Was ist eine Norm
Unter dem Begriff Normen versteht man im Sprachgebrauch Richtlinien oder Standards, die sich auf bestimmte Werte beziehen und Handlungen unter Bezugnahme auf diese empfehlen bzw. vorgeben.
Dabei gelten folgende Besonderheiten:
Normen zur Begriffsbestimmung und Grundlagen (z.B. ISO 9000)
Normen zur Zertifizierung im Zuge eines Audits (z.B. ISO 9001 / ISO 27001)
Normen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit (z.B. ISO 9004)
Die meisten der ISO-Normen (ISO 9001 / ISO 14001 / 27001 / ISO 50001) folgen dem Aufbau des HLS „High Level Structure“ und können sehr gut miteinander in einem gesamtheitlichen Managementsystem aufgebaut werden.
Leitfäden
Leitfäden dienen als Unterstützung zur Umsetzung wie z.B.
ISO 19011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen
ISO 10007 Leitfaden für ein Konfigurationsmanagement
ISO 10012 Leitfaden zur Steuerung von Messprozessen
Audit
Laut der ISO 9000 (3.13.1) ist ein Audit ein „systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind
Prozesse
Ein Prozess (3.4.1) ist ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet.
Input – Putput (Transformation) - Output
Systemdokumentation
Die Dokumentation hat in einem Managementsystem eine sehr hohe Bedeutung.
Sie hat die Aufgabe
Vorgaben und
Nachweise
bereitzustellen.
Methoden
Methoden sind systematische Verfahren zur Gewinnung von Erkenntnissen.
Bei Prozessoptimierung handelt es sich um Methoden, anhand derer Teams ihre aktuellen Prozesse evaluieren und diese anpassen, um Produktivität zu fördern, Workflows zu optimieren, sich auf ändernde Geschäftsanforderungen einzustellen oder Profitabilität zu steigern.
Folgende Methoden werden in der Praxis häufig angewandt:
Audit (Feststellung ob ein Unternehmen alle Mindestanforderungen einer Norm einhält und zugleich Verbesserungspotenzial aufzeigt).
5S (Die 5S Methode beschreibt eine Vorgehensweise, bei der der Arbeitsplatz in fünf Schritten von Verschwendungen befreit).
FMEA (Fehlermöglichkeit- und Einflussanalyse)
Poka Yoke (Vermeidung von einem unbeabsichtigten Fehler)
Ishikawa oder 5Why (Findung der wirklichen Ursache für ein Problem)
Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mindmap usw. (Technik zur Ideenfindung, bei der das kreative Denkvermögen und die geistige Kraft einer Gruppe angeregt werden).
Was sind die Ziele der Systemdokumentation
Sicherstellung der Normkonformität
Sicherstellung der Kundenanforderungen
Sicherstellung von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen
Standardisierung von Abläufen
Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Nachweise
Welche Einteilung von Systemdokumentation gibt es
Dokumentenarten
Vorgebedokumente (= Dokumente)
(Formular im Internet, Zeichnungen, Arbeitsanweisungen usw.)
Nachweisdokumente (= Aufzeichnungen)
(Anzahl der Bedrohungen auf das System von außen, unterzeichnete Schulungsnachweise usw.)
Dokumentenklassen
Inhaltsklassifikation
(kundenbezogene Dokumente, lieferantenbezogene Dokumente, gesetzliche und behördliche Dokumente, Normen, interne Dokumente, …)
Aufbauklassifikation
(Handbuch, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen, Checklisten, Formulare, Vorlagen, …)
Formklassifikation
(elektronisches Dokument oder Papierdokument)
Erkläre die Dokumentatnpyramide
Interne audits werden nicht veröffenltlicht —> Eigenes Knowhow
Handbücher kein ISO9001 benötigt
Reifegrad der von Sysremdokumenten
Reifegrad Stufe
Ausprägung
Kurzbeschreibung
1
Dokumenteirte Infromation ist definiert
Besprochen/diskutierte, Skizzen
2
Dokumentierte Infromationen ist beschrieben und freigegeben
offizel dokumenteirt —> Fregegben
3
Dokumentirete Information ist eingeführt
Verteilt veröffentlicht
4
Dokumentiere Informatioen wird überwacht
Anwendung wird sichegestellt, Aktualität wird geprüft
5
Dokumentierte Informatioen wurde Auditiert
korrekte Umsetzung/Erhaltung bestätigt
6
Dokumenteirte Informatioen wird verbessert
Notwendikge Verbesserung werden erkannt und umgesetzt
Aspekte bei der erstellung von Dokumenten bei der Systemdokuemntion
betroffene Personen mit einbinden
Entwurf visualisieren
redundante Beschreibungen vermeiden
Abläufe so einfach wie möglich gestalten
auf komplexe Satzkonstruktionen verzichten
Empfängergerecht gestalten
Dokumente übersichtlich strukturieren
auf die Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand achten
bei Beschreibungen, wenn möglich, Beispiele anführen
Prozess beschreibung und Cyklus
Aufbauorganisation versus Ablauforganisation:
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation ist die gängigste Art, ein Unternehmen oder eine Organisation zu strukturieren.
