Was ist ein Problem?
= tritt auf, wenn Abweichung von Soll-Zustand und Ist-Zustand oder Risiko mit Schaden tritt ein
- Ein Problem besteht auf der Sachebene
Was sind die Phasen des systematischen Problemlösungsprozesses?
1. Problem erkennen
2. Klärungsphase: Analyse & Beschreibung
3. Lösungsphase: Erarbeitung von Lösungsansätzen & Auswahl
4. Umsetzungsphase: Umsetzung des Lösungsansatzes
5. Erkenntnissicherung
Was sind Methoden oder Techniken der Problemlösung?
- Ishikawa
- 7 W
- 5 Why
Beschreibe Ishikawa-Diagramm und nenne min 5 Ursachendimensionen!
· Zerlegung des Problems in seine Ursachendimensionen
· Anwendung bspw. im Qualitätsmanagement
· Ursachendimensionen:
o Mensch – bspw. Personen mit mangelnden Kenntnissen
o Maschinen
o Methoden
o Material – bspw. fehlerhaftes Material
o Mitwelt/Umwelt – alle externen Einflüsse wie bspw. Gesetze
.. weitere: Management, Money, Messung
Beschreibe die 5 Why Methode
- iterative Technik, bei der man wiederholt die Frage "Warum?" stellt
- Warum? Dann wieder warum? ..
Beschreibe die 7 W-Methode
Erweiterung der 5 Why, für noch weitreichendere Analyse
- Was ist Problem?
- Wo liegt es?
- Wer ist betroffen?
- Wie bemerkbar?
- Warum immer wieder?
- Wann tritt es auf?
- Wie viel (Geld, Zeit) ?
Was ist ein Konflikt?
= eine Auseinandersetzung durch unterschiedliche Interessen zweier oder mehrerer Parteien
- Besteht auf der Beziehungsebene
- Eskalieren meist in Stufen
Was sind Ursachen für einen Konflikt?
- Unterschiedliche Interessen (Interessenskonflikte)
- Unterschiedliche nicht kompatible Ziele (Zielkonflikte)
- Unterschiedlicher Informationsstand (Informationskonflikte)
- Stress
Welche Rolle spielt Stress bei der Entstehung von Konflikten und wie sollte ein Projektleiter damit umgehen?
- Teammitglieder sind mehr gereizt
- Wahrscheinlichkeit von Konflikten und Fehlern erhöht
- PL sollte Ausmaß des Stresses erkennen und Maßnahmen einleiten, um das Stressniveau zu senken
An welchen Symptomen kann man Konflikt erkennen?
- Leistung der MA nimmt ab
- Zunahme Aggression & Sarkasmus
- Grüppchenbildung
- Steigende Krankheitstage
Nennen Sie mindestens zwei Konfliktarten!
Kategorien / Arten von Konflikten
- Zielkonflikte —> bspw. Projektziel: So schnell und so kostengünstig wie möglich
- Strukturelle Konflikte —> Unklare Rollen & Verantwortung
- Beziehungskonflikte —> bspw. Kommunikationsproblem
- Ressourcenkonflikte —> Wer bekommt was?
- Informationskonflikte —> Interpretation von Daten
- Interessenkonflikte —> Zwei Parteien wollen unterschiedliche Dinge
Können Konflikte positiv für Team sein?
- Ja
Konflikte, die gelöst werden
.. und nicht die Beziehungsebene beschädigen – sondern auf der Sachebene ausgetragen werden
.. können Zusammenhalt verbessern
Strategien im Umgang mit Konflikten
- Flucht und Vermeidung
- Delegation
- Nachgeben und Unterwerfen
- Konsens
- Kompromiss und Feilschen
- Kampf und Durchsetzung
Was ist eine Krise?
= verhärteter Konflikt, der ausweglos erscheint
- Ist im Gegensatz zum Konflikt ohne externe Hilfe nicht lösbar
Was sind Ursachen für eine Krise?
- Extern (Wetter)
- Technisch (IT)
- sozial (Streit)
Welche Schritte sollte ein Projektleiter beim Eintreten einer Krise einleiten?
- Schnell reagieren
- Krise objektiv bewerten
- Lösungsszenarien entwickeln
- Eskalation auf richtige Ebene
Wie entsteht eine Katastrophe und was ist es?
Entstehung:
Steigerung: Konflikt —> Krise —> Katastrophe
- Im Gegensatz zur Krise sind negative Folgen schon eingetreten und können nicht mehr komplett abgewendet werden
Moderation: Was sind Aufgaben Moderator?
Und was zeichnet ihn aus?
- Besprechung steuern (Eröffnung und Schluss)
- Einleitung Meeting
- Redebeiträge steuern
- Wacht über Zeit und Einhaltung Thema
- Inhaltlich neutral, demokratisch
- Verantwortlich für Prozess – nicht für Ergebnis
Moderationstechniken
Gängige Abfragemethoden der Metaplantechnik?
