Was ist ein Projektstreckbrief und welchen Zweck hat er?
= Dokument für Top-Management, welches schnellen Überblick über wesentliche Punkte des Projekts gibt
Zweck:
- Grundlage für Projektauftrag
- Entscheidungsgrundlage
- Kommunikationsmittel
Was ist der Inhalt eines Projektsteckbriefs?
Inhalte:
- Projekttitel
- Kurzbeschreibung
- AG, PL
- Projektziele (auch Nicht-Ziele)
- Termine
- Budget
- Risiken
- ..
Was ist ein Project Canvas und dessen Nutzen?
= visuelle Darstellung (Big Picture) der wichtigsten Punkte des Projekts
=> detaillierter als PS
- Orientierung für Projektteam
- Referenz à Deswegen regelmäßige Aktualisierung
Welchen Inhalt hat ein Project Canvas?
Inhalt:
- Version
- Datum
- Autor
- Projektziel
- Phasen und Meilensteine
Wie unterscheidet sich Aufwandsschätzung im klassischen und agilen?
Im Klassischen:
In der Planungsphase bspw. für Gantt-Diagramm
Im Agilen:
Zu Beginn eines Sprints
Wie funktioniert die Kostenschätzung mittels der Top-Down- bzw. Bottom-Up-Technik?
Top down
- Vom Allgemeinen zum Konkreten
=> Gesamtbudget nehmen und auf Phasen oder Arbeitspakete verteilen
Bottom up
- Vom Speziellen zum Ganzen
ð Jedes AP schätzen (Ist genauer, aber aufwendiger)
Nennen Sie die Methoden der Aufwandsschätzung?
Methoden
- Expertenbefragung
o Einzelbefragung
o Delphi-Methode
o Breitband-Delphi-Methode
o Schätzklausur
o Planning Poker
o Dreipunktschätzung (PERT)
- Vergleichsmethoden
o Analogiemethode
- Algorithmische Schätzung (Parametrische Schätzung)
o COCOMO II
o Funktionspunktverfahren
o Object Points
Erklären Sie die Delphi-Methode!
Variante 1: Standard Delphi
- Moderator erklärt Aufgaben
- Experten schätzen selbstständig & anonym
- Bei deutlichen Abweichung Wdh. Der Schätzrunde
Variante 2: Breitband-Delphi-Methode
- Experten dürfen die Aufgaben vor der Schätzung diskutieren, Schätzung anonym
Variante 3: Schätzklausur
- Schätzung erfolgt gemeinsam mit Diskussion, nicht anonym
Was ist eine Schätzmethode im Agilen?
Planning Poker
= Schätzmethode, welcher vorwiegend in Scrum verwendet wird
- Jeder TN hat Karten mit Fibonacci-Folge
- Ablauf wie bei Delphi, aber mit Karten
o … TN mit höchster und niedrigster Karte begründen Schätzung
o Zyklus wird wiederholt bis Einigung erzielt
Erklären Sie die Dreipunktschätzung!
= Methode der Expertenschätzung
- Es wird neben wahrscheinlichen Wert, eine Schätzung für optimistischsten und pessimistischsten Wert abgegeben
- Wsl. Wert wird mit Faktor 4 gewichtet
Was sind Vorteile und Probleme der Dreipunktschätzung?
Vorteile:
- In Pessimitischen Schätzungen werden Risiken berücksichtigt
- Durch die Bildung eines Durchschnittwertes erzielt man höhere Genauigkeit
Probleme:
- Große Differenzen können zw. opt. & pessim. Wert eintreten
- Gründe: Fehlende Erfahrung, zu hohe Komplexität
Erklären Sie die Analogiemethode!
- Schätzen durch vorliegende Ergebnisse früherer vergleichbarer Aufgaben
- Voraussetzung: Daten aus früheren Projekten müssen vorliegen; Vergleichbarkeit
Welche Faktoren haben Einfluss auf die Schätzgenauigkeit bei Aufwandsschätzungen?
