IT Controlling

• Berücksichtigung einer ganzheitlichen Systembetrachtung und einer antizipativen Steuerung der Betriebs- und Geschäftsprozesse bei Vorliegen restriktiverer Produktionsfaktoren 

(ChatGPT hat den Satz wie folgt vereinfacht: Controlling bedeutet, das Unternehmen als Ganzes im Blick zu behalten und die Abläufe im Betrieb und im Geschäft vorausschauend zu steuern – besonders dann, wenn wichtige Produktionsfaktoren wie Material, Personal oder Maschinen nur eingeschränkt verfügbar sind.) 

• Ein ziel- und zukunftsorientiertes Unternehmenssteuerung innerhalb eines sich selbst steuernden Regelkreis 

• Versorgung und Vernetzung von entscheidungsrelevanten Informationen 

• Koordination der verschiedenen Funktions- und Teilbereiche des Unternehmens 

• Langfristige Sicherheit der Liquidität sowie die Schaffung eines nachhaltigen stabilen Unternehmenswertes 

• Koordination des Planung und Kontrollsystems sowie die Informationsversorgung der Führungskräfte 

• Systembildende Koordination: 

  • Konzeption und Implementierung des Kontrollsystems 

  • Z.B.: Erstellung von Planungsinstrumenten 

• Systemkoppelnde Koordination: 

  • Systembildende und operative Aufgaben durchführen 

  • Z.B.: Soll-Ist-Analyse 

• Erweiterung des Ansatzes:  

  • Subsystem der Unternehmensführung zur Koordination des gesamte Führungssystem  

• Integriete Gesamtplanung 

  • Unterstützung/Mitwirkung bei der Ausrichtung der IT auf die strategischen Zielsetzungen (Business-Allignment) 

  • Unterstützung bei der Planung/Prognose der Hardware- und Softwareinvestitionen, operativen Aufwendungen 

  • AFA-Planungen, AFA-Simulationen 

• Projekt und Portfoliosteuerung 

  • Wirtschaftliche Bewertung von Projekten und Portfolios gemäß entsprechenden Zielsetzungen (zB monetäre/nicht-monetäre Nutzwertanalysen, Investitionsrechnungen;) 

  • Entwicklung und Implementierung von zweckmäßigen KPI‘s und Reportingstandards 

  • Life-Cycle-Management 

• KPIs und Reporting 

  • Reporting/Reporting-Standards (Guidelines) erstellen 

  • Abweichungsanalysen, Interpretation, Risikoerkennung 

  • Implementierung IT orientierte Kennzahlsysteme und deren Berichterstellung 

• Kostenrechnung 

  • Unterstützung bei der Erstellung der internen Leistungsverrechnung 

  • Unterstützung und Mitwirkung bei abrechnungsrelevanten Prozessen 

• Governance 

  • Unterstützung bei der Erstellung von IT-Governance-Regeln 

• Neu: 

  • Mitwirkung bei der Bewertung der Informationstechnik betreffend ihren Beitrag zur Erreichung der ESG-Kriterien 

• Vision: WER sind wir und WAS wollen wir?  

• Mission: WAS können wir bis WANN WIE erreichen? (Tätigkeitsgebiet, Kompetenz, Werte des Unternehmens)?  

• Ziele: WELCHE konkrete STRATEGISCHE Ziele verfolgt das Unternehmen?  

• Nutzenversprechen: WELCHEN Nutzen möchte das Unternehmen den einzelnen Stakeholder anbieten?  

• Werte (und Normen): WIE wollen wir zusammenarbeiten? WELCHE Werte leiten uns im Unternehmen? 

• Initiierung 

• bottom-up Methode empfohlen 

• Die Entwicklung des Leitbildes MUSS von der Geschäftsleitung aktiv mitgetragen werden. 

• Ernennung eines Projektleiters (begleitet durch externe Spezialisten!). Implementierung eines Kernteams möglich. 

