-weit bei:

    • nicht offenem Verfahren

    • Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

    • wettbewerblicher Dialog

1. Prüfung der Angemessenheit der Preise

• etwaige Aufklärungen zur Preisbildung mit dem Bieter müssen mind. in Textform erfolgen

• wenn Überprüfung ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist, ist das betreffende Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen

  –> sowohl zu niedrige als auch zu hohe Preise

1. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

• Angebote werden hinsichtlich der Leistung und des Preises anhand der vorab erstellten Bewertungsmatrix bewertet

  
  

  1. zunächst werden die angebotenen Leistungen der Bieter gegenüber den Anforderungen der Vergabeunterlagen geprüft

  2. anschließend werden sie unter Zuhilfe des vorab erstellten und hinterlegten Bewertungsschemas beurteilt

     • Angebote werden nach der von der UfAB empfohlenen Methode je Kriterium geprüft und bepunktet

     • vergebene Punkte werden mit den festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert –> Ergebnisse werden addiert –> ergeben je Angebot entsprechende Leistungspunkte

  3. nach Feststellung der Leistungsbewertung (Ermittlung der Leistungspunkte) wird das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt

     • liefert den entscheidenden Anhaltspunkt zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots

       (Bewertungsformel als Hilfe)

• gemäß § 18 Abs. 1 bzw. § 21 EG Abs. 1 VOL/A:

  Zuschlag ist unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen

  • niedrigster Angebotspreis allein ist nicht entscheidend

—

Hintergrund:

• Gefahr: oft korreliert niedrigster Preis mit schlechtester Leistung

• deshalb: Bewertungspunkte nach Leistungen, die man mit Preis ins Verhältnis setzt

• Ergebnis: man bekommt nicht unbedingt Bieter mit niedrigstem Preis oder bester Leistung

  –> man wählt Preis-Leistungs-Besten

11) Zuschlagsentscheidung

• nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist eine Zuschlagsentscheidung herbeizuführen

• Gründe für Zuschlagsentscheidung sowie Gründe der Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter sind in Vergabeakte zu dokumentieren

12) Informations- und Wartepflicht

(nur bei EU-weiten Verfahren)

• bei allen EU-weiten Verfahren sind vor der Zuschlagserteilung alle nicht berücksichtigten Bieter nach § 101 a Abs. 1 GWB unverzüglich über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots in Textform zu informieren

  • dabei ist auch der Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, sowie der früheste Zeitpunkt des Vertragsschlusses anzugeben

• Information muss spätestens 15 Kalendertage (bzw. 10 Tage bei Versand per Fax oder auf elektronischem Weg) vor dem Zuschlagstermin, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber, versendet werden

• alle nicht berücksichtigte Bieter haben gemäß § 19 bzw. § 22 EG VOL/A auf entsprechenden Antrag hin einnen Anspruch auf Information über die Gründe der Nichtberücksichtigung

• die Information kann (und sollte) im nationalen Vergabeverfahren erst nach Zuschlagserteilung versandt werden

• nicht berücksichtigte Bieter können vor Zuschlagserteilung (Information, dass das Vergabeverfahren geschlossen/ beendet wurde) Einspruch erheben

13) Zuschlagserteilung

• Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot ist schrichtlich zu erteilen

  • so rechtzeitig, dass ihn der vorgesehene Bieter noch vor Ablauf der Zuschlagsfrist erhält

    
    

• mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zu Stande

  
  

• soll die Zuschlagsfrist aus wichtigen Gründen verlängert werden, so ist das Einverständnis aller zu diesem Zeitpunkt noch im Vergabeverfahren befindlichen Bieter einzuholen

14) Erstellung der Vertragsurkunde

• Inhalt der Vertragsurkunde ergibt sich im Wesentlichen aus dem den Vergabeunterlagen zugehörigen Vertragsentwurf und dem Angebot

• bei freihändigen Vergabe bzw. Verhandlungsverfahren:

  • ausgehandelte Vertragsinhalte sind sorgfältig und umfangreich zu definieren

    • bei diesen Vergabeverfahren können sich ggf. mehrfach die Vertragsinhalte (Leistungen und Preis) geändert haben

15) Unterzeichnung der Vertragsurkunde

• Unterzeichnung der Vertragsurkunde durch Vertragspartner dient der Beweissicherung und trägt zur Rechtssicherheit bei

