Gibt es eine Pflicht zur Normenrecherche?
Ja, eine implizite Pflicht.
EU-Richtlinien und -Verordnungen fordern von Herstellern, dass ihre Produkte und die dazugehörigen Anleitungen „sicher“ sind und den „allgemeinen Stand der Technik“ abbilden.
Wenn der Redakteur (bzw. das Unternehmen) jedoch harmonisierte Normen anwendet, greift die sogenannte Konformitätsvermutung. Das bedeutet: Man geht rechtlich automatisch davon aus, dass man die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen erfüllt hat, weil man die Normen eingehalten hat.
Die Normenrecherche ist also das wichtigste Sicherheitsnetz des Redakteurs.
Wie gehen Sie bei einer Rechtsrecherche vor?
Um was für ein Produkt handelt es sich? Wer ist die Zielgruppe (B2C oder B2B)? In welchen Ländern wird es vertrieben? Handelt es sich um eine Neuentwicklung oder eine wesentliche Veränderung?
Man sucht immer vom Allgemeinen zum Speziellen und von oben nach unten (gemäß der Normenhierarchie):
Europäisches Recht: Gibt es EU-Verordnungen oder Richtlinien (z. B. Maschinenverordnung, Produktsicherheits-Dachverordnung)?
Nationales Recht: Welche Bundesgesetze greifen (z. B. BGB, ProdSG, ProdHaftG)?
Normen & Regeln: Welche harmonisierten Normen (EN/ISO/IEC) konkretisieren die gesetzlichen Anforderungen?
Gesetze & Verordnungen: Kostenlose und verlässliche Quellen sind in Deutschland das Bundesgesetzblatt (BGBl) oder Plattformen wie gesetze-im-internet.de (vom Bundesministerium der Justiz). Für EU-Recht ist EUR-Lex die offizielle, amtliche Datenbank.
Normen: Für die Recherche von Normen nutzt man Fachportale wie den Beuth Verlag (der offizielle Verlag des DIN) oder Normenverzeichnisse, um zu prüfen, ob eine Norm aktuell, zurückgezogen oder harmonisiert ist.
Die Anwendung: Den gefundenen Gesetzestext auf den konkreten Sachverhalt anwenden (Subsumtion).
Wichtiger Blick in die Praxis: Oft lohnt sich ein Blick in Kommentare (z. B. Palandt/BGB-Kommentar) oder Verwaltungsvorschriften, um zu sehen, wie Gerichte oder Behörden unbestimmte Rechtsbegriffe (wie „Stand der Technik“) in der Vergangenheit ausgelegt haben.
Die Absicherung: Da sich Gesetze und Normen ändern (und im Haftungsfall nachgewiesen werden muss, nach welchem Stand gearbeitet wurde), sollte das Ergebnis dokumentiert werden: Welche Gesetze, welche Normen-Versionen und welcher Stand wurden zu welchem Datum recherchiert?
Prüfungstipp auf den Punkt gebracht: Eine professionelle Rechtsrecherche folgt dem Top-Down-Prinzip (von EU-Recht über nationale Gesetze bis zu harmonisierten Normen) und nutzt offizielle Datenbanken wie EUR-Lex oder gesetze-im-internet.de, um rechtssichere Ergebnisse für den jeweiligen Produktkontext zu erzielen.
Welche Gesetze haben unmittelbare Relevanz für die Erstellung Technischer
Dokumentation?
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (bzw. die ältere Maschinenrichtlinie 2006/42/EG): Das absolute Fundament für den Maschinen- und Anlagenbau mit exakten Vorgaben für Betriebsanleitungen.
Die EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR) bzw. das nationale Produktsicherheitsgesetz (ProdSG): Das allgemeine Sicherheitsnetz für alle Verbraucherprodukte, das fordert, dass ein Produkt inklusive Anleitung bei normaler Verwendung keine Gefahr darstellen darf.
Spezielle Sektorverordnungen: Je nach Produkt greifen weitere Gesetze, wie die Funkanlagenrichtlinie (RED) oder die Medizinprodukteverordnung (MDR), die spezifische Dokumentationspflichten verlangen.
Ebenfalls relevant ist das Urheberrecht und der Datenschutz
Produkthaftungsgesetz
BGB, speziell das Vertragsrecht zum Sachmangel und die Prodzentenhaftung
Was sagt das Produktsicherheitsgesetz bezüglich der Technischen Dokumentation?
Ein Produkt im Sinne des § 1 Absatz 3 darf nur auf dem Markt bereitgestellt werden, wenn es bei bestimmungsgemäßer oder vorhersehbarer Verwendung die Sicherheit und Gesundheit von Personen nicht gefährdet. Ein Produkt wie eine Maschine ohne eine verständliche Anleitung ist unsicher und muss aus dem Verkehr gezogen werden.
