Welche Aufgaben hat das Konfigurationsmanagement?
- Sicherstellen, dass Leistungsumfangs und Lieferobjekte mit den Anforderungen des AG übereinstimmen -> Scope überwachen, Scope Creep vermeiden
- Sicherstellen, dass alle Projektbeteiligte zu jeder Zeit mit der gleichen Version des Plans arbeiten
Was ist eine Konfiguration?
= Merkmale eines Produkts, wie sie im Anforderungsprofil und in der Spezifikation beschrieben sind
Was ist der Zweck des Änderungsmanagements?
Zweck:
- Änderungen sind unvermeidlich => Man sollte vorher darüber abstimmen, wie man mit Änderungen umgeht
- Änderungen transparent in Projekt integrieren ohne den Projektplan zu gefährden
Was gehört nicht ins Änderungsmanagement?
- Änderung operativer Aufgaben und Vorgehensweisen
- Änderung eingesetztes Personal
Was ist eine Änderung?
= durch Änderungsantrag (change request) begründete, durch Änderungsentscheidung in Kraft gesetzte und durch Änderungsmitteilung bestätigte Abweichung von bis dahin gültiger Dokumente
Was sind Gründe für Änderungen?
- Geänderte Kundenanforderungen
- Geänderte Rahmenbedingungen
- Technische Probleme
- Budgetüberschreitungen
- Ressourcenknappheit
Was sind die drei Phasen des Änderungsprozesses?
1. Antrag mit Beschreibung & Begründung
2. Bewertung (Zeit, Kosten, Leistung)
3. Beschluss (Annahme oder Ablehnen)
4. Kommunikation, Umsetzung & Dokumentation
Was können hilfreiche Rechnungen vor einer Änderungsentscheidung sein?
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Amortisationsrechnung
- Kapitalwertmethode
Anforderungsänderungen haben idR gravierende Auswirkungen, welche?
- Zusätzlicher Aufwand => Höhere Kosten
- Nachforderungen / Vertragsverhandlungen
- Zeitverzug
- Neue Risiken
- Veränderter Ressourcenbedarf
Was ist ein Change-Log?
= simple Tabelle
Was ist passiert? Warum? Wann? Wer hat entschieden?
Wann liegen Mängel vor?
- Vertragliche vereinbarte Anforderungen, Leistungen oder Qualitätsstandards durch AN nicht erfüllt
Was ist Nachforderungsmanagement (Claim Management) und was ist der Zweck?
= Erkennen, Dokumentieren und Durchsetzen oder Abwehren von Forderungen (Claims) aus Vertragsabweichungen in Projekten
- Claim = Forderung eines Projektpartners
- Bspw. Leistungen entfallen, Mehrkosten, Verzögerungen
- Änderungen bspw. von Anforderungen müssen finanziell abgesichert werden (Mehrkosten)
Nennen Sie Beispiele für defensive und aggressive Claim-Strategien!
- Defensiv
o Berechtigte Claims der Partner akzeptieren
o Partnerfreundliche Verträge
- Aggressiv
o Fremd-Claims grundsätzlich ablehnen
o Eigene Claims in maximaler Höhe ausnutzen
Projektabschluss
Aus welchen Bestandteilen / Phasen / Schritten besteht der Projektabschluss?
- Übergabe mit Übergabedokumentation
- Abnahme mit Abnahmeprotokoll
- Projektabschluss-Workshop
o Projektanalyse
- Lessons Learned dokumentieren
o Team von Rollen entbinden
o Wertschätzen und Auflösen des Teams
Was bedeutet Abnahme?
= Entscheidung des AG, dass ein Ergebnis den Vereinbarungen und Erwartungen entspricht
Wie läuft eine Abnahme ab?
- Abnahmeverfahren und –kriterien sollten zum Projektstart definiert sein!
- PL übergibt formal das Produkt an den AG
- Dieser prüft Erreichung der Ziele anhand Abnahmekriterien
- Unterschrift Abnahmeprotokoll – von beiden Seiten
Abnahme hat rechtliche Folgen à siehe Teil 1
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Projekt übergeben werden kann?
- Übergabe der Lieferobjekte muss erfolgt sein (inkl. Übergabeprotokoll)
- Abnahme muss stattgefunden haben (inkl. Abnahmeprotokoll)
Was heißt Lessons Learned? Wie werden sie im Projekt einbezogen? Was ist der Zweck?
