6.3 IT Projekte steuern

1. Feinspezifikation für Iteration erstellen

2. Feinspezifikation technisch abnehmen

3. Iteration abschließen und bereitstellen

4. Projektkommunikation steuern

5. Projektkosten kontrollieren

6. Projektteam steuern

7. Projektumfang kontrollieren und anpassen

8. Risiken überwachen

9. Software entwickeln

10. Software testen

11. Teams bilden und Aufgaben zuweisen

12. Zulieferungen steuern

Iteration in PITPM

• ein Zyklus wird in PITPM Iteration genannt

Für jede Iteration

• wichtigste und zusammenhängende Anforderungen auswählen

• die innerhalb eines Zyklus entwickelt werden sollen

Diese Anforderungen werden

• zusammen mit den dazugehörigen Testfällen spezifiziert

Dabei wichtig

• möglichst alle bisher gewonnenen Erkenntnisse berücksichtigen

Deshalb

• Anforderungen nicht vorab vollständig im Detail spezifizieren

• sondern:

  • Zyklus für Zyklus spezifizieren

Vor Beginn der eigentlichen Entwicklung

• Umsetzbarkeit der Feinspezifikation muss bestätigt werden

• durch eine Rolle der Umsetzung

Diese Rolle kann sein

• Softwarearchitekt

• wie in Scrum:

  • das Entwicklungsteam

Ziel

• Sicherstellung,

  • dass das Entwicklungsteam die Anforderungen versteht

  • und wie gewünscht umsetzen kann

Mit dieser Aktivität

• endet die operative Durchführung eines Zyklus

Dabei werden

• die erzielten Ergebnisse

• mit dem Plan für diesen Zyklus abgeglichen

Insbesondere:

• abgearbeitete Anforderungen dokumentieren

Beim letzten geplanten Zyklus

• Ergebnis spätestens hier dem Auftraggeber bereitstellen

Anschließend:

• Übergang in die Einführungsphase

Nach Ende der Arbeitszeit des Zyklus

Im Projektteam bewerten:

• Qualität des erzielten Ergebnisses

• Qualität der Zusammenarbeit

Bei Bedarf

• Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung

• für den kommenden Zyklus vereinbaren

Wenn weitere Zyklen geplant sind

• kommenden Zyklus grob vorplanen

Aufgabe des Projektmanagements

• sicherstellen,

  • dass die im Projektmanagementplan beschriebene Kommunikationssteuerung

  • vom Projektteam auch wirklich durchgeführt wird

Dazu zählen insbesondere

• Einhaltung der regelmäßigen Statusberichte an das Projektmanagement-Office

• Einbeziehung relevanter Stakeholder bei Entscheidungen

• Kommunikation innerhalb des Projektteams

Aufgabe des Projektmanagements

• für eine kontinuierliche Kostenkontrolle sorgen

• Überblick über den finanziellen Status des Projekts behalten

Projektmanagement muss auskunftsfähig sein gegenüber

• dem Auftraggeber

• dem übergeordneten Management

Bei der Kostenkontrolle

erfassen:

• im letzten Berichtszeitraum angefallene Projektkosten

schätzen:

• offene Restaufwände

• für den kommenden Berichtszeitraum

Daraus kann die Projektleitung

• die aktuelle Kostensituation des Projekts

  • bestimmen

  • bewerten

PITPM schlägt dafür vor

• Earned-Value-Analyse

• eine neu zusammengestellte Gruppe durchläuft verschiedene Phasen der Teambildung

• Aufgabe der Projektleitung:

  • aktuelle Teamphase kontinuierlich identifizieren

Warum?

• jede Phase hat charakteristische Merkmale

• jede Phase erfordert geeignete Maßnahmen

• Ziel:

  • Team in die nächste Phase entwickeln

Teamuhr in PITPM

Fünf Phasen:

1. Orientierung

2. Machtkampf

3. Organisation

4. Leistung

5. Auflösung

Wichtig zur Teamuhr

• idealtypisches Modell

• tritt in der Praxis nicht immer exakt so auf

Trotzdem wichtig:

• Projektmanagement muss:

  • Team

  • aktuelle Teamdynamik im Blick behalten

Einzelne Phasen können erneut auftreten:

• bei Veränderungen der Besetzung

Teambarometer

Guter Indikator zur Beobachtung:

• innere Dynamik im Team

Wichtig:

• regelmäßig auswerten

Maßnahmen zur Teamentwicklung möglich:

• je nach Auswertung des Teambarometers

• oder anderer Indikatoren

Führungsfunktion

• Projektmanagement hat keine disziplinarische Führungsfunktion

• da Projekt eine temporäre Organisation ist

Ziel:

• Team entwickeln,

  • das unter hohem Leistungsdruck

  • eigenverantwortlich

  • kreativ arbeitet

Vier Grundpfeiler für ein motiviertes Team

• Vertrauen

• Transparenz

• offene Feedbackkultur

• Fehlertoleranz

Aufgabe des Projektmanagements:

• auf Erreichung und Erhaltung dieser Grundpfeiler hinarbeiten

Zentrale Eigenschaft von Softwareentwicklungsprojekten

• nicht alle Anforderungen können zu Beginn des Projekts geklärt werden

• Anforderungen an das System ändern sich oft im Projektverlauf

Deshalb muss geprüft werden

• inwieweit sich geänderte Anforderungen

• auf die ursprüngliche Projektplanung auswirken

Beteiligte:

• Projektmanagement

• Requirements Engineer

Bei Bedarf

• Change Request verfassen und auslösen

Dadurch:

• Auftraggeber stellt zusätzliche Ressourcen

• zur Umsetzung neuer Anforderungen bereit

Weitere Aufgabe

• Projektumfang kontinuierlich verifizieren

Dafür muss:

• die Liste der Liefergegenstände

  • vom Auftraggeber abgenommen werden

Außerdem überwachen:

• Erstellung der Liefergegenstände

• Bereitstellung der Liefergegenstände

• Abnahme der Liefergegenstände

Änderungen daran

• können über einen Change-Request-Prozess verwaltet werden

Aufgabe des Projektmanagements

• für ein begleitendes Risikomanagement sorgen

Dafür wird

• das in der Planungsphase initiierte Risikoregister

• projektbegleitend weitergepflegt

Außerdem muss entschieden werden

• mit welcher Maßnahme

• welches Teammitglied

• für die Bewältigung und Kontrolle

• welcher Risiken verantwortlich ist

Während der Durchführungsphase

• werden die Software-Engineering-Kernaktivitäten durchgeführt

Durch das Projektteam werden

• die zu erstellenden oder zu verändernden Komponenten des Softwaresystems

  • entworfen

  • implementiert

  • getestet

Bei zyklischer Entwicklung

• am Ende eines Zyklus liegt oft ein potenziell benutzbares Ergebnis vor

• Ergebnisse eines Zyklus werden zunehmend öfter bereits in der produktiven Umgebung bereitgestellt

Deshalb

• verändertes System so testen,

  • dass es grundsätzlich bereit zur Abnahme ist

Dazu zählen:

• Integrationstests

• Systemtests

Außerdem:

• fachliche Tests müssen in jedem Zyklus durchgeführt werden

In Abhängigkeit vom Testkonzept werden

• erforderliche Tests geplant

• benötigte Ressourcen bereitgestellt

• Tests durchgeführt

• Testergebnisse dokumentiert

• Testergebnisse bewertet

Projektbegleitend reagieren auf

• Änderungen am Personalbedarf aus dem Projekt heraus

• Änderungen der Verfügbarkeit eingeplanter Personen aus projektexternen Gründen

Beispiel:

• wichtiger Spezialist wird in anderes Projekt abgerufen

• Projektmanagement muss Ersatz organisieren

PITPM-Aktivität

Teammitglied ein- und ausplanen

Teil davon:

• Bewertung der Leistung des Mitarbeiters

Weitere Aktivität

Teambarometer einrichten

Teammitglieder werden regelmäßig und anonym befragt zu:

• Qualität der Ergebnisse

• Entsprechung der Kundenerwartung

• Güte der Kommunikation im Team

• weiteren Aspekten

Ziel des Teambarometers

• Probleme früh erkennen

• erkennen, ob sich Probleme verfestigen

• erkennen, ob eventuell eine Projekthavarie droht

Unterstützende Tools

• teampoll.de

• Google Forms

• MS Teams

Projektteam

• Projektteam steht oft erst mit Beginn der Durchführungsphase fest

Spätestens hier geklärt:

• Rollen

• Aufgaben

Durch den bestehenden Projektplan sind bekannt:

• benötigte Kompetenzen

• erforderliche Ressourcen

Aufgabe des Projektmanagements

• Projektteam je nach Projektgröße in kleinere Gruppen aufteilen

Wichtig:

• mit der Einteilung in Gruppen existiert oft noch kein Team

• Entwicklung einer Gruppe zu einem Team ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagements

Wichtiger Startpunkt

Erwartungen an jedes Team klar benennen:

• erwartete Ergebnisse

• Schlüsselaufgaben

• Entscheidungsbefugnisse

Zusätzlich möglich:

• Erwartungen an konkrete Rollen explizit festlegen

Dadurch werden transparent:

• die an Teams bzw. Rollen gestellten Erwartungen

Orientierung

Eigenschaften:

• vorsichtig

• höflich

• gespannt

• unpersönlich

Maßnahmen:

• frühe Einbeziehung

• Raum zum Kennenlernen bieten

• Hilfestellung geben

• Kick-off-Workshop

Machtkampf

Eigenschaften:

• unterschwellige Konflikte

• Cliquenbildung

• mühsames Vorankommen

Maßnahmen:

• Klärungsworkshops

Organisation

Eigenschaften:

• Entwicklung neuer Umgangsformen

• Feedback

Maßnahmen:

• Freiraum geben

• Regeln einhalten

Leistung

Eigenschaften:

• hilfsbereit

• offen

• solidarisch

Maßnahmen:

• Führung abgeben

• Gruppendynamik beobachten

Auflösung

Maßnahmen:

• Go-live Party

• geleistete Arbeit hervorheben

Externe Dienstleister

• in Softwareentwicklungsprojekten oft miteingebunden

Spektrum reicht von:

• einfachen Beratungsleistungen

• bis zur Lieferung kompletter Teilsysteme

Zu den Zulieferungen zählen auch

• Leistungen,

  • die der Auftraggeber vertraglich vereinbart zuliefern muss

Aufgabe des Projektmanagements

• Kontrolle der zugelieferten Leistungen

Typische Aufgaben:

• Kontrolle der erbrachten Leistungen

• Abrechnung der Leistungen

Nach Abschluss der Zusammenarbeit

• gegebenenfalls Verträge kündigen

• Zusammenarbeit mit dem Dienstleister bewerten

Diese Bewertung entscheidet häufig über:

• zukünftige Zusammenarbeit mit dem Dienstleister