—> Die Anleitung ist Teil des Produkts
—> Die Anleitung muss verständlich, klar und in Landessprache sein
Welche Normen haben unmittelbare Relevanz für die Erstellung Technischer
Warum relevant: Sie gilt international als das „Grundgesetz“ für Technische Redakteure. Die Norm definiert geräte- und branchenübergreifend, wie eine sichere, nutzerfreundliche und verständliche Gebrauchsanleitung (Nutzungsinformation) beschaffen sein muss.
Inhaltlicher Schwerpunkt: Sie regelt den gesamten Lebenszyklus der Dokumentation – von der Bedarfsanalyse und Strukturierung über die sprachliche und visuelle Gestaltung bis hin zur Bereitstellung (gedruckt oder digital) und Aktualisierung. Wer sich an diese Norm hält, erfüllt den international anerkannten Stand der Technik für gute Technische Dokumentation.
Warum relevant: Diese Norm richtet sich speziell an den Maschinen- und Anlagenbau und schlägt die Brücke zwischen der juristischen Maschinenverordnung und der täglichen Arbeit des Technischen Redakteurs.
Inhaltlicher Schwerpunkt: Sie beschreibt detailliert, wie eine Betriebsanleitung für Maschinen aufgebaut sein muss, welche Informationen über Restrisiken, Warnhinweise, Transport, Montage und die sichere Bedienung zwingend enthalten sein müssen und wie das Risiko eines „Instruktionsfehlers“ minimiert wird.
Prüfungstipp auf den Punkt gebracht: Die zwei wichtigsten Normen für die Technische Dokumentation sind die IEC/IEEE 82079-1 als allgemeiner, branchenübergreifender Standard für die Erstellung von Nutzungsinformationen und die DIN EN ISO 20607 als spezifische Leitlinie für rechtssichere Betriebsanleitungen im Maschinenbau.
Was ist die DIN EN ISO 20607 („Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung – Leitlinien für den Redakteur“)?
Was ist die IEC/IEEE 82079-1 („Erstellung von Nutzungsinformationen für Produkte“)?
Welche Bedeutung hat das Produkthaftungsgesetz für die Technische Dokumentation?
Ein Instruktionsfehler in der Anleitung (wie eine fehlende Warnung) macht das Produkt juristisch defekt und führt zu einer verschuldensunabhängigen Herstellerhaftung für Personen- und Sachschäden.
Was muss eine PDF/A enthalten damit sie für die Archivierung geeignet ist? Was darf sie nicht enthalten?
Vollständig eingebettete Schriftarten (Fonts): Alle im Dokument verwendeten Zeichen und Schriften müssen zu 100 % in die Datei eingebettet sein. Es darf keine Abhängigkeit von auf dem Computer installierten System-Fonts geben, da diese über Jahre hinweg verloren gehen oder sich ändern können.
Geräteunabhängige Farbräume: Farben müssen präzise und plattformunabhängig definiert sein, in der Regel durch die Einbettung von ICC-Farbprofilen, damit die Darstellung auf Bildschirmen oder Druckern stets konsistent bleibt.
Standardisierte Metadaten: Das Dokument muss maschinenlesbare Metadaten im XMP-Format (Extensible Metadata Platform) enthalten, damit Archivsysteme Titel, Autor, Erstellungsdatum und Schlagworte automatisch auslesen können.
Unicode-Zeichenkodierung (je nach Level): Damit Texte dauerhaft durchsuchbar und extrahierbar bleiben, muss jedem optischen Zeichen ein eindeutiger Unicode-Wert zugeordnet sein.
Keinen Passwortschutz und keine Verschlüsselung: Ein passwortgeschütztes PDF kann von automatisierten Archiv- und Prüfsystemen nicht gelesen werden. Verschlüsselungen sind strikt untersagt.
Keinen Programmcode oder JavaScript: Interaktive Elemente, automatische Aktionen beim Öffnen der Datei oder Skripte sind verboten, da sie ein Sicherheitsrisiko darstellen und von zukünftigen Readern möglicherweise nicht mehr interpretiert werden können.
Keine externen Referenzen oder Abhängigkeiten: Alle Inhalte (Bilder, Grafiken, Tabellen) müssen direkt in der Datei enthalten sein. Verweise auf externe Dateien, Web-Links auf flüchtige Ressourcen oder externe Schriftdateien sind unzulässig.
Keine Multimedia-Inhalte: Eingebettete Audio- oder Videodateien (wie Videoclips in modernen Anleitungen) sind in klassischen Langzeitprofilen (wie PDF/A-1 und PDF/A-2) nicht zulässig, da deren Wiedergabeformate extrem schnell veralten.
