Tag 2 Einführung Geschäftsprozesse (Seite 16-31)

Make-or-Buy Entscheidung:

• Unternehmen entscheidet, ob es bestimmte Prozesse oder Produkte selbst produziert („Make“) oder von externen Lieferanten bezieht („Buy“)

Kostenbetrachtung im Vergleich:

🔹 Make (Eigenfertigung):

• Eigene Produktion der Teilprozesse

• Gesamtkosten: 60

• Zusätzliche interne Prozesskosten (z. B. 5 + 3 für bestimmte Aktivitäten)

• Effizienzprobleme in bestimmten Teilprozessen (z. B. TP2 & TP3 gestrichen)

• Endkosten nach Optimierung: 52

🔹 Buy (Fremdbezug):

• Prozesse werden teilweise extern eingekauft

• Gesamtkosten: 57

• Einige Teilprozesse sind teurer im Einkauf (z. B. TP1 = 15, TP3 = 17)

• Kein zusätzlicher interner Prozessaufwand

• Effizientere Abwicklung durch externe Expertise

Schlussfolgerung:

• Make ist zunächst teurer (60), kann aber durch Optimierung auf 52 gesenkt werden

• Buy ist mit 57 günstiger als Make (ohne Optimierung), aber möglicherweise mit weniger Kontrolle über die Qualität

• Entscheidung hängt von Kosten, Qualität und strategischer Bedeutung ab

Kapitalmarkt:

• Finanzierung durch Geldgeber (Gesellschafter, Banken)

• Bereitstellung von Geldkapital für Investitionen

• Rückzahlung durch Zinsen und Tilgung

• Unternehmen erzielen Gewinne

Beschaffungsmarkt:

• Unternehmen kauft Werkstoffe und Dienstleistungen von Lieferanten

• Eingangslager für:

  • Rohstoffe

  • Vorprodukte

  • Hilfsstoffe

  • Betriebsstoffe

Arbeitsmarkt:

• Unternehmen beschafft Arbeitskräfte für die Produktion

• Zahlung von Löhnen und Sozialversicherungsbeiträgen

Absatzmarkt:

• Fertige Erzeugnisse werden an Kunden verkauft

• Einnahmen aus Verkaufserlösen fließen zurück ins Unternehmen

Flüsse im Unternehmen:

• Materialfluss (blau): Werkstoffe bewegen sich durch die Fertigung

• Geldfluss (rot): Kapital wird für Beschaffung, Löhne und Investitionen genutzt

• Informationsfluss (schwarz gestrichelt): Steuerung der Prozesse

1. Informationsfluss 📩

• Unternehmen erhält Anfragen und Aufträge vom Kunden

• Produktionsabläufe werden nach Kundenauftrag geplant

• Bestellung von benötigten Gütern oder Dienstleistungen beim Lieferanten

• Fluss: Kunde → Betrieb → Lieferant

2. Materialfluss 📦

• Lieferant liefert bestellte Werkstoffe ans Unternehmen

• Materialien werden verarbeitet und zu Endprodukten montiert

• Versand der fertigen Produkte an den Kunden

• Fluss: Lieferant → Unternehmen → Kunde

• Läuft dem Informationsfluss entgegen

3. Geldfluss 💰

• Kunde zahlt für erhaltene Waren/Dienstleistungen (Einnahmen für das Unternehmen)

• Unternehmen nutzt das Geld zur Finanzierung (Löhne, Material, Energie, Zinsen)

• Zahlungen an Lieferanten für Rohstoffe und Dienstleistungen

• Fluss: Kunde → Unternehmen → Lieferant

Prozessoptimierung – Vorgehensweise:

✔ Erfolgreich durch systematische Prozessanalysen ✔ Besonders relevant in administrativen und Gemeinkostenbereichen ✔ Schwachstellenanalyse führt zu Verbesserungsmaßnahmen

Schritte der Prozessoptimierung:

1. Prozesse identifizieren & analysieren

   • Wichtige Kunden bestimmen

   • Beschreibung des Prozesses

   • Erste Fehlerquellen aufdecken

2. Optimierung der Prozesse

   • Minimierung der Durchlaufzeit

   • Reduktion der Schnittstellen

   • Ermittlung der notwendigen Prozessschritte

3. Fokus auf Wertschöpfung

   • Aktivitäten für den externen Kunden priorisieren

   • Interne Prozesse optimieren

4. Eliminierung von nicht-wertschöpfenden Aktivitäten

   • Unnötige Schritte streichen

   • Effizienz steigern

Die sanfte Methode – Prozessoptimierung

✔ Schritt 1: Prozess identifizieren ✔ Schritt 2: Kunden identifizieren ✔ Schritt 3: Bestehenden Prozess analysieren und beschreiben ✔ Schritt 4: Nicht-wertschöpfende Aktivitäten eliminieren, wertschöpfende stärken ✔ Schritt 5: Verbesserter Prozess implementieren

📌 Wichtig:

• Prozessoptimierung muss durch Prozessmanagement begleitet werden, um nachhaltig zu wirken

Organisatorische Auswirkungen:

• Entstehung einer teamorientierten, flexiblen Struktur

• Linienmanager übernehmen eher die Rolle eines Coaches

• Multifunktionale Teams erhalten mehr Entscheidungsbefugnis

• Mögliche Organisationsformen:

  • Matrixorganisation

  • Projektorganisation

📌 Ziel: Effiziente, kundenorientierte Prozesse mit reduzierter Verschwendung und erhöhter Flexibilität.

