Tag 2

Definition & Ziel:

• Frühphase des Projekts

• Identifiziert alle Personen, Gruppen, Organisationen, die Einfluss haben oder betroffen sind

• Ziel: Stakeholder systematisch ermitteln, informieren, betreuen und in Entscheidungen einbinden

• Wichtig, da Stakeholder über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden (Unterstützung oder Widerstand)

Warum notwendig:

• Unterschiedliche Erwartungen & Interessen:

  
  

  • Stakeholder haben unterschiedliche Perspektiven

  • Bsp.: Betriebsrat vs. Aktionäre, Umweltschutzgruppen vs. Wirtschaft

  
  

• Verschiedenartige Betroffenheit:

  
  

  • Stakeholder sind in unterschiedlichem Maß betroffen

  • Kann zu Synergien oder Konflikten führen

  • Bsp.: Umstrukturierung → alte Mitarbeiter vs. neue Mitarbeiter

  
  

• Ungleiche Machtverhältnisse:

  
  

  • Unterschiedlicher Einfluss auf Projekt

  • Geschäftsführung hat mehr Macht als einzelne Mitarbeiter

  
  

• Wer trägt die unternehmerische Verantwortung für Gewinn oder Verlust, der aus dem Projekt resultiert?

• Wer sind die späteren Nutzer des Projektergebnisses? Hier hilft es, sich ein klares Szenario vorzustellen: An wen wird das Ergebnis übergeben? Wer wird damit arbeiten? Wer ist für Schulungen, den späteren Betrieb oder den Support verantwortlich?

• Wer wird direkt oder indirekt mit dem Projekt konfrontiert oder ist von dessen Auswirkungen betroffen?

• Welche anderen Projekte bearbeiten möglicherweise ähnliche Fragestellungen?

• Welche etablierten Gremien, Ausschüsse oder Arbeitskreise müssen berücksichtigt werden?

• Wer hat bereits auf diesem Fachgebiet gearbeitet und verfügt über wertvolles Wissen?

• Gibt es andere Projekte, die um dieselben knappen Ressourcen konkurrieren?

• Welche bestehenden Systeme, Geschäftsprozesse oder Abläufe sind betroffen?

• Existieren technische oder organisatorische Schnittstellen zu anderen Vorhaben?

• Wie ist die politische Gesamtsituation? Gibt es einflussreiche Förderer (Sponsoren) oder interne Konkurrenten? Welche Führungskräfte müssen zwingend eingebunden werden?

• 1. Stakeholder identifizieren:

  
  

  • Alle potenziellen Stakeholder sammeln (z. B. Mind-Mapping)

  
  

• 2. Analyse & Bewertung:

  
  

  • Einfluss + Einstellung zum Projekt ermitteln

  • Positiv/neutral/negativ einordnen

  
  

• 3. Maßnahmen definieren:

  
  

  • Art & Frequenz der Kommunikation festlegen

  • Konkreten Umgang pro Stakeholder-Gruppe planen

  
  

• 4. Verantwortlichkeiten klären:

  
  

  • RACI-Matrix einsetzen

  
  

• R – Responsible:

  • Führt die Aufgabe aus

  • Disziplinarisch verantwortlich für Umsetzung

• A – Accountable:

  • Trägt die Endverantwortung (Kosten, Budget, Ergebnis)

  • Gibt final die Freigabe

• C – Consulted:

  • Muss fachlich einbezogen werden (zwei-Wege-Kommunikation)

• I – Informed:

  • Wird über Fortschritt/Ergebnis informiert (ein-Wege-Kommunikation)

  
  

☐ Personen/Personengruppen identifizieren:

    Wer ist direkt oder indirekt mit dem Projekt konfrontiert?

☐ Projektbeteiligte ermitteln:

    Wer ist aktiv in das Projekt involviert (intern, kundenintern, extern)?

☐ Informationsquellen:

    Wer kann Informationen liefern? Welche Quellen existieren?

☐ Projektziele & Visionen prüfen:

    Welche übergeordneten Ziele unterstützt das Projekt?

☐ Ähnliche Projekte finden:

    Welche Projekte bearbeiten ähnliche Fragestellungen? Wer sind die Ansprechpartner?

