Kühl 2007 | Formalität, Informalität & Illegalität in der Organisationsberatung

Kühl untersucht die Funktion und Sichtbarkeit informeller und illegaler Praktiken in Organisationen.

Zentral ist insbesondere die Frage:

Wie gehen Organisationsberater:innen im Beratungsprozess mit der Differenz zwischen Formalität, Informalität und Illegalität um?

Dabei interessiert besonders, warum Berater:innen teilweise beginnen, illegale bzw. regelabweichende Praktiken gegenüber der Konzernführung zu decken, obwohl sie ursprünglich mit dem Ziel der Formalisierung in die Organisation kommen.

In Anlehnung an Luhmann bezeichnet Formalität diejenigen Erwartungen, die Organisationsmitglieder erfüllen müssen, um ihrer Mitgliedschaftsrolle gerecht zu werden.

Wer sich auf formale Erwartungen beruft und entsprechend handelt, ist als Organisationsmitglied grundsätzlich abgesichert.

➡️ Formalität umfasst also die offiziell geltenden Erwartungen der Organisation.

Informalität bezeichnet Erwartungen bzw. Praktiken, die nicht zur offiziellen Mitgliedschaftsbedingung erhoben werden können.

Informelles Handeln bedeutet nicht zwingend, dass formale Regeln offen gebrochen werden. Regeln können beispielsweise:

• frei interpretiert,

• weit ausgelegt,

• verzögert umgesetzt oder

• mit Begründungen umgangen werden.

➡️ Informalität findet jenseits der offiziell abgesicherten Formalstruktur statt.

Illegalität ist eine Steigerungsform der Informalität.

Bei Illegalität:

• ist das Verhalten nicht durch die Formalstruktur abgesichert,

• werden formale Erwartungen bzw. Regeln offensichtlich verletzt,

• ist den Beteiligten die Regelabweichung bewusst.

Wird eine solche Regelverletzung Vorgesetzten oder Kontrollinstanzen bekannt, müssten diese eigentlich einschreiten und sanktionieren.

Merksatz:

Formalität = offizielle Erwartungen Informalität = nicht offiziell abgesicherte Praxis Illegalität = bewusste Verletzung formaler Erwartungen

Organisationen sind häufig mit widersprüchlichen Anforderungen konfrontiert.

Diese lassen sich nicht vollständig durch eine widerspruchsfreie Formalstruktur lösen.

Deshalb müssen Organisationsmitglieder situativ zwischen:

formalen Vorgaben ↔ informellen/illegalen Lösungen

balancieren.

Dadurch gewinnt die Organisation Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

➡️ Informalität und Illegalität sind deshalb nicht automatisch Fehlfunktionen, sondern können zum Funktionieren bzw. Erhalt der Organisation beitragen

Die Erhaltung einer Organisation erfordert häufig Leistungen, die einander widersprechen.

Im untersuchten Unternehmen TFM bestand beispielsweise ein Widerspruch zwischen:

Marktorientierung/Wirtschaftlichkeit ↕ öffentlichem Versorgungsauftrag

Die Organisation muss also gleichzeitig Anforderungen erfüllen, die sich teilweise gegenseitig ausschließen.

Die Widersprüche werden nicht unbedingt an der Organisationsspitze gelöst.

Stattdessen werden sie an dezentrale Einheiten weitergereicht.

Diese müssen vor Ort Wege finden, gleichzeitig widersprüchliche Anforderungen zu erfüllen.

➡️ Dadurch entstehen Handlungsspielräume für informelle und teilweise illegale Lösungen.

Kühl bezeichnet die Situation der Teams als eine Art Doppelbindungsfalle (Double Bind): Sie sollen gleichzeitig Anforderungen erfüllen, die sich widersprechen.

Weil die formalen Vorgaben nicht ausreichen, entwickeln dezentrale Einheiten selbstgestrickte Prozesse, die von der Formalstruktur abweichen.

Diese bilden sich im Schatten der Formalstruktur.

Entscheidend:

Die Regelabweichungen entstehen nicht einfach aus Faulheit oder persönlichem Vorteil, sondern können die Funktion haben, die Leistungsfähigkeit der Organisation aufrechtzuerhalten.

➡️ Das bezeichnet Kühl als Unterleben der Organisation.

Beispiele sind „illegale“ Räume oder „schwarze“ Ersatzteillager, die formal nicht vorgesehen sind, aber praktische Probleme lösen.

Weil die informellen Praktiken häufig gerade deshalb entstanden sind, um Widersprüche der formalen Organisation zu bearbeiten.

Versucht die Beratung nun,

informelle Lösung → formale Regel

zu machen, werden die zugrunde liegenden widersprüchlichen Anforderungen sichtbar.

Die informellen Prozesse entstanden also nicht primär aus „Gedankenlosigkeit, Schludrigkeit oder Unwissenheit“, sondern als Reaktionen auf organisationale Widersprüche.