Prozessorientierung in Unternehmen:

✔ Veränderung durch Prozess Re-Engineering (Change Management) ✔ Von funktionaler Organisation → Prozessorientierung ✔ Verschiedene Strukturen möglich:

• Einfache Teams, Projektteams, multifunktionale Teams

• Reine Prozessorganisation

Neue Rollen und Aufgabenverteilung:

1. Process Owner 🎯

   • Verantwortlich für die Prozessgestaltung

   • Weisungsbefugt für Abläufe innerhalb der Prozessorganisation

2. Case Worker 🏗️

   • Übernimmt einen Geschäftsfall (Case) und bearbeitet alle Prozessschritte eigenverantwortlich

   • Mehrere Case Worker können an einem Prozess beteiligt sein

3. Resource Owner ⚙️

   • Verantwortlich für das Ressourcenmanagement

   • Unterstützt die Arbeitsorganisation, aber nicht direkt in Prozessen involviert

📌 Fazit:

• Prozessorientierung fördert effiziente, teamorientierte Strukturen

• Machtverlagerung von Linienfunktionen → Prozessverantwortliche

• Flexiblere und kundenorientierte Arbeitsweise

Prozess Re-engineering (Change Management):

✔ Radikale Methode der Prozessgestaltung

✔ Hinterfragt bestehende Prozesse komplett

✔ Einführung neuer Prozesse erfolgt oft als „BIG BANG“

✔ Vergleichbar mit einem kompletten Neustart (Bombenwurf)

Herausforderungen:

⚠ Menschlicher Widerstand: Veränderungen treffen oft auf Ablehnung

⚠ Betroffene Funktionen werden häufig nicht einbezogen und als Problem wahrgenommen

⚠ Verlagerung der Verantwortung auf neue Strukturen

⚠ Schwierigkeiten bei der Umsetzung:

• Neue Arbeitsweisen müssen etabliert werden

• Umdenken innerhalb des Unternehmens notwendig

Erfolgsfaktoren:

✔ Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung schaffen

✔ Strukturierte Einführung und Kommunikation der neuen Prozesse

✔ Mitarbeiter einbinden, um Widerstände zu minimieren

📌 Fazit: Prozess Re-engineering bringt große Umbrüche mit sich, kann aber auch maximale Wirkung erzielen, wenn es erfolgreich umgesetzt wird.

Mögliche Schwachpunkte als Ausgangspunkt für Prozess Re-engineering:

✔ Mangelnde Prozesseffizienz → Abläufe sind zu langsam oder zu teuer

✔ Fehlende Kundenorientierung → Produkte und Dienstleistungen entsprechen nicht den Kundenbedürfnissen

✔ Falsche Geschäftsstrategie → Marktveränderungen machen eine Neuausrichtung notwendig

✔ Management und Unternehmensprozesse weichen voneinander ab

✔ Zunehmende Komplexität des Geschäfts → Prozesse sind nicht mehr steuerbar ✔ Kunden haben mehr Macht, Unternehmen reagiert nicht darauf → Standardlösungen statt individualisierter Produkte

✔ Steigende Wettbewerbsintensität → Unternehmen muss sich neu positionieren ✔ Mangelnde Flexibilität bei ständigen Marktveränderungen → Prozesse sind nicht agil genug

📌 Fazit: Unternehmen müssen rechtzeitig auf Marktveränderungen reagieren und ihre Prozesse kontinuierlich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schritte des Prozess Re-engineerings (radikale Methode):

1. Prozess identifizieren 🏭

2. Kunde identifizieren 🎯

3. Gesamten Prozess infrage stellen ❌

4. Prozess neu gestalten und auf Kundenzufriedenheit ausrichten 🔄

5. Implementierung eines völlig neuen Prozesses 🚀

Elemente, die infrage gestellt werden:

🔹 Zugrundeliegende Annahmen 🧐

🔹 Arbeitsteilung & Ablauf ⚙️

🔹 Örtliche & räumliche Verteilung 🏢

🔹 Zeitlicher Ablauf ⏳

🔹 Ressourcenzuordnung 💰

🔹 Verantwortlichkeiten 📋

🔹 Funktionsbeschreibungen 🏷

📌 Fazit: Prozess Re-engineering bedeutet radikales Umdenken, um Prozesse von Grund auf kundenorientiert und effizient neu zu gestalten.

