Vergabe

• Anforderungsbewertung

• Lastenheft

• Ausschreibungskonzept

• Ausschreibung

• Kriterienkatalog für die Angebotsbewertung

• Angebotsbwertung

• Vertrag

• Vertragszusatz

• Abnahmespezifikation

Auftragsbekanntmachung

• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), Zentralnorm des deutschen Kartell- und

• Wettbewerbsrechts, 4.Teil, §§97 ff. Vergabeverordnung (VgV): Rechtsverordnung, Konkretisierung des GWB

• Haushaltsordnungen, z.B. für den Bund §55 BHO sind Grundlage für weitere Vergabevorschriften:

  • Für den Bund (teilweise für die Länder und kommunal): Unterschwellenvergabeordnung UVgO (Bund, Bayern etc.)

  • Teilweise noch: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A VOL/A (Sachsen, Sachsen-Anhalt)

VSVgV: Sonderregelungen für verteidigungs- und sicherheitsspezifische Vergaben

• SektVO: Verordnung für sektorenspezifische Aufträge im Bereich der Post-, Verkehrs-, Trinkwasserversorgungs- und Energieversorgungsleistungen

• KonzVgV: Verordnung über die Vergabe von Konzessionen Verleihung eines Nutzungsrechts an einem Gemeingut durch die zuständige Behörde, z. B. die Überlassung eines Abbaurechtes für einen Rohstoff oder einer Sendekonzession für eine bestimmte Radiofrequenz.

• VOB: Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen

1. Bedarfsermittlung

2. Finanzierung

3. Anlegen der Dokumentation / des Vergabevermerks

4. Wahl der Vergabeverordnung

5. Wahl der Vergabeart

6. Erstellung der Vergabeunterlagen

• Markterkundung

• Ziel: Festlegung des Auftragsgegenstands

• Schätzung des Auftragswerts: Investitions- und Folgekosten des Auftrags

• Sicherung der Finanzierung

-> Das Vergabeverfahren beginnt erst, wenn der Bedarf festgestellt ist und dessen Finanzierung gesichert ist!

• Alle Schritte sind gewissenhaft zu dokumentieren -> Transparenz und Rechtssicherheit

• Produkt Vergabevermerk

• Welche rechtliche Grundlage gilt?

• Produkt Ausschreibungskonzept

• neu: 215.000€ netto

• alt: 214.000€ netto

• neu: 140.000€ netto

• alt: 139.000€ netto

• neu: 5.382.000€ netto

• alt: 5.350.000€ netto

• es ist dann ein europaweites Verfahren

• dies gilt in der Regel bei Softwareentwicklungsprojekten

• es ist im IT-Bereich (Lieferung und Leistungen) dann die Vergabeverordnung (VgV) anzuwenden -> Oberschwellenbereich

• es ist dann ein nationales Verfahren

• es ist im IT-Bereich (Lieferung und Leistungen) dann die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO), ehemals bzw. noch VOL/A anzuwenden -> Unterschwellenbereich

• st ein Europaweites Vergabeverfahren notwendig?

• Offenes Verfahren?

• Verhandlungsverfahren?

• Produkt Ausschreibungskonzept

• offenes Verfahren

• nicht offenes Verfahren

• Verhandlungsverfahren

• Wettbewerblicher Dialog

• Innovationspartnerschaft

• Öffentliche Ausschreibung

• Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

• Verhandlungsvergabe (Freihändige Vergabe)

• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

• §107 Allgemeine Ausnahmen

• §108 Ausnahmen bei öffentlich-öffentlicher Zusammenarbeit

• §109 Ausnahmen für Vergaben auf der Grundlage internationaler Verfahrensregeln

• Preisgabe von wesentlichen Sicherheitsinteressen des Staates

• Dienstleistungen zum Katastrophenschutz

• etc.

• für verteidigungs- oder sicherheitsspezifische öffentliche Aufträge

Ausnahmen bei öffentlich-öffentlicher Zusammenarbeit:

• Direkte Inhouse-Vergabe (an eine juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts) ist möglich falls

  • Kontroll- und Beherrschungskriterium: AG übt über AN eine Kontrolle wie über eine eigene Dienststelle aus. D.h. auf strategische Ziele und wichtige Entscheidungen dieser Einrichtung muss maßgeblich Einfluss genommen werden.

  • Wesentlichkeitskriterium: AN verrichtet seine Tätigkeit im Wesentlichen für den öffentlichen AG (ist mehr als 80 % für diesen Auftraggeber tätig)

• Vergabe des BMF an das ITZBund

• ITZBund ist seit 01.01.2021 Anstalt des öffentlichen Rechst

• Kernstück der Ausschreibung

• sind mit großer Sorgfalt zu erstellen

• Anschreiben

• Bewerbungsbedingungen

• Vertragsunterlagen

• Beschreibung der Durchführung des Verfahrens

• Angabe der Zuschlagskriterien

• Eignungsanforderungen

• Leistungsbeschreibung

• Vertragsbedingungen

§§42-50 VgV

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: z.B. Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: z.B. bestimmter Mindestjahresumsatz, Verhältnis Vermögen/Verbindlichkeiten

• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: z.B. geeignete Referenzen über früher ausgeführte relevante Aufträge, Angaben über die für den Einsatz vorgesehene technische Fachkräfte, Anzahl der Mitarbeiter insgesamt.