Dies ist die formale Gliederung eines Unternehmens in Stellen und Abteilungen sowie die Regelung der Leitungs-, Stabs-, Ausführungs-, Informations- und Kommunikationsbeziehungen.
Die Aufbauorganisation wird im sogenannten Organigramm formal dargestellt.
Ablauforganisation
Die Ablauforganisation umfasst alle Personen, Prozesse und Tätigkeiten, die zum Erreichen der Organisationsziele eingesetzt und ausgeführt werden, und stellt die dynamischen Vorgänge in ihrer zeitlichen und räumlichen Abfolge dar.
Eine intelligente und nachhaltige Gestaltung der Ablauforganisation zielt darauf ab, die vorhandenen Kapazitäten in allen Bereichen des Systems bestmöglich zu nutzen und sicher einzusetzen. Die Effizienz der Leistungserstellungsprozesse wird dadurch erhöht, Produktionszeiten und -kosten können gesenkt werden, die Liefer- und Termintreue steigt, Verschwendung wird weitestgehend vermieden. Ergonomische Arbeitsplätze und humane Arbeitsbedingungen sind dabei wichtig, um die Belastungen für die Mitarbeitenden zu reduzieren, deren Gesundheit zu erhalten und die Motivation zu stärken.
Verfahren versus Prozess:
Prozess
ist mehr als ein Verfahren. Er wird dadurch charakterisiert, dass: Eingaben in Ergebnisse umgewandelt werden.
eine Orientierung an der Wertschöpfung erfolgt;
eine aktive Steuerung durchgeführt wird;
auf die Erreichung der Prozesszielleistung abgezielt wird;
Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen sind;
eine regelmäßige Bewertung durchgeführt wird;
Risiken und Chancen behandelt werden.
Verfahren
ist eine Festlegung (mündlich oder dokumentiert), wie ein Ablauf oder ein Prozess im Detailauszuführen ist.
Ein Verfahren ist lediglich anzuwenden, gesteuert / geregelt wird der Prozess.
Gruppierung von Prozessen
Zuordnung
Managementprozesse
Geschäftsprozesse (Kernprozesse)
Unterstützungsprozesse (Supportprozesse)
Prozesshierarchie
End to End Prozesse
Geschäftsprozesse (Kernprozesse)
Bedeutung
Schlüsselprozesse, kritische Prozesse, robuste Prozesse, fähige Prozesse und beherrschte Prozesse
Rollen, Verantwortungen und Befugnisse
Rolle des Prozesseigners definieren
Verantwortungen festlegen (= das Einstehen-Müssen für die Folgen von Handlungen und Entscheidungen)
Modellierung und Dokumentation des Prozesses
Führung der Prozessmitarbeiter
Steuerung und Regelung der Prozesse
Befugnisse bestimmen (= zugeteilte Rechte)
Ausführungsbefugnis
Eigenentscheidungsbefugnis
Weisungsbefugnis
Prozesssteuerung versus Prozessregelung:
Unter Prozesssteuerung versteht man die Ausrichtung des Prozesses auf ein oder mehrere Ziel(e).
Der Prozess wird entsprechend modelliert
Die notwendigen Verfahren werden entwickelt.
Die erforderlichen Ressourcen werden bestimmt
Bei der Prozesssteuerung erfolgt keine rückkoppelnde Beeinflussung.
Bei der Prozessregelung erfolgt eine rückkoppelnde Beeinflussung.
