3. Systemeinführung – 3.1 Installation, Abnahme

• nach dem Entscheid für den Einstieg auf Basis eines bestimmten Systems beginnt die Phase der Systemeinführung

  • nun gilt es, die geplanten und verabschiedeten Systemeigenschaften gemeinsam mit dem Systemlieferanten in die Wirklichkeit umzusetzen

  
  

• idR. wird man dem geplanten System in Schritten nahekommen, diese können ein

  • Feinpflichtenheft,

  • Anwendungsprototypen,

  • Pilotapplikation,

  sein, über die Erfahrungen gesammelt und erste Nutzeneffekte erzielt werden können

• weitere Schritte innerhalb dieser Projektphase

  • Probebetrieb

  • Systemabnahme

  • Gewährleistungszeitraum

Bereits vor der Installation der Hard- und Software sind organisationsintern alle wichtigen Vorbereitungen für die Systeminstallation zu treffen:

• Bereitstellung und Zuweisung der entsprechenden Räume und Arbeitsplätze

• Einrichtung der Kommunikationsinfrastruktur

• Sicherstellung der technischen Infrastruktur

Vorab kann für die vorgesehen MA bereits eine Einweisung in den Betrieb, die Programmierung und Nutzung des Systems erfolgen.

Aufbau und Inbetriebnahme vor Ort umfassen:

• Installation aller erforderlichen Einrichtungen vor Ort einschließlich der notwendigen Softwarekomponenten

• hard- und softwaremäßige Verknüpfung zu bestehenden DV-Einrichtungen

• erster Funktionsnachweis

Realisierung der Einführung erfolgt oft in mehreren Entwicklungsschritten:

1. Feinkonzept

2. Prototyping

3. Pilotanwendung

4. Produktion

In jedem Schritt:

Planung –> Verabschiedung –> Durchführung –> Kontrolle

1) Feinkonzept

• sofern die Vorgaben des Daten- und Funktionsmodells als Grundlage der Programmierung nicht ausreichend sind, wird nach diesen Vorgaben ein Anwendungsfeinkonzept entwickelt

  • folgt auf Grundlage der Systemeigenschaften des ausgewählten Systems

  • Anwender muss darauf achten, seine Anforderungen präzise zu formulieren und zu vertreten

    • Die Anwendersicht muss den Softwareentwurf

      prägen, nicht die Sicht des Systemlieferanten!

Hier ist auf jeden Fall noch viel Sprengstoff im Projekt enthalten und setzt die Partnerschaft zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer einer ersten Bewährungsprobe aus

2) Prototyping

• durch Prototyping versucht man auf der Basis eines funktional stetig anwachsenden Systems die Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit zu überwinden.

  • dient dazu:

    • frühzeitig lauffähige Prototypen zu entwickeln

    • die Tauglichkeit der Lösung zu prüfen

    • ein Hilfsmittel für die Kommunikation zwischen Entwicklern und Anwendern bereitzustellen

    • die Übereinstimmung zwischen Spezifikation und Realisierung zu sichern

    • Erfahrung in der Datenübernahme bzw. -konvertierung zu sammeln

    • Arbeitsabläufe kennenzulernen und zu optimieren

    • die Eignung der Erfassungsunterlagen zu prüfen

    • die Zusammenarbeit mit GIS-Dienstleistern zu bewerten

Konzept:

viele inkrementelle Anpassungen die letztlich zur Produktion führen

3) Pilotanwendung

• neben dem Prototyping kann es hilfreich sein, durch Installation einer ersten, nutzenversprechenden Applikation (Pilotanwendung) die Entwicklung und Nutzung der weiteren Anwendung positiv zu beeinflussen.

