Was bedeutet Kostenplanung/ Projektkostenplanung und was ist deren Zweck?
= Ermittlung und Zuordnung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten zu Vorgängen und Arbeitspaketen (SOLL-Kosten)
Zweck:
- Budget einhalten
- Kosten den Ressourcen zuteilen
Welche Kostenarten gibt es? Nennen Sie je ein Beispiel!
- Personalkosten bspw. Gehälter
- Materialkosten bspw. Verbrauchsgüter
- Sachkosten bspw. Büromiete
- Dienstleistungskosten bspw. Beratungskosten
- Kapitalkosten bspw. Zinsen für Kredit
- Kalkulatorische Kosten bspw. Risikoaufschläge
Welchen Zweck verfolgt die Kostentrukturplanung? Was ist die Grundlage?
- Stellt Kosten in hierarchischer Form dar (Grundlage = PSP)
- Jedem AP werden Kosten zugeteilt
- Ermöglicht konsistentes Projektcontrolling
Welche Schritte sind Teil der Kostenplanung (Kostenstrukturplanung)?
1. Identifikation der Kostenarten
Kostenarten = Arten in die Kosten eingeteilt werden (bspw. Materialkosten, Sachkosten, Kapitalkosten)
2. Kostenartenrechnung
o Für jede Kostenart: Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen?
3. Kostenstellenrechnung
o Kostenstellen = Ort/ Bereiche, wo die Kosten anfallen
o Wo sind die Kosten angefallen? => Bspw. Abteilung F&E
o Dadurch ist Verursachungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten möglich
4. Kostenträgerrechnung
o = Projekte, Produkte oder Dienstleistungen wofür die Kosten anfallen
o Wofür sind die Kosten angefallen? => Welche Teilaufgaben verursachen die Kosten
o Verursachungsgerechte Verteilung auf bspw. Teilprojekte, AP, Phasen
5. Erstellung Kostenplan
o Kosten werden den Arbeitspaketen zugeteilt
Beschreiben Sie den Unterschied zwischen Projekteinzelkosten & -gemeinkosten!
Nennen Sie mindestens drei direkte und zwei indirekte Kosten, die in Projekten üblicherweise anfallen
Projekteinzelkosten
- Kosten, die dem Projekt direkt zugerechnet werden
- Können AP zugeordnet werden
o Bspw. Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittel, Investitionen, Reisekosten
o bspw. Laptop für Entwickler
Projektgemeinkosten
- Kosten, die dem Projekt nicht direkt zugerechnet werden
- Berechnung der Verrechnungssätze und Verteilung der Kosten => Möglichst verursachungsgerecht
o Bspw. Overheadkosten, Lizenzkosten, Opportunitätskosten
Welche 2 Vorgehensweisen der Kostenplanung kennen Sie? Beschreiben Sie!
Top down
o Vom Allgemeinen zum Konkreten
o Gesamtbudget wird auf die Teilprojekte und AP verteilt
Bottom up
o Vom Speziellen zum Ganzen
o Ausgehend von Aufwandsschätzungen für einzelne AP ergibt sich durch Addition das Gesamtbudget
Bottom-Up ausführlicher:
- Aus PSP werden APs entnommen
- Inhaltliche Abfolge ergibt sich durch Ablauf- und Terminplanung
- Im Ressourcenplan werden benötigte Ressourcen ermittelt
- Im Kostenplan werden Ressourcen mit Kosten bewertet (EK, GK)
- Gesamtkosten ergeben sich aus Summe der ermittelten Kosten
Was ist der Nutzen des Kostenanfalls?
- hilft dem PM den Cashflow, die Verteilung der Ausgaben & Zahlungstermine über Projektdauer zu planen
Bsp. Fehler
Unterschätzte hohe Anfangsverteilte Kosten können zu Finanzierungsengpass führen
Welche Arten des Kostenanfalls unterscheidet man?