Der Prozess wird kontinuierlich beobachtet / überwacht und es wird, falls notwendig, korrigierend eingegriffe
Prozess versus Projekt:
Kennzeichen eines Prozesses
Prozess wiederholt sich kontinuierlich
Ressourcen für den Prozess werden dauerhaft zur Verfügung gestellt
Inanspruchnahme eines Prozesses wird üblicherweise finanziell nicht bewertet
Prozessorganisation hat einen eher statischen Charakter
Fortlaufende Verbesserung ist aufgrund des wiederkehrenden Charakters ein wesentlicher Anspruch beim Prozessmanagement
Kennzeichen eines Projektes
Projekt ist zeitlich befristet
Projekt hat einen Einmaligkeitscharakter und ist somit einzigartig
Notwendige Ressourcen werden zeitlich limitiert zur Verfügung gestellt
Projekt verfügt über Projektauftrag, Projektorganigramm, Projektstrukturplan und Projektzeitplan
Projektorganisation hat einen eher dynamischen Charakter
Projektkosten werden projektbezogen ermittelt und bewertet
Was sind Normem
Eine Norm ist eine qualifizierte Empfehlung, die nach einem anerkannten Verfahren (Normungsverfahren) erstellt und veröffentlicht wird.
Keine Gesetze, aber sie können verbindlich gemacht werden – z. B. durch:
Verträge
Gesetze
Verordnungen
Behördliche Bescheide
Interne Regelungen
Basieren auf abgestimmten Ergebnissen aus:
Wissenschaft
Technik
Wirtschaft (Verbraucher, Industrie, Handwerk, etc.)
Praktischer Erfahrung
Normungsprozess
Freiwillig
Erfolgt auf nationaler und/oder internationaler Ebene
Anforderungsmodelle
Spezielle Normen mit verbindlichen Vorgaben Beispiele:
ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
ISO 14001 (Umweltmanagement)
ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutz)
Wer ein solches Modell anwenden will, muss alle Vorgaben nachweislich umsetzen
Nur bei Anforderungsmodellen sind Zertifizierungen möglich
Leitfäden sind Normen, die Empfehlungen (= Anregungen) beinhalten.
ISO 19011 Leitfaden zum Leiten und Lenken eines Audits
Eine Zertifizierung nach einem Leitfaden ist nicht möglich.
Zertifizierung:
Maßnahme eines unparteiischen Dritten, der aufzeigt, dass bestimmte Normen (z. B. ISO-Normen) oder andere normative Dokumente (z. B. Gesetze) ausreichend umgesetzt bzw. eingehalten werden.
Produkte / Dienstleistungen / Personen / Systeme / Prozesse
Systemzertifizierung wird entsprechend der ISO/IEC 17021 durchgeführt
Managementsysteme:
Ein System aus Funktionen und Prozessen, die aufeinander abgestimmt zusammenwirken
Ziel: Gemeinsame Ziele erreichen (z. B. Qualität, Effizienz, Sicherheit)
Intuitiv → Wird instinktiv und ungeplant angewendet
Institutionalisiert → Formalisiert, dokumentiert und bewusst gesteuert
Kundenanforderungen
Vorgaben der Eigentümer
Gesetze und rechtliche Rahmenbedingungen
Behördliche Auflagen
Verfügbare Infrastruktur
Wettbewerbssituation
Marktrestriktionen (z. B. Arbeitsmarkt, Beschaffungsmarkt, Finanzmarkt)
Wissen und Kompetenzen der Mitarbeitenden
Technische Integration von Managementsystemen
Summarisches Integrationsmodell:
Mehere Manamgemtsystem werden parrallel mit eingen verantwortlichen Personen Durchgürht (zb. ISO 9001 und Ist 27001)
Adaptives Integrationsmodell
inzelne Elemente der Managementsysteme (z. B. Dokumentation, Audits, Schulungen) werden gemeinsam genutzt, um Synergien zu schaffen, aber die Systeme bleiben eigenständig.
Beispiel: Ein Unternehmen führt gemeinsame Schulungen und interne Audits für das Qualitäts- und Umweltmanagement durch, obwohl es weiterhin zwei getrennte Systeme (ISO 9001 & ISO 14001) gibt.
Prozessorientiertes Integrationsmodell
Definition: Vollständige Integration der Managementsysteme auf Prozessebene – es gibt ein gemeinsames, übergreifendes System, das mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllt.
