Geschäftsprozesse

syntaktisch: inhaltlich korrekt

semantisch: Modellierungsrichtlinien eingehalten

Ja, wenn man z.B. einen Nachrichtenfluss anstatt einen Sequenfluss verwendet

• Handlungsträger

• Ressourcen

• entscheidungen

• Aufgaben

• Ereignisse

• Das Wertschöpfungskettendiagramm zeigt die Ablauforganisation (also den Ablauf von Prozessen),

• Das Organigramm zeigt die Aufbauorganisation (also die Struktur eines Unternehmens mit Abteilungen und Hierarchien).

-> Prozesse verknüpfen Fachabteilung mit IT-Abteilung

1. Vorindustrielle Zeit

   - keine/geringe Arbeitsteilung

2. Industrielle Revolution

   - Starke Arbeitsteilung

   - einzelne Teilaufgaben

   - Sicht aus Ganze nicht möglich

Funktionsorientierung: Unternehmen nach Funktionen untergliedert (z. B. Vertrieb, Einkauf, Produktion, ...) → organisatorische Einheiten, die bestimmte Funktionen ausführen → Hauptaugenmerk liegt auf Aufgaben der eigenen Abteilung Die Abteilungen müssen jedoch eng zusammenarbeiten und es gibt lange Informations- und Entscheidungswege → Medienbrüche, meist an Abteilungsgrenzen Hauptdefizit: Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten, jedoch kommt es bei abteilungsübergreifenden Problemen schnell dazu, dass diese bis zur Unternehmensleitung "hoch getragen werden", Grund: mangelnde horizontale Kommunikation.

→ Folge dessen: Prozessmanagement, um negative Folgen der Arbeitsteilung sowie mangelnde Koordination zu beseitigen (in rot geschrieben)

Prozessorientierung: Ansatz zur Organisation eines Betriebs, der Prozesse in den Mittelpunkt stellt. Im Vordergrund: Gestaltung der Ablauforganisation, prozessuale Ergebnisse abbildend

• Wertschöpfungseinheit ist ganzheitlich

• kurze Informations- und Kommunikationswege → Vermeidung Medien- und Organisationsbrüche → umfasst gesamten Prozess über mehrere Abteilungen

3 Ziele:

• Qualität

• Zeit

• Kosten

Ziel ist es, semantisch & syntaktisch richtige Modelle zu modellieren, die Projektbeteiligte und auch Projektfremde verstehen können.

Verlebte Ansätze:

1. Ansicht der Relevanz: – „Note erstellen“ gehört nicht direkt zum Prozess „Klausur schreiben“

2. der Richtigkeit: – „Klausur schreiben“ sollte vor „... abgeben“ sein

3. der Klarheit: – „Klausur schreiben“ sollte gleich groß dargestellt werden wie die anderen Tasks

Workflow: technische Umsetzung eines Prozesses durch Unterstützung von Computern / Software

1. Feier WF: Prozess durch Mensch

2. teilautomatisierter WF: Prozess durch Mensch mit Unterstützung von Software

3. automatisierter WF: Prozess allein durch Software

1. Prozessschema: beschreibt den allgemeinen Ablauf eines Prozesses (Vorlage/Modell).

2. Prozessinstanz: ist die konkrete Ausführung eines Prozesses auf Basis des Schemas, z. B. ein einzelner Durchlauf.

1. Klinik – Digitale Patientenakte: Umstellung von Papierdokumentation auf digitale Patientenakten, um Informationszugriffe zu beschleunigen und Doppeluntersuchungen zu vermeiden.

2. Werkstatt – Wartungsprozess optimieren: Einsatz mobiler Geräte für Techniker, um Arbeitsaufträge digital zu erfassen und in Echtzeit Rückmeldungen an das System zu geben. Das reduziert Papieraufwand und Fehler.

3. Automobilindustrie – Just-in-Time-Lieferung:Einführung eines Just-in-Time-Systems, um Lagerkosten zu senken und die Materialverfügbarkeit genau zum Produktionszeitpunkt sicherzustellen.