Gleichverteilt
- Kosten fallen gleichmäßig über Dauer an
- Bspw. Personalkosten 15.000€, 3 Monate —> 5.000€ pro Monat
Endverteilt
- Gesamten Kosten fallen zum Ende des Vorgangs an
- Bspw. Dienstleistungsrechnung am Ende des Vorgangs über 9.000€
Anfangsverteilt
- Gesamten Kosten fallen zu Beginn des Vorgangs an
- Bspw. Einkauf Material 25.000€, welches die nächsten 3 Monate verarbeitet wird
Warum sollten Sie eine Cash-Flow-Rechnung im Projekt durchführen?
Zweck: Zahlungsströme im Blick zu behalten
- Wann kommen Einnahmen (bspw. Fördermittel)?
- Wann entstehen Ausgaben (bspw. Lieferantenrechnungen)?
Ggf. Maßnahmen treffen, wenn nicht genügend finanzielle Mittel
Was ist die Kostenganglinie?
= Kostenverlauf über die Projektzeit
- Wird durch oberen Rand („Hüllkurve“) des Kostengangs gebildet
- Kosten pro Monat
Was ist die Kostensummenlinie?
= kumulierten Kosten eines Projekts über die Projektzeit
Aufsummierung der Werte des Kostengangs
Ein Punkt auf der Linie zeigt, wie hoch die kumulierten geplanten Kosten bis zu dem Stichtag sind
Welchen Zweck hat Kostenganglinie und Kostensummenlinie?
- Finanzielle Engpässe können frühzeitig erkannt werden
- Einhaltung Budget überwachen
- SOLL-IST-Sicherstellung
Die Kostensummenlinie zeigt summarisch, wie hoch die Kosten zu jedem Zeitpunkt des Projektes voraussichtlich steigen werden. Warum kann es sich empfehlen, besonders kostenintensive Aktivitäten möglichst spät auszuführen?
- Können bei Projektabbruch eingespart werden
- Können bei Änderung ggf. eingespart oder reduziert werden
- Kapital- und Fördermittelbeschaffung benötigen Zeit => Vielleicht stehen die Finanzierungsmittel erst dann zur Verfügung
Welche drei Hauptaktivitäten muss ein Projektleiter im Rahmen der Projektfinanzierung durchführen?
- Sicherstellen, dass genügend finanzielle Ressourcen vorhanden
- Finanzielle Ziele des Projekts erreichen
- Finanzierungsstatus überwachen
Was bedeutet Ressourcenmanagement?
= bedeutet, die Menge der Ressourcen einer Ressourcenart, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind, werden ermittelt
Was bedeutet Ressourcenbedarfsplan und Ressourcenganglinie?
Ressourcenbedarfsplan
= stellt die notwendigen Ressourcen (Menge, Dauer) über die Zeit dar
Ressourcenganglinie:
Ähnlich Kostenganglinie
Wie kann man Ressourcen unterteilen?
Nach Ressourcenart
- Personal
- Sachmittel
Gebrauchsgüter (Betriebsmittel, Räume)
Verbrauchsgüter (Material, Energie)
- Kapital – bspw. Bürgschaften, Kredite
Welche Schritte sind Teil der Ressourcenplanung?
1. Identifikation der Ressourcenarten
Bspw. Personen - Personalkosten
2. Erstellung eines Ressourcenbedarfplans mit Schätzung (Analogie, Experten)
Welche Ressourcen in welcher Menge zu welcher Zeit?
3. Darstellung der Ressourcenganglinie / zeitlich aufgelösten Ressourcenplan
Zeigt den Verlauf über die Zeit
4. Abgleich Bedarf & Kapazität
Ggf. Anpassung
Nennen Sie mindestens drei mögliche Ursachen für Ressourcenkonflikte!
- Wetter/Klima => Ressource nicht verfügbar
- Mitarbeiter doppelt verplant => Nicht genug Kapazität
- Maschine defekt => Materialausfall
Was können Sie tun, wenn Ressourcen nicht in dem Maße wie geplant zur Verfügung stehen?