Prüfungstipp auf den Punkt gebracht:
Ein PDF/A ist eine vollständig in sich geschlossene digitale „Kapsel“. Es muss alle Schriften und Farbprofile fest eingebaut haben (Inhalt) und darf weder Passwörter, Skripte noch externe Verweise aufweisen (Ausschluss), um die geforderte 10-jährige Archivsicherheit zu garantieren.
Welche rechtlichen Anforderungen gibt es an digitale Archivierungssysteme?
Keine unbemerkten Manipulationen: Ein digitales Archiv muss sicherstellen, dass abgelegte Dokumente (z. B. eine freigegebene Betriebsanleitung) während der gesamten Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren weder gelöscht, überschrieben noch unbemerkt verändert werden können.
Protokollierung (Audit-Trail): Jede Aktion – wie das Erstellen, Lesen, Ändern oder Exportieren von Dokumenten – muss lückenlos mit Datum, Uhrzeit und Benutzerkennung protokolliert werden.
Es dürfen keine Dokumente auf dem Weg ins Archiv verloren gehen. Alle relevanten Versionen (inklusive aller Änderungsstände und Freigabe-Metadaten) müssen vollständig erfasst werden.
Das System muss gewährleisten, dass die Daten originalgetreu erhalten bleiben (weshalb für die Langzeitarchivierung Formate wie PDF/A vorgeschrieben sind).
Die Dokumente müssen während der gesamten gesetzlichen Frist jederzeit unverzüglich verfügbar sein. Wenn Marktüberwachungsbehörden oder Prüfer die Unterlagen anfordern, muss ein schneller Zugriff garantiert werden.
Da Software und Betriebssysteme über Jahre hinweg altern, muss das Archivsystem die langfristige Lesbarkeit (z. B. durch Formatmigration oder standardisierte Formate) sicherstellen.
Obwohl die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen (GoBD) primär aus dem Steuerrecht stammen, fordern Behörden und Gutachter im Rahmen der Produktsicherheit ebenfalls eine saubere Verfahrensdokumentation.
In dieser Dokumentation muss für das Archivsystem exakt beschrieben sein, wie der gesamte Dokumentenprozess vom Entstehen bis zur Archivierung technisch und organisatorisch geregelt ist.
Zugriffskontrollen: Das System muss durch ein striktes Rollen- und Rechtekonzept vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Datenschutzkonformität: Sollten in der Technischen Dokumentation oder in Service-Akten personenbezogene Daten enthalten sein, müssen die Vorgaben der DSGVO (wie Zweckbindung und ggf. spätere Löschfristen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht) eingehalten werden.
Die rechtlichen Kernanforderungen an ein digitales Archiv lauten: Unveränderbarkeit (Schutz vor Manipulation), Vollständigkeit (lückenlose Ablage), jederzeitige Verfügbarkeit für Behörden sowie eine lückenlose Verfahrensdokumentation, die den gesamten technischen und organisatorischen Prozess beschreibt.
Welche branchenspezifischen Aufbewahrungsfristen von (Technischen) Informationen kennen Sie und wo werden Sie geregelt?
Frist: Mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen des letzten Produkts der Serie.
Regelung: EU-Harmonisierungsrechtsvorschriften, insbesondere die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (bzw. die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG) sowie die jeweiligen CE-Richtlinien (z. B. EMV-Richtlinie, Funkanlagenrichtlinie). Die Technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung müssen für diesen Zeitraum bereitgehalten werden.
Frist: Mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen des letzten Produkts – bei implantierbaren Medizinprodukten erhöht sich diese Frist in der Regel auf mindestens 15 Jahre.
Regelung: Die Europäische Medizinprodukteverordnung (MDR (EU) 2017/745) bzw. die In-vitro-Diagnostika-Verordnung (IVDR (EU) 2017/746). Aufgrund des enormen Gesundheitsrisikos sind die Anforderungen an die lückenlose Dokumentation (inklusive Klinischer Bewertung und Vigilanzsystem) hier besonders streng.
Frist: Oft über die gesamte Lebensdauer des Luftfahrzeugs (die Jahrzehnte betragen kann) oder spezifisch definierte Langzeitfristen nach Wartung und Herstellung.
Regelung: Vorgaben der EASA (European Union Aviation Safety Agency) sowie nationale Luftfahrtgesetze und internationale Standards (wie EN 9100). Jedes Bauteil und jede technische Änderung muss lückenlos rückverfolgbar sein.
Frist: Häufig 15 Jahre (oder länger, je nach Kunden- und Herstellervorgaben bzw. produktspezifischen Qualitätsvereinbarungen), orientiert an den maximalen Zeiträumen der Verjährung von Produkthaftungsansprüchen.
Regelung: Branchenspezifische Qualitätsstandards wie die IATF 16949 in Kombination mit unternehmensinternen Vorgaben zur Dokumentenlenkung und dem Produktlebenszyklus (PLM).
