Präsenz / Prüfung

• Einmaligkeit der Aufgabe (keine dauerhafte oder ständig wiederkehrende Aufgabe; Singularität)

• klare Zielvorgabe (SMART-Formel)

• zeitliche Befristung mit klarem Anfangs- und Endtermin

• finanzielle und personelle Begrenzung

• Proektspezifische Organisation (hierarchieübergreifende Zuständigkeiten)

• Neuartigkeit (neue Herausforderung / kein Routinevorgang)

• Interdisziplinarität und Teamarbeit

• Lösungsweg komplex (keine trivale Aufgabenerfüllung; diverse voneinander abhängige Aufgaben)

S = spezifisch, einfach, verständlich, präzise

M = messbar, Grenzwerte zur Überprüfung der Erfüllung

A = achievable unter realistischen Bedingungen erreichbar

R = realisierbar, für das Projekt relevant in Bezug zum Ziel

T = terminiert, planbar

• Projektteam wird bereits in der Phase der Projektvorbereitung - hier. 1.2 Definition - gebildet

• Personalauswahl ist für Projekterfolg entscheidend

• Projektleiter und Projekt(gruppen)mitarbeiter haben gewisse Anforderungen zu erfüllen, die mittels Anforderungskatalogs erfasst werden können

• kann komplexe Probleme übersichtlich darstellen

• die Arbeit gut strukturieren

• erreichbare Ziele setzen und klare Aufgaben stellen

• ist zu schnellen und transparenten Entscheidungen fähig

• kommunikationsfähig und informiert das Team

• kann überzeugen, durchsetzen und motiviert Mitarbeiter

• hat erforderliche Sach- und Methoden- sowie hohe Sozialkompetenz

  
  

→ Berücksichtigt Ziele aus magischen Dreieck und MOI-Führungsmodell von Weinberg (Mitarbeiter motivieren, Projekt organisieren, Innovationen gemäßigt ansteuern)

• Fachkenntnisse (hard skills)

• Persönlichkeitsmerkmale (soft skills):

  • emotionale Stabilität

  • Offenheit

  • Konsensfähigkeit

  • Gewissenhaftigkeit

• flexibel in Verhaltens- und Denkweise

• haben Phantasie

• innovative Fähigkeiten

• analytische Fähigkeiten

• kommunikative Kompetenz

• administratives Geschick

• strategisches Vorgehen

• Priorisierung

• Sachziel der Aufgabenerfüllung in guter Qualität

• Ziel der Termingerechtigkeit um die Aufgaben in der geplanten oder vorgegebenen Zeit zu erledigen

• Kostenziel, dass die Aufgabenerfüllung bei Einsatz angemessener Ressourcen anstrebt

Merke:

Ziele vom Magischen Dreieck sind Mindestanforderungen! Weitere Ziele wie Nachhaltigkeitsaspekte oder nicht-monetäre Nutzenaspekte etc. sind ebenfalls zu berücksichtigen.

• immer alle 3 Ziele zu berücksichtigen

• wird ein Ziel vernachlässigt → Auswirkungen auf die anderen Ziele (Dominoeffekt)

• im Verlauf der Projektplanung und -durchführung sind folgende Grundsätze zu beachten:

  • keine Veränderung des Sachziels ohne Überprüfung und Anpassung des Kosten- und Zeitziels sowie

  • keine Veränderung des Zeitziel ohne Überprüfung und Anpassung des Sach- und Kostenziels

  Nichtbeachtung dieser Grundsätze → im Extremfall Gefährdung gesamtes Projekt

• Gefahrenquellen im Projekt:

  • Erweiterung des Projektauftrages ohne Zeit- und Kostenziel entsprechend zu verändern

  • Ressourcenkürzungen ohne Zeit- und Sachziele anzupassen

  • Verkürzung der Projektlaufzeit / Vernachlässigung von Pufferzeiten ohne Kosten- und Sachziele zu überprüfen

• Projektarbeit vollzieht sich idealtypischer Weise in Phasen

• es besteht eine Phasenabhängigkeit:

  • jede Phase baut auf Informationen und Ergebnissen von außen oder aus vorherigen Phasen auf

  • Definition eines Ergebnis für jede Phase → mit Zielerreichung kann jeweilige Projektphase abgeschlossen und die Fortsetzung des Projektes freigegeben werden

• klassische Projektmanagementmethoden

  • fester Rahmen

  • hohe Dokumentationspflicht

  • erreicht Grenzen bei komplexen und dynamischen Projekten

• agile Projektmanagementmethoden

  • dynamischer, flexibler Charakter

  • eigenständig arbeitendes und sich selbst organisierendes Projektteam

  • wenig Dokumentation

• hybride Projektmanagementmethoden (auch sog. “Methoden-Mix”)

  • “Best-of-Ansatz” aus kombinierten Stärken des klassischen und des agilen Ansatzes

  • Bsp.: Planung erfolgt klassisch (stabiles Grundkonzept) → Ausführung hingegen flexibel

• entwickelt vom BVA für die öffentliche Verwaltung

• stellt Grundlage für ein Standardvorgehen beim Management von (Groß-)Projekten in der öffentlichen Verwaltung dar

• ersetzt keine der herkömmlichen Projektmanagementmethoden → ergänzt diese vielmehr

• S-O-S:

  • S = Strategische Ausrichtung

  • O = Organisatorisches Umfeld

  • S = Systematisches Vorgehen

• fokussiert sich auf 9 Projektmanagement-Module (Aufgabenbereiche), die von der Projektleitung und dem -team gezielt bearbeitet werden können

• zur Analyse und Bewertung von (Groß-)Projekten werden 13 zentrale Faktoren genutzt, die für den Erfolg der Projekte in der öffentlichen Verwaltung von hoher Bedeutung sind

• Statusüberprüfung erfolgt durch Beantwortung einer Reihe von Prüffragen

Merke: Die S-O-S-Methode ist modular aufgebaut und für große Projekte relevant!

• Projekt wird in einzelne Funktionen i.S.v. Tätigkeiten aufgegliedert

• Projekt wird nach der technischen oder logischen Zusammengehörigkeit der Komponenten in einzelne Objekte aufgegliedert

• Projekt wird in einzelne Phasen aufgegliedert

• geben Zeitspannen an, um welche Vorgnge verschoben werden können

  • ohne andere Vorgänge zu beeinträchtigen

  • ohne das sich Projektende verschiebt

• bei kritischen Vorgängen = Pufferzeit Null

• Arten von Pufferzeiten

  • Gesamtpufferzeit

  • freie Pufferzeit = die Zeit, die den frühestmöglichen Beginn und damit auch das planmäßige Ende des Nachfolgers nicht gefährdet, sodass alle Nachfolger in ihrer frühesten Lage durchgeführt werden können

  • unabhängige Pufferzeit = die Zeitspanne, die zwischen der späten Fertigstellung des Vorgangs und dem frühen Beginn des Nachfolgers besteht

• Vorgang ist kritisch, d.h. ohne Verzögerung duchzuführen, wenn die GPZ = 0

• Folge der Vorgänge ohne GPZ

• alle Vorgänge, die auf Kritischen Pfad liegen, müssen terminlich unbedingt eingehalten werden, damit keine Projektverzögerungen und keine vermeidbaren Kosten entstehen

• im Netzplan wird kritischer Pfad farblich markiert