= Projektlernen - ist Bestandteil des Projektabschlusses
- Kann als separater Workshop oder in Projektabschluss-Workshop stattfinden
Nutzen / Zweck:
- Wissen für zukünftige Projekte nutzen
Bspw. Infos über Chancen & Risiken oder Stakeholder
- Wiederholung von Fehlern vermeiden
- Prozesse verbessern
Was sind die Phasen des Lessons Learned Workshop?
- Vorbereitung: Einladung, Agenda, Zeitplan
- Durchführung
- Aufbereitung: Dokumentation und Archivierung der Ergebnisse
Was ist Inhalt des Lessons Learned Workshops?
- Was lief gut?
- Was lief schlecht?
- Was kann verbessert werden?
- Was sollte beibehalten werden?
Was sind Techniken, um Wissen für Lessons Learned einzuholen?
- Checklisten
- Kundenbefragung
- Mitarbeiterbefragung
- Workshops
Wie kann man Lessons Learned weitergeben?
- Wissensdatenbanken – für alle zugänglich
- Intranet nutzen
- PMO —> LL sammeln und gezielt bereitstellen
Lessons Learned (Projektlernen) kann auf 4 Ebenen bezogen werden. Welche?
Ebenen des Projektlernens nach Kummerhof
- Sachebene bspw. Nachkalkulation
- Beziehungsebene Feedbackgespräche
- Prozessbasiert Stakeholder-Befragung
- Dokumentenbasiert Checkliste
Was ist ein Projektabschluss-Meeting? Und was ist der Zweck?
= letzter Schritt des Projekts
- Analyse und Bewertung des Projekts
- Lessons Learned besprechen
- Offene Aufgaben
- Teamreflektion
- Wertschätzung der Unternehmensleitung!
Was ist Inhalt des Abschlussberichts?
Inhalt:
- SOLL/IST Abgleich - SOLL für Kosten, Termine und Leistung werden mit IST- Ergebnissen verglichen
- Abweichungen werden begründet
- Erkenntnisse aus Lessons Learned werden zusammengefasst
Wann wird eine Umfeldanalyse gemacht? Warum?
Wann?
- Vor Stakeholder-Analyse und Chancen- & Risiken-Analyse
Warum? / Zweck
- Umfeld in dem Projekt stattfindet kann es beeinflussen
- interne und externe Einflüsse frühzeitig erkennen
Wie kann man eine Umfeldanalyse grafisch darstellen?
ð interne und externe soziale Einflüsse => werden in Stakeholder-Analyse genauer analysiert
ð sachliche Einflüsse => werden in Chancen- und Risikoanalyse weiter betrachtet
Was ist ein bewährtes Verfahren für die Umfeldanalyse?
PESTEL (v.a. für externe Faktoren)
- Political Politische Faktoren
- Economical Wirtschaftliche Faktoren
- Social Soziokulturelle Faktoren
- Technological Technologische Faktoren
- Environmental Umweltfaktoren
- Legal Rechtliche Rahmenbedingungen
Auch hier ist Ishikawa-Diagramm ein starkes Tool —> v.a. kombiniert mit PESTEL
Was beudetet Risikomanagement?
= Identifizierung, Bewertung und Steuerung potenzieller Unsicherheiten
Welche Risiko-Dimensionen gibt es?
1D (Unidirektional) —> „Reine“ Risiken, es ist nur eine Verschlechterung möglich
- Bspw. Sturzgefahr
2D (Bidirektional) —> „Spekulative“ Risiken; Verschlechterung oder Verbesserung möglich
- Bspw. Rohstoffpreise können steigen oder fallen
Welche Risikoarten gibt es und wie geht man mit Ihnen um?
Technische Risiken
- => Proof-Of-Concept (PoC) = Prüfung technischer Machbarkeit
Kaufmännische Risiken bspw. Budgetüberschreitungen
- => Puffer
Marktrisiken bspw. Konkurrenzprodukte
- => Regelmäßige Wettbewerbsanalyse
Ressourcenrisiken bspw. Materialknappheit
- => Frühzeitige Beschaffung
Personalrisiken bspw. Entwickler-Verfügbarkeit
- => Back-Up-Plan
Rechtliche Risiken bspw. Datenschutz
- => Rechtsabteilung sprechen
Politische Risiken bspw. Internationale Projekte
- => Politische BEobachtung
Wie geht man in der Risikoanalyse vor?