-           Aufgaben sind Anforderungen und Abläufe bestehen aus der Reihenfolge von Aufgaben

-           Prozesse müssen an die Organisationsänderungen angepasst werden

-           Sie ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen

-           Arbeitsteilung

-           Aufnahme des Patienten (Anmeldung), Behandlung des Patienten (Arzt), Weitere Behandlung des Patienten (Krankenschwester)

-           Fehlender Einblick auf gesamten Ablauf (Abteilungsdenken)

-           Zusammenarbeit erschwert

-           Ausnutzen der Menschen (Mitarbeiter)

-           Funktionsorientierung fokussiert sich auf die einzelnen Aufgaben der Abteilungen

-           Prozessorientierung stellt Prozessziele in den Vordergrund (über mehrere Abteilungen)

-           Projekt: einmalige Durchführung

-           Prozess: wiederkehrende oder mehrmalige Durchführung

-           Kategorisierung, um die wichtigen Prozesse von den unwichtigen zu unterscheiden

-           sind Prozesse mit hohem Wertschöpfungsanteil und kennzeichnen Wesen des Unternehmens

-           Kernprozess eines Reiseanbieters ist die Bereitstellung attraktiver Urlaubsziele für Kunden (Planen und Durchführen)

-           haben keinen oder nur einen sehr geringen Wertschöpfungsanteil

-           Buchhaltung, Kostenrechnung

-           Immaterielle Modelle, nicht greifbare Modelle (aus Software)

-           Materielle Modelle, Modellierung eines tatsächlichen Gegenstandes (Brückenbau)

-           Bestimmte Syntaxregeln beachten

-           Modellierungssprache soll gut verständlich sein

-           Modellierungskonventionen

-           Prozesse, die mit einer Modellierungsnotation dokumentiert werden, werden Prozessmodelle genannt (BPM)

-           Primäre Sicht: Steuerungssicht (Ausführung von Funktionen)

-           Sekundäre Sicht: Organisationssicht (Teilnehmer), Datensicht (Dokumente), Funktionssicht (Zerlegung in Teilfunktion), Leistungssicht (benötigte Vorleistung)

-           Da sie die Zusammenhänge von Sekundären Sichten beschreibt

-           Organisationseinheiten mit ihren Beziehungen (Organisationsmodelle)

Zerlegung von betrieblichen Zielen in eine Hierarchie von untergeordneten Zielen.

-           Zieldiagramm ist ein Teil eines Prozessmodells. Abfolge der einzelnen Teilziele sind ein Zusammenhang.

-           Zerlegung von betrieblichen Funktionen in eine Hierarchie von Unterfunktionen

-           Beschreibung der Funktionssicht in ARIS

-           Funktionshierarchiebaum ist ein Teil eines Prozessmodells.

-           IT-System: ein technisches System

-           Dokument: ein elektronisches oder physisches Dokument

-           Kontrollflusskante: Verknüpft Funktion und Ereignis, Regel

-           Beziehungskante: Verknüpft Dokument oder IT-System an Funktion

-           Task: Aktivität, die Zustand von Objekten ändert u. repräsentiert Aufgabe, die zu tun ist

-           Zugeklappte Unterprozess: verfeinerbare Aktivität, die mit einem Prozess verlinkt werden kann

-           Zugeklappter Pool für externe Organisationseinheiten

-           Zugeklappter Unterprozess: verfeinerbare Aktivität, die mit Prozess verlinkt werden kann

-           Zugeklappter Pool: externe Organisationseinheit

-           Pools repräsentieren eine Organisation als Ganzes

-           Lanes erlauben die weitere Strukturierung, Repräsentation von Organisationseinheiten und Unterteilung von Pools

-           einige Objekte in BPMN, fehlen in der EPK z. B. der Nachrichtenfluss

-           BPMN lässt sich erweitern durch zuklappen von Unterprozessen und Pools

-           BPMN kann komplexer werden und dadurch schwieriger zu verstehen

-           Größerer Modellierungsumfang führt zu Überdimensionierung bei einfachen Prozessen

-           ein Prozessmodell ist dann richtig, wenn es syntaktisch und semantisch richtig ist

