Prozess
Reihe von logisch zusammenhängenden Aktivitäten, die aus festgelegten Eingabefaktoren ein bestimmtes Ergebnis erzeugen.
-ähnlich dem Konzept von Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe (EVA)
Prozessmanagement
ein Management um Effizienz und Effektivität zu verbessern.
Ist-Prozess
aktuelle Ablauf eines Prozesses, wie er derzeit in der Organisation stattfindet.
Soll-Prozess
Der optimierte oder idealisierte Ablauf eines Prozesses, der angestrebt wird
Grundlogik eines Prozesses
Ein Prozess umfasst ein Startereignis oder einen Auslöser, Einsatzfaktoren oder Inputs, Aktivitäten zur Verarbeitung dieser Inputs, und ein Ergebnis oder Output.
Die Aktivitäten können in einer logischen Abfolge, parallel oder alternativ durchgeführt werden und werden oft in einem Rezeptbuch dokumentiert.
Das Endereignis eines Prozesses tritt ein, wenn der Output die definierten Merkmale erreicht hat.
Kunden-zu-Kunden- Prozess
Letztlich läuft ein Prozess dann optimal und qualitativ, wenn die Kundenerwartungen erfüllt werden.
Prozesseffektivität
Ziele und Anforderungen der Kunden erfüllen und somit Kundenzufriedenheit
Prozesseffizienz
verfügbare Ressourcen effektiv nutzen, um gewünschte Ergebniss erzielen, wobei Zeit, Kosten und andere Ressourcen minimiert werden.
Effektivität steht vor Effizienz
Erst die Kundenbedürfnisse erfüllen, dann Prozesseffizienz optimieren.
Kunde-Kunde-Prinzip
die Kundenanforderungen über verschiedene interne Kunden entlang der Prozesskette zu erfüllen.
Teilprozesse
Unterteilung des Gesamtprozesses in kleinere Schritte die jeweils für spezifische Aufgaben verantwortlich sind.
Interne Kunden
Die verschiedenen Teilprozesse innerhalb eines Gesamtprozesses, die als Kunden für die vorhergehenden Prozesse fungieren und deren Anforderungen erfüllen müssen.
Kundenanforderungen
Die Erwartungen und Bedürfnisse des externen Kunden, die über interne Kunden innerhalb der Prozesskette weitergeleitet und erfüllt werden müssen.
Kunden-zu-Kunden-Prozess
Ein Ansatz, bei dem jeder vorhergehende Teilprozess als Lieferant für den nachfolgenden Teilprozess betrachtet wird, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden.
Kunden-/Lieferantenprinzip
jeder Teilprozess sowohl als Kunde als auch Lieferant und die anforderungsgerechte Lieferverpflichtung des Vorprozesses betont.
Erkläre
Incentivierung interner Lieferanten
Durch die Annahme, dass interne Kunden nur bei konstant hoher oder verbesserter Qualität zufrieden sind, sollen interne Lieferanten motiviert werden, entsprechende Qualität bereitzustellen.
Quality Gates
Prüfpunkte im Prozess, an denen überprüft wird, ob das bisherige Ergebnis die erforderliche Qualität hat, um den Prozess fortzusetzen.
Prozess-Input und -Output
Materielle und immaterielle Elemente, die in einen Prozess einfließen bzw. aus ihm resultieren.
Als Beispiel soll eine Bank dienen, die – aufgrund von Änderungen im Kreditwesengesetz (Startereignis) – ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) anpassen muss. In den Prozess „Anpassung der AGB“ fließt einerseits immaterieller Input, also die Informationen, die in den AGB überarbeitet werden müssen. Andererseits wird der Prozess aber auch mit materiellem Input versorgt. So laufen alle Aushänge, Kredit- und Sparverträge usw., auf denen die AGB abgedruckt sind, in den Prozess ein.
Als Prozess-Output erhält man wiederum eine materielle und eine immaterielle Kompo- nente. Der Sparvertrag enthält nach dem Prozessdurchlauf alle Informationen, die den Änderungen des Kreditwesengesetzes entsprechen. Durch eine Rechtsprüfung (Endereig- nis) wird der Prozess abgeschlossen.
SMART-Ziele
Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert - Kriterien für die Formulierung von Zielen, um sicherzustellen, dass sie klar definiert, erreichbar und motivierend sind.
Verfahrensvorgaben
Externe oder interne Vorgaben, die die Abfolge von Aktivitäten in einem Prozess beeinflussen, z. B. gesetzliche Vorschriften oder interne Unternehmensrichtlinien.
Ressourcen
Alle Elemente, die für die Ausführung von Prozessschritten benötigt werden, einschließlich Budget, Personal, Maschinen, Anlagen und IT-Systeme.
Logische Folgebeziehungen
Prozessschritte sollten so aneinandergereiht sein, dass die Abfolge plausibel nachvollziehbar ist.
Ketten
Aktivitäten, die nacheinander ausgeführt werden müssen.
Reihenfolge wird durch technische, betriebswirtschaftliche oder verfahrensbezogene Logik bestimmt.
Beispiel: Auftragsabwicklung mit den Schritten Auftragserfassung, Auftragsbearbeitung, Versendung und Archivierung.
Verzweigungen, Verknüpfungen und Rückkopplungen
• Aus Ketten können Verzweigungen, Verknüpfungen und/oder Rückkopplungen entstehen.
• Und-Verzweigung: Parallele Ausführung von Aktivitäten zur Effizienzsteigerung, z. B. Reservierung im Lager und Auftragsbestätigung.
• Und-Verknüpfung: Zusammenführung der Stränge
- Oder-Verzweigung: Wahl zwischen alternativen Wegen, z. B. Telefon oder E-Mail.
- Oder-Verknüpfung: Zusammenführung der Stränge
# Oder-Rückkopplung: Wiederholung von Prozessschritten bei bestimmten Bedingungen, z. B. erneute Prüfung von Kundendaten bei unvollständigen Informationen.
Ist-Prozess, Soll-Prozess und Prozessmanagement
• Bestehende Prozesse im Unternehmen, die zum gewünschten Ergebnis führen. Nicht unbedingt optimiert.
• Idealtypische Abläufe, die Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen berücksichtigen. Zeigen, wie Abläufe zukünftig werden sollen.
Gap-Analyse
• Vergleich zwischen Ist- und Soll-Prozessen. Identifiziert Unterschiede und Optimierungspotenzial.
• Dokumentation, Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen. Verwendung des PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act. (PDCA-Zyklus
Kreislauf aus dem Quali- tätsmanagement, der regelmäßige Qualitätspla- nung-, -überwachung und -verbesserung sicher- stellt.)
• Kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßiges Hinterfragen und Anpassen von Prozessen.
Zuletzt geändertvor 2 Tagen