Phasen des Vorgehens:
1. Identifizieren => Checklisten, Umfeldanalyse, Lessons Learned alter Projekte
2. Analysieren => Was sind die Ursachen? , 1D oder 2D?
3. Quantitativ analysieren => Berechnung Risikowerte, Risiko-Tabelle
a. Oder Qualitativ – Risiko-Index (Skala 1-10)
4. Strategie wählen
5. Maßnahmen planen und umsetzen
6. Controlling der Maßnahmen durchführen
Wie kann Risiko gemessen werden? (Punkt 3.)
- Qualitativ
o Bei kleinen Projekten => hoch, mittel, niedrig
- Quantitativ
o bei komplexen Projekten => Risikowertberechnung
- Monte Carlo Analyse
= Mathematische Simulation tausender Szenarien => Ergebnis: Wahrscheinlichkeitsverteilung für Projektergebnis
Wie wird das Risiko quantitativ analysiert?
Bewertung des Risikos mittels zwei Faktoren
- Eintrittswahrscheinlichkeit (EW)
- Schaden
o Schadenshöhe (SH)
o Auswirkung
Risikowert: RW = EW x SH
- Wofür Risikowert? => Priorisierung
- Manche PM sprechen bei einer EW ab bereits 20% von Problem (nicht "Risiko")
Listen Sie die Spaltenbeschriftung der Risiko-Tabelle auf!
Wozu dient Risikomatrix? Was ist das?
= Entscheidungshilfe, für welche Strategie man sich entscheidet
Strategien:
- Vermeiden Schutzzaun um Gefahrenstelle
- Vermindern Sichtbare Verkehrswege
- Verlagern Versicherung abschließen
- Akzeptieren Nichts tun
Welche Risiko-Maßnahmen (Reaktionsplan = Maßnahmenplan) gibt es?
Präventive Maßnahmen
- Sollen Gefahr des Eintretens vermindern, d.h. die EW verringern
- Merke: 1 Euro für Prävention spart 10 Euro für Korrektur
Korrektive Maßnahmen (Risiko ist eingetreten)
- Negative Effekte (Schadenshöhe, Tragweite) vermindern
Auf welche Weise können Risiken identifiziert werden?
- Lessons Learned durch Auswertung früherer Projekte
- Kreativitätstechniken, wie bspw. Brainstorming, Mindmapping mit Team & Stakeholdern
- Risiko-Checklisten aus PM-Handbuch
- Umfeldanalyse (PESTEL, STEEP) => Sachliche Faktoren
Wann wird Risiko- und Chancenmanagement im Projekt durchgeführt?
- Beginnend in Initialisierungsphase
- dann fortlaufend im Projekt => immer wieder aktualisieren, da sich Risiken ändern können
Warum sollten Chancen, Risiken und die erarbeiteten Reaktionspläne überwacht werden?
- Neue Informationen können verfügbar werden
- Neue Chancen & Risiken können entstehen
- EW & SH können sich ändern
Wie werden die Kosten für die Projektrisiken im Projektbudget berücksichtigt?
- Risikomanagement = Aufgabe des PM – also Teil des PSP
- Kosten von Maßnahmen gehen als Risikobudget mit ein
- Contingency Reserve (Sicherheitspuffer)
Was sind Stakeholder?
= Alle Personen und Gruppen, die am Projekt beteiligt sind, davon direkt/indirekt betroffen sind oder Interesse daran haben
Was ist der Nutzen des Stakeholdermanagements? Bzw warum wird eine Stakeholderanalyse durchgeführt?
- hilft alle wichtigen Stakeholder zu identifizieren und gezielt zu managen (Strategien & Maßnahmen)
- AG und GF haben idR Macht über weiteren Projektverlauf und Budget zu entscheiden
- Können durch Einfluss Projekte zum Scheitern bringen
Nennen Sie typische Stakeholder eines Projekts!
- Auftraggeber / Kunde
- Lenkungsausschuss
- Höheres Management / Portfoliomanager
- Lieferanten
- Interessensverbände
Wann wird im Projekt Stakeholdermanagement durchgeführt?
- Identifikation & Analyse während Initialisierungsphase und ab da während der gesamten Projektlaufzeit Überwachung und Steuerung
Was könnten mögliche Informationsquellen für eine Identifikation von Stakeholdern sein?
- Workshops, in denen Kreativitätstechniken wie Brainstorming eingesetzt werden
- Bisher gesammelte Erfahrungen + Interne Stakeholder-Datenbank
- Umfeldanalyse => soziale Einflüsse
- Gesetzliche Vorschriften => Behörden & Verbände
Wie geht man im Stakeholder-Prozess vor?