-           Beispiel für die semantische Richtigkeit in Bezug auf ein Haus: "Das Haus hat vier Schlafzimmer", wenn tatsächlich vier Schlafzimmer vorhanden sind

-           Externe Minimalität: alle Sachverhalte enthalten, die in der Realwelt oder der gedachten Welt dem Modellierungszweck sich als dienlich erweisen (muss alles im Prozessmodell benötigt wird vorhanden sein)

-           Interne Minimalität: es soll nichts im Prozessmodell geben, was nicht sein entsprechendes Pendant in der Realwelt hat (nicht zu viel Modellieren)

-           Zieltrichter: vage Vorstellungen werden nach und nach verdichtet

-           Zielsieb: Unpassende Zielvorstellungen werden herausgefiltert

-           Keine vorgegeben Regeln, die immer unterschiedlich gehandhabt werden

-           Unterschiedliche Vorgehensweisen

-           Ermöglicht das Modell leicht lesbar, anschaulich und verständlich ist

-           Um Prozessmodelle fehlerfrei und attraktiv gestalten zu können, die vom Adressaten verständlich und anschaulich gelesen werden können

technische Verfeinerung von betriebswirtschaftlichen Prozessen

-           kaum noch Prozesse ohne Unterstützung durch Softwaresysteme (Unterschied zwischen Prozessen und Workflows zunehmend weniger sichtbar)

-           bei Workflow steuert der Computer den Ablauf, bei Prozessen der Mensch

-           freie Workflow: vollständig manuell durch einen Menschen

-           teilautomatisierte Workflow: wird unterstützt durch ein Softwaresystem

-           automatisierte Workflow: ohne Eingriffe eines Menschen durch ein Softwaresystem

Gestaltung, Analyse, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen

-           überwacht kontinuierlich den Fortschritt der verschiedenen Fälle bzw. Prozessinstanzen und koordiniert, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden sollen

-           Komponente eines Prozessmanagementsystems (Fähigkeit, Aufgaben Handlungsträgern anzubieten und zuzuordnen)

Aufträge in der Regel durch die interne Post weitergegeben (Bearbeitung von Aufgaben verzögert sich sehr stark)

-           Weil sie Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten

Prozesse:

• Helfen Aufgaben und Abläufe transparent zu machen und verantwortlichkeiten zu definieren

Protessmanagement:

• Umfasst Planung, Durchführung, Optimierung und Überwachung von Prozessen + Dokumentation/Analyse

• Bildet das hierarchische Gerüst eines Unternehmens

• Beschreibt vertikalen Informations- und Direktiveneinfluss im Unternehmen

• aufbauorganisation in Organigramm dargestellt

• regelt räumliche und zeitliche Durchführung der aufgaben

• Prozessmodellierung wird als wissenschaftlich gestütztes Vorgehen verstanden

• Ablauforganisation wird in prozessmodell dargestellt:

  • Dient Zerlegung der Arbeit in kleinere Aufgaben und Zuordnung der Elemente zu Elementen der Aufbauorganisation

• Unternehmen nach Funktionen (z.B. Einkauf) organisatorisch untergegliedert

  • Folge: organisatorische Einheiten, welce bestimmte Funktionen übernehmen

• beschäftigt sich mit den Aufgaben der eigenen Abteilung

• Hauptmerkmale:

  • Vordergrund: Gestaltung Aufbauorganisation

  • Trennung Fach- und Ressourcenverantwortung

  • Hierarchieprinzip -> lange informations- und Entscheidungswege

• Prozesse sind abteilungsübergreifend: durchlaufen mehreren Einheiten

• Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten

• 
  

= Ansatz zur Organisation eines Betriebs, der die Prozesse in den Mittelpunkt stellt. Dabei werden Zuständigkeiten für Prozesse explizit als teil der Aufbauorganisation definiert

• Prozessziele und daraus resultierenden Ergebnisse im Vordergrund

• Hauptmerkmale:

  • Vordergrund: Gestaltung der Ablauforganisation

  • Wertschöpfungsorienteriung

  • Kurze Informations und Entscheidungswege

  • Vermeidung von Organisation und Medienbrüche

• Umfasst gesamten Prozess auch über mehrer abteilungen

• 3 Wesentlichen ziele

  • Qualität

  • Zeit

  • Kosten

• Prozesse können in Abhängigkeit zum Kerngeschäft von Unternehmen kategorisiert werden:

  • Steuerungsprozesse

    • regeln aktiv eingreifend das Zusammspiel

    • sind die Klammer über Kern- und Unterstützungsprozess

    • sorgen für zielorientierte Struktur (Strategieentwicklung, Unternehmensplanung

  • Kernprozesse

    • Prozesse mit hohen Wertschöpfungsanteil

    • kennzeichnen Wesen des Unternehmens

    • sind wettbewerbskritisch (Auftragsbearbeitung, Produktentwicklung)

  • Unterstützungsprozess

    • kein/geringer Wertschöpfungsanteil und nicht im Wahrnehmungsbereich des Kunden

    • bieten Leistungen für andere Prozessem ohne die die Wertschöpfung nicht erstellbar ist

    • i.d.r nicht wettbewerbskritisch (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung)

Ist die Beschreibung der Organisationsstrukturen, Prozesse, Funktionen, Daten und Kommunikationsbeziehungen der Informationssysteme eines Betriebs

• Integrationskonzept, aus ganzheitlicher Prozessbetrachtung abgeleitet

  • hohe Komplexität der Modelle

• Komplexitätsreduzierung durch

  • Zerlegung in Sichten (Organisationssicht, Datensicht, Steuerungssich, Leistungssicht)

  • Beschreibung der Sichten in 3 Beschreibungsebenen (Fachkonzept, DV-Konzept, Implementierung)

= = Grafische Darstellung der gebildeten Organisationseinheiten mit ihren Beziehungen gemäß der gewählten Strukturierungskriterien. Organisationseinheiten sind Träger der zum Erreichen der Unternehmensziele durchzuführenden Aufgaben und dienen zur Beschreibung von ARIS

-> Sie stellen die Aufbauorganisation von Unternehmen dar

• Die wichtigsten Konstruktionselemente

  • Organisationseinheit(meist Abteilungen)

  • Stellen

  • Personen

  • in ARIS zusätzlich noch möglich:

    • Standorte, Kostenstellen, Gruppen und Verweise

• Konstruktionselemente werden durch kanten verbunden

  • gerichtete Kanten = mit Pfeil

    • Drücken hierarchische Ordnung aus

  • ungerichtete Kanten = ohne Pfeil

    • Stellen Zusammenhang dar

• Inklusionsbeziehung

  • Organisationseinheit ist in anderer Organisationseinheit enthalten

  • Obereinheit wird in kleinere, abgegrenzte Einheiten zerlegt

• Überordnungsbeziehung

  • Organisationseinheit ist einer anderen hierarchische übergeordnet

  • untergeordnete Einheit muss nicht teil der übergeordneten sein

• Problem bei Organigrammen:

  • Austauasch einer Person nur durch Änderung aller Organigramme die Person beinhalten ändern

  • Personen sind selten in ihrer Berechtigung identisch

  • man muss jeden Prozess prüfen, ob neue Person benötigte Berechtigung hat

= stellen Zerlegung von Produkten in eine Hierarchie von Teilprodukten dar. Unter ARIS der Leistungssicht untergeordnet

• beschreiben hierarchische Zusammensetzung von Leistungen

  • Physische Leistungen und Dienstleistunge

• Produktbaum zerlegt Leistung in Bestandteile

• macht ersichtlich, welche Teilprodukte in welcher Reihenfolge bereitgestellt werden müssen um ein Endproukt zu erhalten

• Verwendung um z.B. Stücklisten zu beschreiben

= stellen Zerlegung von betrieblichen Zielen in eine Hierarchie von untergeordneten Zielen dar -> Hierarchische Darstellung von Beziehungen zwischen Zielen