Kartenabfrage
- Frage wird gestellt
- TN erhalten Karte und Stift
- 1 Antwort pro Karte
- TN heften Karten an Pinnwand und erläutern kurz
- Zusammenfassung Moderator ggf. clustern
Gängige Abfragemethoden der Metaplantechnik:
Zurufabfrage
- TN rufen Antworten zu
- Moderator schreibt mit auf Karten und heftet an Pinnwand
Gewichten durch bspw. Klebepunkte kann bei Kartenabfrage & Zurufabfrage vorgenommen werden
Mit welcher Technik kann man Thema strukturieren/Clustern?
Mindmapping
- Thema wird zentral geschrieben
- Unterthemen werden erfasst und gegliedert in Unterthemen (Knoten) und Unterknoten
Unterscheiden Sie konvergentes und divergentes Denken!
Welchen Nutzen hat es und was zuerst?
- Divergentes Denken
Viele verschieden Ideen entwickeln, offen, kreativ
Bspw. Techniken wie Mindmapping, Brainstorming
—> Lösungen sammeln ohne Bewertung
- Konvergentes Denken
Auf eine Lösung hindenken, zielgerichtet, analysierend
Bspw. Nutzwertanalyse, Kraftfeldanalyse
—> Gesammelte Lösungen analysieren und bewerten
Nutzen: Nicht zu früh in festgefahrenen Bahnen denken
Erst divergent, dann konvergent vorgehen:
Was ist der Zweck von Kreativitätstechniken?
Nennen Sie divergente Kreativtechniken!
Zweck: Kreative Problemlösung —> Muss ein PL können, wenn unvorhergesehene Dinge passieren
o Kopfstandmethode
o 6-3-5 Methode
o Brainstorming
o Morphologischer Kasten
o Thinking Hats
Was ist Brainstorming?
- Sammlung von Ideen ohne Denkverbote
- Keine Kritik an Ideen
- Keine Hierarchien der Beteiligten
- Quantität vor Qualität
- Visualisierung an Pinnwand
- Dann erst Strukturierung
Vorteil: einfach, viele Ideen in kurzer Zeit
Nachteil: Abhängig von know how der TN und Teilnahmewille
Wie funktioniert die Kopfstandmethode?
- Besondere Form des Brainstormings
- Stelle die Frage auf den Kopf
Aus „Wie lösen wir das Problem“ wird „Wie machen wir das Problem schlimmer?“
- Einsatz bspw. Risikoidentifikation
Erkläre die 6-3-5-Methode
- 6 Personen
- Jeder schreibt 3 Ideen in 5 Minuten auf
- Dann im Uhrzeigersinn weitergeben
- Der nächste baut auf den Ideen auf
- Am Ende 108 (6x18 Impulse)
Was ist der Morphologische Kasten?
- Produkt/Problem wird in Parameter zerlegt
- Kombination der Parameter zu neuen Ansätzen —> oft neue, ungewohnte Lösungsansätze
- Bspw. Einsatz in Produktentwicklung
Beschreiben Sie die Kreativitätsmethode der Thinking Hats!
- Perspektivwechsel durch Aufsetzen verschiedener Hüte
- Weiß = Fakten, Rot = Gefühle, Schwarz = Risiken, Gelb = Chancen, Grün = Kreativität, Blau = Kontrolle über Prozess
Nennen Sie konvergente Kreativtechniken!
o Paarvergleich
o Nutzwertanalyse
o Kraftfeldanalyse
o ABC-Analyse
o Pareto
Was ist Paarvergleich?
= Vergleichsmethode
- Vergleich von jeweils 2 Kriterien durch Punktevergabe 0,1,2
- Dadurch entsteht Priorisierung (bspw. Welches Kriterium ist am wichtigsten?)
Wie erfolgt Nutzwertanalyse?
Wann setze ich sie ein?
= besonders hilfreich bei Abwägen von Handlungsalternativen
Folgt oft auf Paarvergleich
- Kriterien festlegen
- Gewichtung vergeben
- Bewerten
- Handlungsalternativen und deren Score vergleichen
BEschreibe Kraftfeldanalyse!
= besonders hilfreich in Change-Projekten
- Welche Kräfte sprechen für Lösung und welche dagegen?
- Was sind Treiber (bspw. Modernisierung)?; Was sind Hemmer (bspw. Wiederstand Belegschaft)?
- Dann gezielt Maßnahmen ableiten à Kraftfelder verändern
Definiere das Pareto-Prinzip
- Auch 80/20 Regel genannt
Mit 20% Aufwand werden 80% der Wirkung erreicht
80 % der Probleme werden meist durch 20 % der Ursachen erzeugt.
=> Das heißt: Fokussiere Dich auf die wenigen, wirklich wirksamen Einflussfaktoren.
Was ist eine ABC-Analyse?
- Elemente nach Bedeutung klassifizieren
- A = Höchste, C = niedrigste Prio
Wie kann ein Projektleiter ein kreatives und offenes Umfeld schaffen?
- Offene und ehrlich Kommunikation
Killerphrasen „Das haben wir schon immer so gemacht“ vermeiden
- Hemmende Faktoren wie Zeitdruck minimieren
- Fehlerkultur etablieren
- Motivieren eigene Ideen einzubringen
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