Beispiel: Ein Unternehmen führt ein integriertes Managementsystem (IMS), das gleichzeitig die Anforderungen von ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) und ISO 45001 (Arbeitsschutz) in einem einzigen, prozessorientierten System vereint – mit einer einheitlichen Struktur, einem Audit, einem Managementreview.
Generelle Vorteile von integrierten Managementsystemen
Das Managen der Managementsysteme wird erleichtert —> bessere Abstimmung!
Synergien hinsichtlich gleicher oder ähnlicher Anforderungen der verschiedenen Managementsysteme können sinnvoll genützt werden —> Effizienzerhöhung, z. B. durch Zeiteinsparung
Abbau von Verwaltungsaufwand wird unterstützt —> Redundanzabbau! Vermeidung von ähnlichen oder gleichen Beschreibungen.
Ganzheitliches und zusammenhängendes Denken und Handeln wird gefördert —> Es wird alles gemeinsam betrachtet!).
Ziele und Nutzen von Qualitätsmanamgentstem welche Faktoren sind wichtig
Qualität
Zeit
Kosten
Ziele und Nutzen von Qualitätsmanagementsystemen
Nenne interne und >Extenre Vorteile
✅ Interne Vorteile
Erleichterte Prozesssteuerung → Zielgerichtete Beeinflussung und bessere Steuerung von Abläufen
Prozessoptimierung durch kontinuierliche Verbesserung (KVP) → Effizientere Abläufe, geringere Reibungsverluste
Höhere Produkt- und Dienstleistungsqualität → Durch gezielte Planung, Verifikation & Validierung
Produktivitätssteigerung → Weniger Fehler, geringere Nacharbeit, bessere Ressourcennutzung
Zugang zu neuen Märkten → Zertifizierte Managementsysteme sind in vielen Branchen Voraussetzung
Steigerung des Marktanteils → Durch höhere Kundenzufriedenheit, bessere Qualität und Lieferleistung
Was ist die IOO 9000 Familie
ISO 9000 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe
ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen
ISO 9004 Leiten und Lenken für den nachhaltigen Erfolg einer Organisation – ein Qualitätsmanagementansatz
ISO 19011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen
Eine wichtige Grundlage des Qualitätsmanagements sind die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements.
Die sieben Grundsätze sind:
Kundenorientierung
Führung
Einbeziehung von Personen
prozessorientierter Ansatz
Verbesserung
faktengestützte Entscheidungsfindung
Beziehungsmanagement
Was bedeutet Risikobasiertes Denken
isikobasiertes Denken (umfasst Risiken und Chancen) ist notwendig, um die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu steigern, um
bessere Ergebnisse zu erreichen,
negative Auswirkungen so früh als möglich zu erkennen und zu vermeiden
Wichtig ist aber auch, Chancen zu erkennen und zu nützen!
Normabschnitt 4 Kontext der Organisation
Verstehen der Organisation und ihres Kontextes
Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien
Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems
Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse
Anforderungen der ISO 9001:2015 Normabschnitt 4 Kontext der Organisation
Die Organisation muss folgende Dinge festlegen:
✅ Externe Themen (z. B.):
gesetzliches Umfeld
technisches Umfeld
wettbewerbliches Umfeld
marktbezogenes Umfeld
kulturelles Umfeld
soziales Umfeld
wirtschaftliches Umfeld
🧭 Auf allen Ebenen: lokal, regional, national, international
✅ Interne Themen (z. B.):
Werte
Kultur
Wissen
Leistung der Organisation
Die Organisation muss:
die Grenzen und
die Anwendbarkeit des QMS bestimmen
und den Anwendungsbereich festlegen
Die Organisation muss ein QMS:
aufbauen
verwirklichen
aufrechterhalten
fortlaufend verbessern
➡️ Einschließlich der benötigten Prozesse und Wechselwirkungen
Inhalte:
Führung und Verpflichtung
Qualitätspolitik
Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation
Normabschnitt 6 – Planung
Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung
Planung von Änderungen
Normabschnitt 7 – Unterstützung
Ressourcen (z. B. Personal, Infrastruktur, Überwachungs- und Messmittel, Wissen)
Kompetenz
Bewusstsein
Kommunikation
Dokumentierte Information
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