• Bildung von Projektgruppen, die aus Mitarbeitern verschiedener Hierarchieebenen/Abteilungen bestehen -> Breite Akzeptanz im Unternehmen; 

• Analyse des IST-Zustandes 

• Erarbeitung des eigenen Leitbildes  

  • Transparenter und zeitnaher Informationsaustausch  

  • Entwicklung klarer Regeln und Rahmenbedingungen  

  • Kulturstiftende Leitbildaussage  

  • Interdependente Massnahmen erarbeiten  

  • Leitbild runterbrechen auf die Organisationseinheiten  

• Tools für regelmäßiges Monitoring und Anpassungen des Leitbildes etablieren  

• Laufend Schulungen der Organisationsmitglieder  

• Vorbildwirkung über alle Führungsebenen erforderlich  

• Methode zur strategischen Planung 

• Unterstützung zur realistischen Planung von Unternhemensstrategien 

• Verbindungsglied zwischen Strategiefindung und –umsetzung. 

• Instrument zur Messung, Dokumentation, Steuerung der Aktivitäten des Unternehmens hinsichtlich des eigenen Leitbildes, der Strategien und der Kennzahlen. 

• Stellt unterschiedlichen Handlungsfelder in ihren Abhängigkeiten und Kausalitäten transparent dar 

Zusammen spiel der UN-Strategie und IT-Stategie 

• Grundsätze 

  • Nutzen muss größer sein als der Aufwand des Aufbau und des Betriebs 

  • Je mehr Kennzahl, desto höher komplexer und desto größer der Aufwand 

  • Je geringer die automatisierte Datenerhebung, desto größer der Aufwand 

• Implementierung von Kennzahlen 

  • Zweckeignung (Übereinstimmung zwischen Informationsbedarf und -angebot) 

  • Genauigkeit (zuverlässig) 

  • Aktualität (geringer zeitlicher Abstand zwischen Messung und Auswertung) 

  • Kosten-Nutzen-Relation 

  • Einfachheit und Nachvollziehbarkeit 

  • Können die Daten erhoben werden 

  • Jede entwickelte Kennzahl muss detailliert und umfassend dokumentiert sein 

• Festlegung und Überwachung von standardisierten Prozessen für Beschaffung, Nutzung, Weiter- und Rückgabe von Softwarelizenzen 

• Erfassung, Verwaltung und Überwachung der Lizenzverträge (Lizenzinventar, Lizenzbilanzen) und der Lizenzkonstruktionen 

• Erfassung des Lizenzbedarfs in verschiedenen Dimensionen 

• Erfassung von technischen Voraussetzungen und Abhängigkeiten der zugehörigen Software (Software-Eigenschaften) 

• Zuordnung von Lizenzen zu Unternehmen (Achtung! – Konzernstrukturen), Personen, Personengruppen und/oder Hardware 

• Wertermittlung und Wertfortschreibung der Lizenzen (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, Umbuchungen) 

• Verwertung und Weiterverkauf von Lizenzen 

• Interne Leistungsverrechnung der Lizenzen (innerhalb der Organisation und/oder innerhalb verbundener Organisationen) 

• Klärung von Rechtsfragen 

• Laufende Verwaltung des eingesetzten Software-Lizenz-Managementsystems 

• Softwarebeschreibung 

• Lizenzart/Lizenzmodell 

• Nutzungsbedingungen 

• Regel über geistiges Eignetum 

• Lizenzkostenstruktur 

• Zahlungsbedingungen 

• Wartung & Support 

• Updated/Upgrades 

• Laufzeit 

• Kündigungsbedinugnen 

• Verbreitungsbedingungen 

• Übertragbarkeitsrechte 

• Anzahl der berechtigten Nutzer 

• Erworbene Lizenzen/tatsächlich genutzte Lizenzen 

• Sind in der Regel vertragliche Vereinbarungen (oftmals Teil eines Hauptvertrages zwischen einem Dienstleister (zB Softwareunternehmen) und seinen Kunden über die Bereitstellung von Diensten (zB. wie lange muss der Kunde warten, wenn er einen Ausfall hat). 

  • Geltungsbereich 

  • Servicezeit 

  • Support-Kanäle 

  • Störungskategorien und Reaktionszeiten 

  • Verfügbarkeiten 

  • Eskalationspfade 

  • Bonus-Malus-Regelung bei Nicht- oder Schlechterfüllung 

  • Messung und Reporting 

  • Service-Beschreibungen, die nicht im Leistungsumfang enthalten sind 

  • Vertragsdauer 

  • Kündigungsregelungen, Ausstiegsklauseln