Frist: 6 Jahre (für empfangene Handelsbriefe etc.) bzw. 10 Jahre (für Bücher, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen).
Regelung: Im deutschen Raum geregelt durch § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung). Hinweis: Dies betrifft zwar primär kaufmännische Unterlagen, berührt aber indirekt auch Verträge, Lieferscheine und technische Freigabedokumente, die im geschäftlichen Kontext archiviert werden müssen.
Prüfungstipp auf den Punkt gebracht: Während der Standard im Maschinenbau bei 10 Jahren nach dem letzten Inverkehrbringen liegt, verlangen sicherheitskritische Branchen wie die Medizintechnik (bis 15 Jahre bei Implantaten) oder die Luft- und Raumfahrt (Lebensdauer des Produkts) deutlich längere, branchenspezifisch verschärfte Aufbewahrungsfristen.
Wo findet man Informationen zur Regelung des Datenschutzes?
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Das EU-weite Fundament ist die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates. Sie regelt EU-weit einheitlich den Schutz personenbezogener Daten.
Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Das nationale deutsche Zusatzgesetz, das die DSGVO ergänzt (z. B. für den Beschäftigtendatenschutz oder spezifische Branchen).
Wo findet man Informationen zur Regelung des Urheberrechts?
Das Urheberrechtsgesetz (UrhG): Das nationale deutsche Fundament. Es regelt, wer Urheber ist, welche Schutzrechte er hat (z. B. das Recht auf Namensnennung oder Veröffentlichung) und wie Nutzungsrechte eingeräumt werden. Besonders relevant für Redakteure sind hier auch die Sonderregeln für Arbeitnehmer (§ 43 UrhG – Arbeitnehmerurheberrecht).
EU-Urheberrechtsrichtlinien: Da das Urheberrecht stark europäisch harmonisiert ist, bilden EU-Richtlinien (wie die Digitale-Binnenmarkt-Richtlinie) den Rahmen, der im nationalen Gesetz umgesetzt wird.
Welche Informationen müssen Sie bei Bilddateien im Internet angeben?
Urheberbenennung: Der Urheber des Bildes (der Fotograf, Grafiker oder Illustrator) hat ein gesetzliches Recht auf Nennung seines Namens. Im Internet muss diese Urheberbezeichnung direkt am Bild, in der Bildunterschrift oder in einem zentralen Impressum/Bildnachweis erfolgen (so dass sie für den Nutzer leicht auffindbar ist).
Lizenz- und Quellenangabe: Bei Verwendung von Stockfotos oder freien Lizenzen (z. B. Creative Commons) müssen exakt die Vorgaben der jeweiligen Lizenz erfüllt werden. Das bedeutet meist: Angabe des Urhebers, des Lizenznamens (z. B. CC BY 4.0) und ein direkter Link zum Lizenztext sowie zur Originalquelle.
Einwilligung (Recht am eigenen Bild): Sind auf dem Bild Personen erkennbar, dürfen diese grundsätzlich nur dann im Internet veröffentlicht werden, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a).
Ausnahmen (ohne Einwilligung): Personen der Zeitgeschichte oder Beiwerke „neben einer Landschaft oder Oertlichkeit“ (§ 23 KUG) – vorausgesetzt, die Personen stehen nicht im Mittelpunkt des Bildes.
Datenschutzhinweise / Impressum: Wenn Bilder im Rahmen von Unternehmens-Websites oder Social-Media-Profilen veröffentlicht werden, greifen auch hier die Transparenzpflichten der DSGVO.
Bereinigung von sensiblen Daten: Digitale Bilddateien enthalten im Dateikopf (EXIF- oder IPTC-Daten) oft unsichtbare Zusatzinformationen wie das genaue Aufnahmedatum, verwendete Kameramotive, den Namen des Fotografen oder – bei Smartphones – sogar präzise GPS-Koordinaten (Standortdaten).
Vor dem Upload ins Internet sollten diese privaten oder geschäftsgeheimen Metadaten aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen entfernt oder bereinigt werden.
Prüfungstipp auf den Punkt gebracht: Bei Bildern im Internet müssen Sie zwingend die Urheberkennzeichnung (Wer hat das Bild gemacht?), eventuelle Lizenzvorgaben (CC-Bedingungen) sowie den Datenschutz (Einwilligung abgebildeter Personen und Bereinigung von GPS-Metadaten) beachten.
Gilt das Urheberrecht für Software auch für Websites im Internet?
Ja, das Urheberrecht erfasst Websites im Internet vollumfänglich. Dabei ist der Quellcode als Software nach den speziellen Regeln des UrhG geschützt, während das Design und die Inhalte (Texte, Bilder) dem klassischen Werkesschutz unterliegen.
Zuletzt geändertvor 13 Tagen