Vorgehen:
1. Stakeholder identifizieren (Stakeholder-Datenbanken, Lessons Learned, Umfeldanalyse)
2. Analyse Interessenslage & Betroffenheit
3. Bewertung der Macht bzw. Einflusses => Stakeholder-Matrix
4. Strategien ableiten => Aus Stakeholder-Matrix ableiten
5. Planung und Umsetzung von Maßnahmen => Kommunikationspläne
6. Controlling der Maßnahmen
Warum Stakeholder-Matrix aufbauen?
- Einfluss managen
- Unterstützungspotential voll ausschöpfen
Strategien ableiten
Wie ist eine Stakeholder-Matrix (Stakeholder-Portfolio) aufgebaut und was sind die Beteiligungsstrategien?
- Partizipativ Kooperation - Aktive Einbindung als Partner auch in Entscheidungen
Bspw. Durch Workshops, User Stories, Pilotgruppen
- Diskursiv Konfrontation - Sachliche, faire Auseinandersetzung
- Restriktiv Information - Bewusst nur eingeschränkt mit ausgewählten Infos versorgen
So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich
- Repressiv Ignoranz - Bewusst sehr eingeschränkt informieren
Wie kann Strategie umgesetzt werden?
- Durch Beteiligungsformen => Netzwerke, Bündnisse
- Informelle Kommunikationskanäle
- Formell => Statusberichte
Unterscheiden Sie Bündnisse und Netzwerke!
Netzwerke
= informelle Verbindungen, die häufig über längeren Zeitraum existieren
- nicht unbedingt gemeinsames Ziel
Bündnisse
= zweckorientiert
- gemeinsames Ziel.
- Meist liegen formelle vertragliche Regelungen zugrunde
Was ist eine Kommunikationsmatrix / Kommunikationsplan?
= Werkzeug, um klare Kommunikationswege im Projekt festzulegen
- Für Planung und Umsetzung der Maßnahmen
- Wer stellt wem, worüber, wann, wie oft, in welcher Form und warum eine Info zur Verfügung?
Was ist der Nutzen einer Stakeholder-Analyse-Tabelle und wie ist sie aufgebaut?
alle relevanten Infos (plus Strategien und Maßnahmen) über Stakeholder strukturiert darstellen
Wodurch grenzen sich die Informationsbedarfsmatrix, Kommunikationsmatrix und Dokumentenbedarfsmatrix voneinander ab?
Informationsbedarfsmatrix
= Berichtsbedarfsmatrix = Berichtsplan
- Zweck: Erfassung, Analyse und Dokumentation der Informationsbedarfe der Stakeholder
- Wer braucht wann welche Infos (bspw. in Form eines Berichts) und warum?
Kommunikationsmatrix
= Werkzeug, das hilft, klare Kommunikationswege im Projekt mit Stakeholdern festzulegen
--> Wer, Warum, Was, an wen, wann, wie oft, in welcher Form und mit welchem Ziel Infos übermittelt
Dokumentenbedarfsmatrix
= Werkzeug der Dokumentenverwaltung, welches hilft, alle Dokumente des Projekts zu erfassen
Welche Dokumente brauchen wir? Wer erstellt, prüft, gibt frei und archiviert was?
Was ist Erwartungsmanagement?
Die Erwartungen der Stakeholder so beeinflussen, dass ein positives, aber auch realistisches Bild vom Projekt entsteht und falschen Erwartungen vermieden werden
Grenzen Sie Bedürfnisse, Erwartungen ab!
Bedürfnisse: unbewusst, häufig unausgesprochen
Erwartungen: Sind Bedürfnisse, die einer Person bewusst werden - teils auch nicht klar ausgesprochen
Was ist ein Sounding Board?
Anwender und andere Stakeholder können ein Gremium bilden, das den Lenkungsausschuss oder die Projektleitung berät
Welche agilen Berichtsmethoden kennen Sie?
Burn-Down-Charts
- Zeigt Fortschritt eines Projekts über Zeit ; Welche Aufgaben noch zu erledigen
Kanban Board
- Zeigt Fortschritt eines Projekts bzw. Aufgaben über Zeit —> Aufgaben in Spalten org
Daily Stand Ups
- Fortschritt, Hindernisse, Pläne
Retrospektiven
- Reflektion & Verbesserungen identifzieren
Zuletzt geändertvor 18 Tagen