• machen übergeordnete Ziele explizit

• an der Spitze: allgemeins Ziel, welches in spezifische Teile zerlegt wird

• helfen, um Zielkonflikte zu identifizieren

• für ganzes Unternehmen oder Projekte

• Ziel/Teilziel gibt an, was erreicht werden soll

• Funktionen geben an, was getan werden muss

• erfolgsfaktor gibt an, wie erfolgreichste Zielerreichung gemessen werden kann

• Ziele/Teilziele und Funktionen: Substantiv und Verb

• Erfolgsfaktor: Substantiv oder Adjektiv + Substantiv

= Stellt die Zerlegung von betrieblichen Funktionen in eine Hierarchie von Unterfunktonen dar. Funktionshierarchiebäume dinen zur Bescheibung der Funktionssicht in ARIS

• aus Zielen leiten sich Aufgaben ab, Aufgaben sind Funktionen, die Daten eines Unternehmens transformieren

• Funktionen in Teilfunktionen zerlegt, bis Unterteilung keinen Sinn mehr macht

• Zerlegung wird als Funktionshierarchiebaum dargestellt

• Blätter des Funktionsbaums liefern Funktionen für Prozessmodellierung -> Machen untergeordnete Funktionen explizit

• Funktion/Teilfunktion gibt an, was getan wird

  • werden mit Substantiv und Verb beschriftet

• Grundannahmen:

  • Funktion/Teilfunktion besteht aus keiner/einer/mehreren Teilfunktionen

  • Teilfunktion als Blatt lässt sich nicht mehr unterteilen

= stellt betriebliche Prozesse auf einem abstrakten Niveau dar und veranschaulicht, wie die dargestellten Prozesse miteinander zusammenhängen. Dienen der beschreibung der Steuerungssicht in ARIS

• beschreiben, wie Prozesse auf abtraktem Niveau zusammenspielen

• stellen Zusammenhänge zwischen wesentliche Prozessen dar

• Nutzung: Gesamt- oder Teilübersicht der Ablauforganisation veranschaulichen

  • Insbesondere für Modellierung von Prozesslandkarten

    • = abstrakte Übersicht des gesamten Unternemens in einem einzigen Prozessmodell

• Prozesse sind Hexagone, die nach rechts zeigen

  • Beschriftung: Substantiv

• Kanten:

  • Vorgänger-Nachgänger-Beziehung

    • “Ist Vorgänger von”

  • Teilprozess-Relation

    • “Hat Teilrprozess”

• Grundsatz der Richtigkeit:

  • Prozessmodell richtig, wenn syntaktisch und semantisch korrekt

  • syntaktische Richtigkeit

  • semantische Richtigkeit

• Grundsatz der Relevanz:

  • nur Sachverhalte modellieren, die für zugrunde liegenden Zweck relevant sind

• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit:

  • Aufwand der Modellerstellung sollte den Nutzen des Prozessmodells nicht überschreiten

• Grundsatz der Klarheit

  • zielt auf Verständlichkeit der Prozessmodelle ab

  • Vordergrund: leichte Lesbarkeit,

  • ein zentraler Aspekt: grafische Anordnung der Modellelemente

  • besonders wichtiger Grundsatz, weil Prozesse sind Brücken

• Grundsatz des systematischen Aufbau:

  • Verschiedene Sichten müssen zueinander passen, wenn Sachverhalte aus unterschiedlichen Sichten beschrieben werden

= System, das die Gestaltung, Analyse, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen auf Basis expliziter Prozessmodelle unterstützt

• ein generisches Softwaresystem, das durch explizite Prozessrepräsentation, die Ausführung von Geschäftsprozessen koordiniert.

  • Absicht: jeden erdenklichen Teil automatisieren, der in Prozess enthaltne ist

    • von einfachen Aufgaben, die Teile eines Prozesses sind, bis hin zu automatisierten Koordination ganzer komplexer Abläufe

• verfolgt den Zweck, automatisierten Prozess so zu koordinieren, dass alle Arbeiten zur richtigen Zeit von den richtigen Handlungsträgern ausgeführt werden

• Hauptkomponenten Prozessmanagementsystem:

  • Steuereinheit -> steht im Mittelpunkt

  • Prozessmodellierungswerkzeug

  • Arbeitsauftragsverwaltung

  • Verwaltungs- und Überwachungswerkzeuge