- Auf externe Ressourcen zurückgreifen
- Eigene Kapazitäten prüfen und ggf. aus internen Ressourcen stemmen
- Alternative Ressource beschaffen
- Ressourcen priorisieren
Wer kann verantwortlich für die strategische Ressourcenplanung sein?
- Macht meist Programmmanager / Ressourcenmanager / Projektmanager
Welche Kompetenzen brauchen wir langfristig?
Operative Ressourcenplanung => macht der PL
- Wer arbeitet an welchem AP? , Wie viele Stunden?
Worin liegt der Unterschied zwischen kapazitäts- und termintreuer Ressourcenplanung?
Leistungstreu / Kapazitätstreu:
- Fokus auf Einhaltung der Ressourcen
- Verschiebung des Endtermins wird in Kauf genommen, AP werden verschoben
Termintreu:
- Fokus auf Halten des Endtermins
- Mehr Ressourcen oder Änderung AP, Bspw. Mehrarbeit
Was ist der Projekt-Start-Workshop? Welchen Inhalt hat der Workshop?
= Arbeitsbesprechung, in der mit Team und AG erste grobe Projektplanung erstellt wird
= idR. Erstes Treffen des Projektteams
Inhalt
- Projektziele
- Projektorganisation
- Erfolgsfaktoren und Erfolgskriterien
- Rollenklärung
- Stakeholder
- Chancen und Risiken
Was ist ein Kick-Off-Meeting?
= Offizieller Start des Projekts, Informationsveranstaltung
- Projektziele werden offiziell in Kraft gesetzt
- TN: PL, Lenkungsausschuss, Projektteam, AG
Was sind die Aufgaben/Ziele des Projekt-Controllings?
- Sicherstellen das Projektziele innerhalb des Magischen Dreiecks erreicht werden
- Kontinuierliche Fortschrittsüberwachung (Abgleich SOLL-IST)
- Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen, um Gegenmaßnahmen einzuleiten
Was sin Kontrollmaßnahmen zur Ermittlung des Projektstatus?
- Statusabfragen
- Jour Fixe
- Reviews
- Abnahmen
Was ist ein Review? Was ist das Ziel und wann wird es eingesetzt?
= formelles Verfahren der Betrachtung des Projektstatus
- Ziel: Aus Vergangenem Lernen und für die Zukunft nutzen
- Einsatz: Wird bei Phasenübergängen, am Ende eines Sprints, beim Erreichen von Meilensteinen und am Projektende durchgeführt
Welche Kriterien können festgelegt sein, die erfüllt sein müssen, damit Aufgabe erledigt ist?
- Definition of Done
- Abnahmekriterien
Was ist der Fertigstellungsgrad / Fortschrittsgrad und welche Aufgabe hat er?
= Verhältnis erbrachte Leistung zu Gesamtleistung in %
Aufgabe:
- Kontinuierliche Überwachung des Projekterfolgs
Nennen Sie alle Variablen, die zur Ermittlung des Fertigstellungsgrades notwendig sind!
- PGK Plan- Gesamtkosten
- PK Plankosten (Geplante Gesamtkosten an einem Stichtag)
- IK Ist-Kosten
- FGR Fertigstellungsgrad
Fertiggestellte Leistung / Gesamtleistung
- FW Fertigstellungswert
FW = PGK x FGR
- EGK Erwartete Gesamtkosten
Prognostizierte Gesamtkosten bei geplanter Fertigstellung
Welche Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads kennen Sie?