➡️ Eine vollständige Formalisierung würde die Funktion der informellen Lösung teilweise zerstören

Beratung versucht Arbeitsabläufe zu untersuchen und zu verbessern.

Dadurch werden bisher verborgene Praktiken sichtbar und thematisierbar.

Das ist problematisch:

Informelle/illegale Lösung → funktioniert, solange sie teilweise verborgen bleibt → Beratung untersucht sie → Regelabweichung wird sichtbar → Management könnte davon erfahren → die Lösung ist bedroht.

Kühl zeigt deshalb, dass der Beratungsprozess informelle Lösungen in eine organisationsinterne Öffentlichkeit ziehen kann.

Wenn Mitarbeitende wissen, dass Informationen aus Workshops gegenüber Vorgesetzten oder dem Top-Management sichtbar werden könnten, können sie nicht mehr auf Vertrauen und Diskretion setzen.

Folge:

Sie sprechen problematische informelle Praktiken zunächst nicht offen an und weichen stattdessen beispielsweise auf allgemeine, ungefährliche Themen und Werte aus.

Besonders stark ist dieser Effekt, wenn Top-Führungskräfte anwesend sind.

Im Verlauf der Workshops werden die Berater:innen immer stärker in das Unterleben der Organisation eingebunden.

Sie sind für den Erfolg ihrer Beratung auf die Kooperation der Mitarbeitenden angewiesen.

Dadurch entstehen stillschweigende Vereinbarungen:

Mitarbeitende zeigen den Berater:innen informelle Praktiken ↕ Berater:innen schützen bestimmte Praktiken vor der Organisationsspitze.

Teilweise halfen die Berater:innen bei Abschlusspräsentationen sogar aktiv dabei, informelle bzw. illegale Lösungen vor dem Management zu verbergen.

Der erste Vertrag besteht zwischen:

Berater ↔ Auftraggeber/Management

Er legitimiert und bezahlt den Beratungsprozess.

Damit die Beratung praktisch funktioniert, brauchen die Berater aber zusätzlich die Kooperation der betroffenen Mitarbeitenden.

Deshalb entsteht ein informeller „zweiter Vertrag“:

Berater ↔ betroffene Organisationsmitglieder

Dieser ist nicht formalisiert und kann dazu führen, dass die Berater die informellen Praktiken der Mitarbeitenden schützen.

Nicht jede Regelabweichung ist automatisch funktional.

Von brauchbarer Illegalität kann aus systemtheoretischer Perspektive gesprochen werden, wenn die Regelabweichung für die Organisation selbst funktional ist.

Entscheidend ist also die Frage:

Wem nutzt die Regelabweichung?

Nur einzelnen Mitarbeitenden? → nicht zwingend funktional für die Organisation.

Der Organisation als Ganzes? → kann brauchbare Illegalität sein.

➡️ Genau diese Unterscheidung ist empirisch allerdings schwierig.

Kühl bezeichnet sein Vorgehen als „Archäologie eines Beratungsprozesses“.

Grundlage:

• sechsmonatige beobachtende Teilnahme

• Beobachtung von fünf Beratungsprozessen

• Protokollierung von Gesprächen, Workshops und Umgestaltungen

• Feldtagebücher und Dokumente

• fünf Jahre später zusätzliche Interviews mit Beteiligten und Analyse weiterer Dokumente.

„Archäologie“ bedeutet dabei die Rekonstruktion eines Prozesses aus größerer zeitlicher Distanz.

Kühl war nicht lediglich externer Beobachter.

Er war während mehrerer Workshopphasen selbst in untergeordneter Beraterfunktion, unter anderem als Visualisierer und Co-Moderator, beteiligt.

Dadurch konnte er Interaktionsprozesse unmittelbar beobachten.

➡️ Gleichzeitig bedeutet dies, dass der Beobachter selbst eine situationsverändernde Rolle einnimmt.

Stärken (+):

• empirische Vorgehensweise

• Verbindung von empirischen Daten mit theoretischer Fundierung

• detaillierter Einblick in einen realen Beratungsprozess.

Schwächen (−):

• nur eine Zusammenfassung/Rekonstruktion des Materials; kein direkter Zugang zum vollständigen empirischen Material für Leser:innen

• eingeschränkte Generalisierbarkeit, da sich die Untersuchung auf einen konkreten Fall bezieht.

Die zentrale Erkenntnis aus der Seminararbeit lautet:

Formalstrukturen können gerade deshalb funktionieren, weil gleichzeitig informelle bzw. illegale Praktiken existieren können.

Das bedeutet:

Eine funktionierende Organisation ist nicht zwangsläufig eine Organisation, in der alle formalen Regeln vollständig eingehalten werden.

Regelabweichungen können vielmehr notwendig werden, um mit widersprüchlichen Anforderungen umzugehen und die Leistungsfähigkeit der Organisation aufrechtzuerhalten.

➡️ Informalität und Illegalität sind deshalb nicht bloß Störungen der Formalorganisation, sondern können eine funktionale Voraussetzung ihres Funktionierens sein.