- Erfahrung & Fachwissen
- Zeitdruck
- Zeitpunkt der Schätzung
- Verfügbarkeit von Infos
In der Startphase eines Projekts sollen Sie eine grobe Kostenschätzung vornehmen, um zu prüfen, ob das bereitgestellte Budget ausreicht. Wie gehen Sie vor?
- Top-Down Ansatz verfolgen
o Vom Allgemeinen zum Konkreten
o Budget auf Phasen aufteilen
- Groben Phasenplan erstellen
- Schätzung der Kosten für jede Phase
- Vergleich der summierten geschätzten Kosten mit dem Budget
Welche Projektorganisation kennen Sie?
- Einflussprojektorganisation
o Projektmanagement in der Linie
o Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
- Autonome (Reine) Projektorganisation
Was sind Auswahlkriterien für die Projektorganisationstruktur?
- Erfahrung mit den Organisationsformen
- Größe des Unternehmens
- Komplexität des Projekts
- Art des Projekts
- Dauer des Projekts
Erklären Sie Projektmanagement in der Linie!
= Einflussorganisation; schwächste Organisationsform
- PL verbleibt in Linie, meistens der AL
- MA bleiben in Linie
- Einsatz: Für kleine Projekte in der Linie
Erklären Sie Stabs-Projektorganisation!
= Einflussorganisation
- PL als Stabsstelle, nicht in Linie
- PL nur Koordinator
- Einsatz: kleine Projekte, Organisationsprojekte
Und nennen Sie Vor- und Nachteile der Stabs-PO!
- Keine organisatorischen Änderungen notwendig
- Schneller Wissensaustausch zwischen Projekt und Linie
Nachteile:
- Aufwändige Koordinierung
- PL hat kaum Möglichkeiten sich durchzusetzen
Was ist eine Matrix-Projektorganisation?
- MA verbleiben disziplinarisch in Linie
- PL als Fachlicher Vorgesetzter
- Hat drei Ausprägungen: Schwach, ausgewogen, stark
o Schwach: PL nur koordinierend
o Stark: PL kann direkt auf MA zugreifen
- Einsatz: mittlere bis große, bereichsübergreifende Projekte
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Matrix-Projektorganisation !
- Kein Herauslösen der Projekt-MA aus Linie
- Gefahr Machtkonflikt PL und AL
- Gefahr der Überlastung der Linie
Was ist eine Autonome (Reine) Projektorganisation?
- Projekt als eigene Linie
- MA wechseln ins Projekt
- PL als fachlicher und disziplinarischer Vorgesetzter
- Einsatz: Ideal für große Projekte mit langer Laufzeit (Bauprojekte)
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Autonomen (Reinen) Projektorganisation!
- Eindeutige Verantwortlichkeiten
- Hohe Identifikation der MA mit Projekt
- Kostenintensiv
- Auslastungsprobleme der Projektmitglieder
In welcher Projektorganisation ist das Konfliktpotenzial in der Ressourcenplanung am größten und warum?
- Häufig Konflikte in der Matrix-Projektorganisation, da
o PL nur fachliche Weisungsbefugnis
o AL disziplinarische Weisungsbefugnis
- PL entzieht der Linie Ressourcen & AL muss dafür sorgen, dass Linie weiterläuft
Was ist Zweck und Aufgabe des Projektmanagement-Office (PMO) – Projektmanagementbüro?
- Projektübergreifende Unterstützung
Aufgaben:
- Hauptaufgabe: Projektmanagement weiterentwickeln (Keine administrativen Aufgaben)
- Berichtet an GF und ggf. Portfoliomanager
- Projektcontrolling
- Bereitstellung Checklisten
- Training und Coaching PLs
Was ist eine Rolle und was sind typische Rollen im Projekt?
Rolle im Projekt = Position, mit bestimmter Verantwortung und Befugnis
Bspw. Typische Rollen:
- AG
- Lenkungsausschuss
- PM
- Projektmitarbeiter
- Lieferanten
Was ist der Lenkungsausschuss? Was sind die Aufgaben?