Schätzen
- Schätzen durch Arbeitspaketverantwortlichen
Messen
- Mengenproportionalität
o Fortschritt zum Zeitpunkt X = erreichte oder verbrauchte Menge / geplante Gesamtmenge
o Bsp. Bau Mauer mit 150 Steinen Ziel, 93 verbaut, FGR = 62%
- Zeitproportionalität
o Fortschritt zum Zeitpunkt X = bisher abgelaufene Zeit / geplante Gesamtzeit
o Bsp. Bau Mauer mit 3h, 2,5 Stunden verbraucht, FGR = 83%
- Sekundärproportionalität
o Genau dieselbe Rechnung wie bei Menge oder Zeit, nur, dass es eine Sekundärgröße gibt
Bestimmen
Prozess-Start-/Prozess-Ende-Methode
- 0/100 , erst 100, wenn AP abgeschlossen —> Einsatz: Bei klaren Meilensteinen
- 50/50, ab Start 50 und bei Fertigstellung 100 —> Einsatz: Bei viel Vorarbeit
Statusschrittmethode (gewichtete Meilensteintechnik)
Welche Methoden zur Analyse des FSG kennen Sie?
- Earned-Value-Analyse
- Meilensteintrend-Analyse
- Terminkontrolle Gantt
Was ist die Earned-Value-Analyse (EVA)?
= Controlling-Methode
- Mithilfe von Plan- und Ist-Daten werden Kennzahlen zum Projektfortschritt berechnet
- Außerdem lassen sich mit EVA Prognosen zu voraussichtlichem Projektende & -kosten machen
Wie wird der EV berechnet?
Earned Value = FW = Summe der geplanten Aufwände für den zu einem Stichtag erbrachten Leistungsumfang
o FW = PGK x FGR
o Termine: EV – PV = FW - PK
o Kosten: EV – AC = FW - IK
Machen Sie ein Beispiel für die EV-Berechnung!
10 Räume müssen gestrichen werden, pro Raum geplante Kosten von 100€
Zu Stichtag beträgt der Fertigstellungsgrad 40%. Die Kosten die bis dahin angefallen sind betragen 600€. Die bis dahin geplanten Kosten belaufen sich auf 500€
- PGK = 1.000€
- FW = EV = 400€
- IK = AC = 600€
- PK = PV = 500€
Termin: EV – PV = -100 à 1 Zimmer zeitlich hinter Plan
Kosten: EV – AC = -200 à Budget überzogen, im Wert von 2 Räumen
Was sind häufige Probleme bei der Fortschrittsmessung?
- Zeitverzögerte Datenerfassung (bspw. Durch Rechnungen)
- Falsche Rückmeldung zum Fertigstellungsgrad (90% Syndrom)
- Abweichungen von Planungen
Beschreiben Sie das 90% Syndrom!
= Phänomen, welches in der Praxis häufig anzutreffen ist
- Der Fortschritt wir sehr schnell auf 90% geschätzt, obwohl er deutlich niedriger liegt
- Mögliche Ursache: Pareto Prinzip - Die letzten 20% brauchen 80% der Zeit!
- Bis zum Schluss werden häufig die kniffligen und unliebsamen Zeitfresser aufgehoben
Mögliche Gegenmaßnahmen: 0/100 Methode oder Statusschrittmethode
Was ist ein Statusbericht?
= Fortschrittsbericht = One Pager = Ampelbericht = Projektbericht
= formeller Bericht nach festgelegtem Zeitplan (bspw. Jeden zweiten Freitag)
- Information an Stakeholder (bspw. Lenkungsausschuss, AG)
- Zweck: Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Herausforderungen
Welchen Inhalt hat ein Statusbericht?
o Status zur aktuellen und vorherigen Phase
o Prognose bis Projektende
Welche Methoden der Projektsteuerung können dem Statusbericht beigefügt werden?
- Meilensteintrendanalyse (MTA) => Zeigt Termintrends
- Kostentrendanalyse (KTA) => Zeigt Budgetentwicklung
- Leistungstrendanalyse (LTA) => Zeigt Performance
Was ist die Meilensteintrendanalyse (MTA)?
= Methode zur Überwachung der Termintreue
- Rückmeldung der Meilenstein-Verantwortlichen werden in Diagramm festgehalten
- Trends können frühzeitig abgeleitet werden —> Steigende Linien = Verzögerung
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