16) Bekanntmachungs-/ Melde- und Berichtspflichten

• nach § 23 EG VOL/A ist der Auftraggeber verpflichtet, bestimmte Daten über die vergebenen Aufträge zu erheben und diese der EU zu übermitteln

  • wichtigste Übermittlung: Nachricht über den vergebenen Auftrag mit dem EU-Formblatt, das auch zur Bekanntmachung verwendet wird

    • muss spätestens 48 Kalendertage nach Zuschlagserteilung an EU übermittelt werden

17) Abschluss des Vergabeverfahrens

• Vergabeverfahren ist in der Regel mit dem Zuschlag beendet

• zum Abschluss des jeweiligen Vergabeverfahrens ist die Vergabeakte auf Vollständigkeit zu prüfen und zu archivieren

In einzelnen Modulen werden verschiedene Themen, die für Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Vergabeverfahren von Bedeutung sind, mit der erforderlichen Ausführlichkeit behandelt.

Gründe für EU-weites Verfahren

• bei kompletten GIS-Ausschriebung wird häufig die Grenze für eine EU-weite Ausschreibung (214.000 €) überschritten

Gründe für Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb

1. Die Leistung kann von ihrer Eigenart her nur von einem beschränkten Kreis von Anbietern in geeigneter Weise ausgeführt werden, da sie außergewöhnliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit erfordert

2. eine öffentliche Ausschreibung mit großer Teilnehmerzahl bedeutet für die ausschreibende Stelle und die Bewerber einen hohen Aufwand, der in keinem Verhältnis zu dem erreichbaren Gewinn stehen wird

–> man prüft vorher, ob sich interessierte Anbieter eignen  

(bspw. nur Projektsprache Deutsch)

–> man muss nicht alle Angebote in der Tiefe prüfen

Ergänzende Teilschritte:

6) Durchführung des Verfahrens bis zum Versand der Vergabeunterlagen

• Erstellung der Vergabeunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung

• Erstellung der Bekanntmachung des nicht offenen Verfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem EU-Muster

• Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte

• Veröffentlichung der Bekanntmachung des nicht offenen Verfahrens mind. im EU Amtsblatt

• Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Interessenten

• Entgegennahme der Teilnahmeanträge

• Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge

• Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden  (mind. 5 geeignete Bewerber)

• Information an nicht berücksichtigte Bewerber

  –> 12) Informations- und Wartepflicht

4-6 Bieter, die zum Ausfüllen des Lastenhefts durch ein eigenes Pflichtenheft aufgefordert werden

• ausreichende Anzahl an Bietern sollen zur Auswahl herangezogen werden, da im Laufe des Verfahrens durchaus auch Bieter aussteigen können

Gründe fürs Aussteigen:

• Anbieter sehen sich nicht der Lage, zu diesem Zeitpunkt und innerhalb der geforderten Frist ein passendes Angebot zu erstellen

• einzelne Angebote werden ausgescheiden, da sie nicht fristgerecht abgegeben wurden oder formalen Kriterien nicht genügen

• nach einem Systemtest müssen einzelne Systeme wegen unzureichender Erfüllung der Anforderungen ausgeschieden werden

• Einleitung

• Allgemeine Hinweise

  • Ansprechpartner

  • Angebotsfrist

• Hinweise zur Bearbeitung des Angebots

• weitere Vorgaben

  • Hinweise auf Vertraulichkeit

  • Hinweis auf Gesetze

  • Bereitstellungstermin nach Auftragserteilung

• Anwendungsumgebung

• Mengengerüst

• fachliche und informationstechnische Anforderungen

• Vertragsbedingungen

  • hierfür eigenn sich EVB-IT Veträge om der jeweils gültigen Ausgabe

• Aufforderung zum Systemtest

• Kostenzusammenstellung

  • am besten durch eine vorgegebene Struktur, um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten

• Terminvorgaben

• lösen Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV-Leistungen (BVB) ab

Vertragstypen

• EVB-IT Cloud

• EVB-IT Kauf

• EVB-IT Dienstleistung

• EVB-IT Überlassung Typ A (Einmalvergütung)

• EVB-IT Überlassung Typ B (periodische Vergütung)

• EVB-IT Instandhaltung

• EVB-IT Pflege S (Softwarepflegeleistungen)

• EVB-IT Erstellung

• EVB-IT Service

• EVB-IT System

• EVB-IT Systemlieferung

• Entwicklung eines Kriterienkatalogs, der auf den Ausschriebungsunterlagen basiert