  • folgende Erfahrungen können dabei gewonnen werden:

    • tatsächlicher Aufwand für Anwendungsentwicklung oder –anpassung

    • Effizienz der Erfassungsfunktionen

    • Leistungsfähigkeit des Datenhaltungssystems

    • Prozessorleistung der Arbeitsstationen

    • Projektmanagement

    • Schulungsbedarf

    • Akzeptanz innerhalb des Unternehmens

    • Optimierung von Arbeitsabläufen

    • Formulierung vertraglicher Festlegungen

4) Probebetrieb

• dient dem Nachweis der geforderten Qualitätsmerkmale für den Betrieb

• Beginn wird von Auftraggeber und Auftragnehmer schriftlich festgelegt

  • zu Beginn sorgt der Auftragnehmer für:

    • Bereitstellung des vollständigen Lieferumfangs sowie funktionsfähige Hard- und Software

    • rechtzeitige Bereitstellung der vollständigen vorläufigen Dokumentation

• erfolgt unter betriebsmäßigen Bedingungen – für die der

  Auftraggeber sorgen muss – mit bestimmter Dauer

• gilt als bestanden, wenn das System über den vereinbarten Zeitraum alle Funktionen mit den im Vertrag geforderten Leistungsmerkmalen erfüllt

• bei wesentlichen Mängeln, die die Funktionsfähigkeit der Anlage in Frage stellen, erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel

  • anschließend liegt es im Ermessen des Auftraggebers, ob er den Probebetrieb neu beginnt

Abnahme

• Abnahme des Gesamtsystems erfolgt nach erfolgreich abgeschlossenem Probebetrieb

• Abnahmezeitraum wird von den Vertragspartnern in gemeinsamer Abstimmung festgelegt

Abnahme

Prüfungskriterien

• sind sämtliche Hardware- und Softwarekomponenten installiert?

• ist die Kommunikationsinfrastruktur eingerichtet?

• sind die vorgesehenen Nutzer eingerichtet und mit den entsprechenden Berechtigungen versehen?

• werden die Zeichenvorschriften am Bildschirm und bei den Zeichnungsausgaben eingehalten?

• erfolgt die Datenübernahme korrekt?

• sind konkurrierende Zugriffe berücksichtigt?

• ist die Fremddatenintegration vollständig und richtig?

5) Abnahme

• nach der Durchführung der Systemabnahme auf der Grundlage des aufgestellten Kriterienkatalogs erfolgt eine Bewertung und Klassifizierung aufgetretener Mängel in einem Abnahmeprotokoll

• die Mängelliste kann zu Nachbesserungen oder zu einer Kaufpreisminderung führen

Fehlerkategorien

a) Fehlerklasse 1: erhebliche Fehler

• die sinnvolle Nutzung des Gesamtsystems ist nicht möglich oder unzumutbar eingeschränkt bzw. behindert

  –> Abnahme muss verweigert werden

b) Fehlerklasse 2: geringfügige Fehler

• die zweckmäßige Nutzung ist nur geringfügig beeinträchtigt

  –> können diese Fehler nicht sofort behoben werden, werden sie in Mängellisten eingetragen

c) Fehlerklasse 3: unerhabliche Fehler

• zweckmäßige Nutzung ist durch diese Fehler nicht oder nur unwesentlich eingeschränkt

  –> Fehler werden innerhalb der Gewährleistungsfrist behoben

Gewährleistungszeitraum

• wird im Abnahmeprotokoll die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems bzw. die Erfüllung der zugesicherten Systemeigenschaften bestätigt, beginnt die Gewährleistungszeit

  • werden einzelne Funktionsbereiche erst zu einem späteren Zeitpunkt erstmalig benutzt, ist ein späterer Beginn der Gewährleistung zu fordern

  
  

• folgende Schritte sind innerhalb der Gewährleistungsfrist einzuhalten:

  1. Prüfung des Systems

  2. Dokumentation von Fehlern

  3. Setzung von Fristen zur Fehlerbeseitigung

     (wenn Nachbesserung vereinbart wurde)

• beim Auftreten von Fehlern sind folgende Punkte zu dokumentieren:

  • benutzte GIS-Anwendung

  • benutzte Funktion

  • durchgeführte Aktionen und Eingaben

  • Erscheinungsbild und Auswirkung des Fehlers

  –> alle Punkte werden in einem Projekttagebuch dokumentiert

Nachbesserung

• für die während der Abnahme erkannten Mängel erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Nachbesserung

  • sollte Dauer eines Monats nicht überschreiten

• Anzahl der Nachbesserungsversuche (maximal zwei) sollte bereits im Vertrag eingeschränkt worden sein