Arten von Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen:

🏭 Industrie → Produktion, Fertigung, Qualitätsmanagement 🛒 Handel → Beschaffung, Vertrieb, Lagerhaltung

💼 Dienstleistungen → Kundenservice, Beratung, Support

Entwicklung betrieblicher Funktionen und Prozesse:

✔ Einkauf → Beschaffung von Materialien und Ressourcen

✔ Materialwirtschaft → Verwaltung und Kontrolle von Lagerbeständen

✔ Materiallogistik → Transport und Verteilung von Materialien

✔ SCM (Supply Chain Management) & Kompetenznetzwerke

• Steuerung der Lieferkette

• Vernetzung von Unternehmen für effizientere Prozesse

Vernetzung und Risikoaspekte:

🔗 Interne Vernetzung → Prozesse innerhalb eines Unternehmens

🔗 Externe Vernetzung → Prozesse zwischen Unternehmen

⚠ Risikomanagement → Minimierung von Unsicherheiten in Lieferketten

Externe Schnittstellen der Geschäftsprozesse:

🏡 Verkäufer bzw. Vermieter der Immobilie – Kunden akquirieren (Kunde, der verkaufen oder vermieten will)

🏠 Käufer bzw. Mieter – Kunden akquirieren (Kunde, der kaufen oder mieten will) 💰 Finanzierer – Banken, Kreditgeber

📜 Notar – Beurkundung von Kaufverträgen

🏛 Amtsgericht (Grundbuch) – Eintragung der Eigentumsverhältnisse 🏢 Gemeinde – Bauvorschriften, Genehmigungen

🏗 Architekt – Planung, Umbauten

🌳 Sonstige – Garten- und Landschaftsbauer, Handwerker 📰 Zeitungen, Medien – Immobilienanzeigen

🔌 Energieberater – Energieausweise, ökologische Bewertungen

📞 Kundengespräche wählen – Kundenkontakte pflegen

Interne Schnittstellen der Geschäftsprozesse:

📄 Exposé erstellen – Objektbeschreibung für Kunden

📑 Energetischer Bericht & Berechnungen – Energieeffizienz bewerten

📈 Vertriebskanäle auswählen & Promotion – Werbung, Marketing

📦 Sonstige Ressourcen beschaffen – Büromaterial, Tools

Externe Schnittstellen:

📌 Kundenakquise:

• Arbeitgeber – Unternehmen, die Arbeitskräfte benötigen

• Arbeitnehmer – Personen, die eine Arbeit suchen

• Kundenmanagement & Qualitätsmanagement (QM)

📌 Medien zur Kundensuche:

• Zeitung, soziale Medien

• Bundesagentur für Arbeit, Jobbörsen, Jobcenter

📌 Sozialversicherungsträger:

• Krankenkasse (KV)

• Rentenversicherung (Rente)

• Arbeitslosenversicherung (AV)

• Berufsgenossenschaften (BG)

Interne Schnittstellen:

✔ Recruiting – Personalgewinnung

✔ Arbeitsverträge schließen – Verträge mit Arbeitnehmern abschließen

✔ Personalbetreuung – Unterstützung und Beratung der Arbeitnehmer

Externe Schnittstellen:

📌 Kunden & Institutionen:

• Privatkunden

• Institutionen (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung BG)

• Kunden im Bereich Reha, Wellness, Fitness

📌 Dienstleistungen & Produkte:

• Kauf von Dienstleistungen und Vorprodukten

• Massagemittel, Fitnessgeräte, sonstige medizinische Produkte

• Einstellung von Personal, mobile Pflegedienste

• Beantragung von Pflegestufen

• Zertifizierung von Dienstleistungen

📌 Werbung & Vertrieb:

• Anzeigen, Werbespots, Social Media

• Sanitätsbereich (Sanitätshaus)

• Online-Portale

Interne Schnittstellen:

✔ Mitarbeiterplanung: Anzahl, Zeiten, Touren

✔ Zertifizierungsvorbereitung

✔ Bedarfsermittlung & Bedarfsplanung

✔ Abrechnungen für Mitarbeiter

📌 Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung von:

✔ Materialien

✔ Dienstleistungen

✔ Betriebsmitteln

✔ Rechten

✔ Informationen über den Beschaffungsmarkt

👉 Ziel: Sicherstellung der Ressourcen für den Leistungsprozess eines Unternehmens.

📌 Hauptaufgaben des Beschaffungsmanagements:

✔ Festlegung der Beschaffungsstrategie (Richtlinien erstellen)

✔ Bedarfsgerechte Materialversorgung (Art, Güte, Menge, Zeit, Ort)

✔ Abbau der Vorratshaltung (Just-in-Time)

✔ Standardisierte Einkaufsbedingungen (Angebotsvergleich)

✔ Bewertung von Beschaffungsrisiken (Lieferantenbewertung)

✔ Sicherstellung der Beschaffungssicherheit (trotz geringer Vorräte)

✔ Optimierung der Lagerhaltung

✔ Senkung der Beschaffungs- & Lagerhaltungskosten

✔ Verkürzung innerbetrieblicher Transportzeiten

✔ Vermeidung von Abfall (Recycling)

✔ Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Gefahrengutverordnung)