Gefahr

• viele Ansatzpunkte für unkontrollierte und subjektive Einflüsse

• daher Festlegung eines methodischen Vorgehens, um eine obketivierbare, nachvollziehbare Entscheidung zu erreichen

Unabdingbare Voraussetzung: Wille zur Objektivität

1. Anwendung von Ausschlusskriterien

• Anwnedung formaler und inhaltlicher Kriterien

• Anwendung technischer und fachlicher Kriterien

  • spezifische Hardwareplattform

  • vorgegebene Datenbankplattform

  • Integration und Kopplung mit anderen Verfahren

  • Übernahme der Geobasisdaten

  • Benutzerführung und Handbücher in deutscher Sprache

  • Unterstützung von Standards

• Anwnedung wirtschaftlicher Kriterien

  • Kosten über-/untersteigen die übrigen Angebote weit

1. Referenzanwenderbefragung

• anhand der Referenzliste bereits vorhandener Systeminstallationen können gezielt Kontakte zu Anwendern aufgebaut werden

  • Termintreue des Anbieters

  • Zuverlässigkeit der Hard- und Softwarekomponenten

  • Dauer der Einarbeitungsphase

  • Änderungshäufigkeit der Software

  • Qualität der Anwenderunterstützung (Support)

1. Detailbewertung

• Befragung und Vorführung sind nützlich für Informationen über

  • Leistungsmerkmale des Systems

  • Erfahrung bezüglich des Supports durch den Anbieter

• Anwenderaussagen alleine sind keine Gewähr für eine verlässliche, auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Aussage

  • dafür eignet sich eine detaillierte Bewertung auf Grundlage von objektiven Bewertungskriterien und Gewichten

• für die Durchführung einer Detailbewertung sind mehrere Möglichkeiten denkbar:

  • Große Runde“

    –> innerhalb der Projektgruppe

  • „Einzelgruppen mit Berater“

    –> Aufteilung in fachliche Kleingruppe

  • „getrennte Bewertung und Abstimmung“

    –> jeweils komplette Bewertung und anschließender Vergleich und Diskussion

  • „getrennte Bewertung“

    –> komplette Bewertung verschiedener Teilgruppen und als Ergebnis verschiedene Favoriten

  • „Bewertung durch Berater, Ergebnispräsentation“

    –> wichtig ist, dass das Ergebnis von allen mitgetragen wird

1. Ergebnisprüfung

• Überprüfung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und korrekte Anwendung des Verfahrens und der Auswertung

• Sensitivitätsanalyse, um festzustellen, welche Auswirkung eine Änderung der Gewichte auf das Ergebnis hat (vgl. Schwankungsbreite in der UfAB V)

1. Berücksichtigung der Kosten

• Gewicht der Kosten für die Entscheidungsfindung ist unternehmensspezifisch festzulegen

  (sofern keine Vorgaben relevant sind)

• Erfahrung bei GIS-Projekten zeigt, dass die Kosten bei einer erfolgreichen Systemeinführung im nachhinein eine untergeordnete Rolle spielen

In der Angebotsbewertung werden die Aussagen der Systemanbieter hinsichtlich der geforderten Systemeigenschaften und Funktionen bewertet.

Kann aus folgenden Gründen für eine verlässliche Beurteilung nicht ausreichen:

• Lastenheft selbst kann unklar, widersprüchlich und inkonsistent formuliert sein

• bei der Angebotsbewertung bleibt die Möglichkeit der Interpretation

• Missverständnisse sind nicht ausgeschlossen (vgl. Projektschaukel)

• oft werden bei der Beantwortung des Lastenhefts nur pauschalisierende Aussagen gemacht

• Anbieter neigen dazu die eigenen Systemeigenschaften überzubewerten

• Beschränkung aufs Wesentliche

• angemessener Aufwand

• konsistente Datengrundlage

• rechtzeitige Vorbereitung

erfolgt auf Grundlage der

• Kriterien für die Systemvorauswahl

• Kriterien und Kriteriengewichte der Detailbewertung

• Ergebnisse möglicher Anwenderbefragungen

• Ergebnisse des Systemtests

ggf. ist ein Kompromiss zu finden zwischen der Ideallösung und dem, was der GIS-Markt an praktisch einsetzbaren Lösungen bietet

• Abschluss eines EVB-IT Vertrags empfohlen

• ergänzend sind die jeweiligen Vertragsabteilungen (Vergabestellen) bei der Gestaltung der Verträge mit einzubeziehen