  • nach Fehlschlag des zuletzt zulässigen Versuchs kann der Auftraggeber Wandlung bzw. Minderung verlangen oder vom Vertrag zurücktreten

Häufig lässt sich bei Systemeinführung ein Widerstand bei einigen MA erkennen:

• Angst vor Wissens- und Kompetenzverlust

• Angst vor neuen, evtl. unangenehmen Aufgaben

• Angst vor neuer Technologie

• Einstellung neuer, zusätzlicher (qualifizierter?) MA, um die Aufgaben im Rahmen der GIS-Einführung erledigen zu können

• tarifliche Unterschiede bei der Einstufung zwischen konventioneller und GIS-orientierter Tätigkeit

Widerstand lässt sich nur durch Schulung und Information der MA reduzieren

V-Modell XT

• Vorgehensmodell für die Planung und Durchführung von IT-Projekten, va. zur Entwicklung von Softwaresystemen

  • werkzeugunterstützte Projektplanung (Projektassistent)

  • Wer hat wann was in einem Projekt zu tun?

  • Vorgabe von Ergebnissen und Abläufen

  • Dokumentenvorlagen (z. B. Berichte, Projektpläne etc.)

  • integrierte Betrachtung von getrennten Auftraggeber- und Auftragnehmer-Projekten

  • dient als Vertragsgrundlage, Arbeitsanleitung und Kommunikationsbasis

• Anpassung des generischen V-Modells an die Bedürfnisse eines konkreten Projekts (Tailoring)

  • Tailoring:

    • beschreibt die Projekttypen, Projekttypvarianten und Porjektmerkmale, mittels derer ein für das jeweilige Projekt spezifische Anwendungsprofil erstellt wird

      –> Projekt wird auf konkrete Projektbedingungen zugeschnitten

  • Vorlagen:

    • “Produkte”, die für das Projekt relevant sind (Textbausteine)

  • Planung

    • Erstellung eines Projektplans (“Projektdurchführungssstrategie”) anhand – der durch den Projekttypen vordefinierten – Entscheidungspunkte

      (Export zB. nach MS Project)

• Ziel

  • Minimierung der Projketrisiken

  • Verbesserung und Gewährleistung der Qualität

  • Eindämmung der Gesamtkosten über den ganzen Projekt- und Systemlebenszyklus

  • Verbesserung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten

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Projekttyp: Systementwicklungsprojekt (AG)

Projekttypvariante: AG-Projekt mit Auftragnehmer

• durch Projekttyp bedingte Vorgehensbausteine:

  • V-Modell Kern:

    • Projektmanagement

    • Qualitätssicherung

    • Problem- und Änderungsmanagement

    • Konfigurationsmanagement

  • Systementwicklung:

    • Anforderungsfestlegung

  • Kommunikation AG/AN:

    • Lieferung und Abnahme (AG)

    • Vertragsschlus (AG)

• durch Projekttyp bedingte Vorgehensbausteine

  • –

• durch Projekttyp bedingte zu entscheidende Projektmerkmale

  • Systemsicherheit (AG)

  • Kaufmännisches Projektmanagement

  • Messung und Analyse

  • Pertigprodukte

• durch Projekttypvariante bedingte zu entscheidende Projektmerkmale

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Vorlagen / Textbausteine

Alle V-Modelle:

• Projekt genehmigt

• Projekt definiert

• Iteration geplant

• Projekt abgeschlossen

Organisationsspezifisches Vorgehensmodell:

• Vorgehensmodell analysiert

• Vorgehensmodell konzipiert

• Vorgehensmodell realisiert

Auftraggeber-Auftragnehmer-Schnittstelle

• Projekt ausgeschrieben

• Angebot abgegeben

• Projekt beauftragt

• Projektfortschritt geprüft

• Lieferung durchgeführt

• Abnahme erfolgt

Systementwicklung

• Anforderungen festgelegt

• System spezifiziert

• System entworfen

• Feinentwurf abgeschlossen

• Systemelemente realisiert

• System integriert

• Gesamtprojekt aufgeteilt

• Gesamtprojektfortschritt geprüft