☐ Ressourcenkonflikte prüfen:

    Gibt es Projekte, die dieselben Ressourcen benötigen?

☐ Betroffene Systeme & Prozesse:

    Welche Systeme, Abläufe oder Geschäftsprozesse sind involviert?

☐ Politische Situation analysieren:

    Gibt es Sponsoren, Gegner oder interne Konkurrenz?

☐ Betroffenheit klären:

    Wer profitiert vom Projekt, wem könnte es schaden?

☐ Einfluss auf Projekterfolg:

    Wer kann den Erfolg positiv oder negativ beeinflussen?

☐ Einstellung der Stakeholder:

    Sind sie Befürworter, Neutral oder Gegner?

☐ Macht & Einfluss bewerten:

    Wie groß ist ihre Entscheidungsmacht?

☐ Einbindungsstrategie festlegen:

    Wie stark müssen sie informiert, konsultiert oder eingebunden werden?

• Klare Definition ist eine der ersten Aktivitäten im Projekt

• Ohne Ziel → keine Richtung, keine sinnvolle Steuerung, kein Controlling

• Basis für Scope Management → nur notwendige Aufgaben werden umgesetzt

🎯 Nutzen der Zieldefinition:

• ✔ Klare Ausrichtung für alle Beteiligten → verhindert Umwege

• ✔ Grundlage für Planung & Steuerung → weniger Überraschungen

• ✔ Messlatte für Projektcontrolling → Fortschritt objektiv messbar

• ✔ Motivation & Gemeinschaftsgefühl im Team

• ✔ Erreichen von Teilzielen → positiver Schwung für das Projekt

• Präzise Beschreibung eines zukünftigen, angestrebten Zustands

• Beantwortet: Was? Wie viel? Wann? Wo?

• Projektziel = Gesamtheit aller Einzelziele

• Nicht-Ziele klar definieren → schützt vor Scope Creep

• Strategie = geplanter Weg zum Ziel

1. Hauptziele:

   • Übergeordnete, nicht verhandelbare Kernziele

   • Müssen erreicht werden (z. B. standesamtliche Trauung)

2. Teilziele:

   • Meilensteine / Zwischenziele

   • Strukturieren das Projekt in Etappen

3. Nebenziele:

   • „Nice-to-have“, wünschenswert aber nicht kritisch

4. Nicht-Ziele:

   • Klarer Ausschluss von Inhalten

   • Verhindert unkontrollierte Ausweitung des Projekts

SMART = Kriterien für gut formulierte Ziele

• S – Spezifisch:

  • Ziel klar, eindeutig, widerspruchsfrei

  • → Was genau soll erreicht werden?

• M – Messbar:

  • Erfolg objektiv überprüfbar

  • → Woran erkenne ich, dass das Ziel erreicht wurde?

• A – Attraktiv:

  • Positiv formuliert, motivierend, herausfordernd

  • → Macht Lust, daran zu arbeiten

• R – Realistisch:

  • Mit vorhandenen Ressourcen erreichbar

  • → Finanziell, personell und zeitlich machbar

• T – Terminiert:

  • Klare zeitliche Vorgabe / Deadline

  • → Bis wann muss es fertig sein?

• Was soll erreicht werden? → Zielinhalt

• Welche Priorität haben die Ziele? → Wichtigkeit / Reihenfolge

• Wie viel soll erreicht werden? → Messkriterien für Zielerreichung

• Wann soll es erreicht sein? → Termin / Zeitraum

• Abhängigkeiten zwischen Zielen? → Logische Reihenfolge beachten

• Wer ist verantwortlich? → Zuständigkeiten klären

• Rahmenbedingungen / Einschränkungen → Budget, Ressourcen, Gesetze

• Wo soll es erreicht werden? → Räumlicher / organisatorischer Kontext

Methoden

• Quantitativ (monetär):

  • Messung in Geldwerten

  • Kennzahlen: RoI, Amortisationszeit

  • Reiner wirtschaftlicher Nutzen

• Qualitativ (nicht-monetär):

  • Bewertung von strategischen / qualitativen Vorteilen

  • Methoden: Nutzwertanalyse, Balanced Scorecard