= Übergeordnetes Entscheidungsgremium für Projekte oder Programme
- Überwachung Projektfortschritt
- Problemberatung
- Abnahme Meilensteine, Abstimmung Projektziele
- Entscheidung Änderungsantrag
über Budget- und Zeitverlängerung oder mehr MA zur Verfügung stellen
Diese Entscheidung kann PL nicht alleine treffen
Differenzieren Sie Verantwortung, Befugnis und Kompetenz!
Verantwortung
= alle Verpflichtungen, die mit einer Aufgabe verbunden sind
Befugnis
= Berechtigung, bestimmte Entscheidungen zu treffen
Kompetenz
= Fähigkeit und Wissen situativ richtig einzusetzen
Erläutern Sie AKV-Matrix!
Was ist das Kongruenzprinzip?
Hier ist Kompetenz = Befugnis
- Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definieren
- Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung werden übersichtlich dargestellt in Tabellenform
Kongruenzprinzip:
Wer eine Aufgabe und somit die Verantwortung erhält, braucht entsprechende Kompetenz (Befugnis)
Nennen Sie 2 Beispiele für Einträge in AKV!
Erläutern Sie RACI-Matrix! Was ist der Zweck?
- Responsible Zuständig für Ausführung - Umsetzungsverantwortlich
- Accountable Verantwortlicher für Entscheidung
- Consulted Beratend Hinzugezogener
- Informed Person, die nur informiert wird
Was ist das Ziel der Berichterstattung? Welche Arten gibt es?
Ziel: Alle relevanten Informationen sollen bei richtigen Personen ankommen
2 Arten:
- Zeitgesteuert
o Statusbericht
- Ereignisgesteuert
o Phasenabschlussbericht, Eskalationsbericht
Was ist Aufgabe der Berichtsbedarfsmatrix? Geben Sie 2 Beispiele für Einträge
Berichtsbedarfsmatrix (Informationsbedarfsmatrix) à ungleich Kommunikationsmatrix
- Aufgabe: Sicherstellen, Wer braucht wann welche Infos und warum?
Weiteres Bsp:
- Meilensteinbericht
- Ad-hoc-Bericht = Notruf , bspw. Bei Riesen-Bug
Nennen Sie Beispiele für formelle und informelle Berichterstattung!
Formelle Berichterstattung = Berichte
Informelle Berichterstattung = spontane Gespräche, Aushang Infos, Infos auf Firmenplattform
Welche Aufgabe hat das Dokumentenmanagement? Welche Vorteile hat es?
Aufgabe: Dient der Verwaltung von Dokumenten und wird oft über DMS realisiert
Welche Vorteile hat DMS?
- Wiederauffindbarkeit der Dokumente
- Schneller Zugriff auf Dokumente
- Dokumente als Nachweis bzw. Beweismittel
Was ist ein Projektmanagement-Handbuch?
= wichtiges Dokument, welches unternehmensspezifische Projektmanagementstandards enthält
= Best Practices eines Unternehmens
Wie Bspw.
- Vorgehensmodelle
- Checklisten
- Vorgaben Risikoanalyse
Was ist ein Projekthandbuch?
Enthält alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente und Vorgehensweisen
Was ist Projektmarketing und was sind Ziele?
= werben fürs Projekt bzw. positiv präsentieren
- Dafür ist PL verantwortlich ("Tue Gutes und rede darüber.")
- Zielgruppe: Alle internen (Team) und externen Stakeholder
- Ziele:
o Steigerung Zufriedenheit Kunde
o Steigerung Zufriedenheit Projektmitarbeiter
Welche Möglichkeiten hat ein Projektleiter, als Botschafter für das eigene Projekt aufzutreten und den Nutzen zu verdeutlichen?
Wie?
- Informelle Kommunikation - Kaffeepause
- Formelle Kommunikation - Präsentationen, Intranet
- Regelmäßige Berichte und Einbindung der Stakeholder (Erreichen Meilenstein)
Zuletzt geändertvor 9 Tagen