• Sie definieren zusätzlich Ausschlussgründe

Für die Bewertung erfolgt Festlegung von

• A-Kriterien: Ausschlusskriterien

• B-Kriterien: Bewertungskriterien

-> A-Kriterien: Ausschlusskriterien

-> B-Kriterien: Bewertungskriterien

§ 42 VgV und §§ 123 – 125 GWB

• §123 GWB Zwingende Ausschlussgründe: z.B. Verurteilung wg. Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Bestechlichkeit, Betrug, Menschenhandel

• §124 GWB Fakultative Ausschlussgründe: z.B. Verstoß gegen umwelt-, sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen

• §125 GWB Relativierung durch „Selbstreinigung“: kein Ausschluss bei

  • Zahlung eines Ausgleichs

  • aktive Mitwirkung bei der Aufklärung

  • Ergreifung von Maßnahmen zur Vermeidung weiterer Straftaten

Produkt Bewertungsmatrix

• Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot, d.h. mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, zu erteilen.

• Der niedrigste Preis allein muss nicht ausschlaggebend sein!

• Preis muss in der Gesamtgewichtung aber mindestens ein Drittel ausmachen

• Weitere Kriterien: z.B. Qualität, Zweckmäßigkeit, technische Beschaffenheit, soziale und umweltbezogene Aspekte

• Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien anzugeben.

• Die Zuschlagskriterien sind in der Vergabebekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben!

• Einfache Richtwertmethode

• Erweiterte Richtwertmethode

• Lineare Interpolation

Leistung / Preis

Wie Richtwertmethode, aber mit Schwankungsbereich und festzulegendem Entscheidungskriterium (z.B. Leistung, Preis oder ein Einzelkriterium).

• Theoretisch:

  { [max(Leistung/Preis) * (1-Schwankungsbereich)] ; [max(Leistung/Preis)] }

• Beispiel:

  { [max(Leistung/Preis) * 0,9] ; [max(Leistung/Preis)] }

• niedrigster Preis erhält 900 Wertungspunkte

• Preise, die doppelt so hoch sind, also diesen niedrigsten Wert um 100% übersteigen, erhalten 0 Wertungspunkte

• Preise, die dazwischen liegen, werden mit Hilfe der linearen Interpolation bepunktet

• bei Umrechnung wird auf zwei Dezimalstellen hinter dem Komma kaufmännisch gerundet

Preispunkte = ( (2Pmin - P) / (2Pmin - Pmin) ) * Preispunktemax

= ( (2Pmin - P) / Pmin ) * Preispunktemax

• 2Pmin -> Das doppelte des günstigsten Preises

• P -> Der Angebotspreis, für den man aktuell die Preispunkte berechnet

• Pmin -> Der günstigste Preis

• Preispunktemax -> Die höchste Anzahl an Preispunkten (eigentlich immer 900)

-> ganze Berechnung nur nötig und möglich, wenn P <= 2Pmin, ansonsten sind 0 Preispunkte für P zu vergeben

• Eindeutige und erschöpfende Beschreibung der zu beschaffenden Leistung/des zu beschaffenden Produktes

• Angabe aller den Preis beeinflussenden Faktoren

• Grundsätzlich produktneutral

• Muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern im gleichen Sinne verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können

• Hat zentrale Bedeutung für die Mängelhaftung!

• Konstruktive Leistungsbeschreibung

• Funktionale Leistungsbeschreibung

• beantwortet die Frage “Wie?”

• auch Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis

• beschreibt den Herstellungsprozess

• beantwortet die Frage “Was?”

• AG legt Leistungs- und Funktionsanforderung des Auftragsgegenstands im Sinne einer Zielvorgabe fest

• Die Art und Weise der Realisierung wird nicht spezifiziert

• AN übernimmt in der Regel Planungsaufgaben (Planungsrisiko)

• erfolgt im Lastenheft

• Werkvertrag

• Dienstvertrag

• Erfolgsverantwortung beim AN

• Mitwirkungspflicht des AG

• Abnahmeprüfung

• Mängelhaftung

• Zahlung nach Abnahme

-> AN schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes (§ 631 BGB)

• Verantwortung beim AG

• Weisungsrecht des AG

• keine Abnahme

• Schwierige Mängelhaftung

• Zahlung i.d.R. nach Aufwand

-> AN schuldet „nur“ die Zurverfügungstellung seiner qualifizierten Arbeitskraft - ein vorab definierter Erfolg ist nicht geschuldet!

Vertragsbedingungen und Preisblätter

Für die Beschaffung von IT-Leistungen stehen dem AG verschiedene Musterverträge mit ergänzenden Vertragsbedingungen zur Verfügung (EVB-IT)

-Mustervertrag für:

Grundlage für Projekte zur Erstellung von Individualsoftware oder die Anpassung von Software auf Quellcode-Ebene

-> Werkvertrag

-Mustervertrag für:

Gegenstand sind zu erbringende Dienstleistungen (AN trägt kein Erfolgsrisiko), üblich z.B. für Beratungsleistungen, Schulungsleistungen -> Dienstvertrag

• Nach § 97 Abs. 4 Satz 1 GWB sind "mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen"

• Dies ist insbesondere durch die losweise Vergabe möglich.

• Aufteilung der Leistungen nach der Menge (Teillose) oder nach Art und Fachgebiet (Fachlose)

• gesamthafte Vergabe nur ausnahmsweise zulässig, bei Umständen, die über den regelmäßig gesteigerten Aufwand der erforderlichen Koordination hinausgehen.

• aufgrund der Komplexität des Systems Kompatibilitäts- oder Koordinationsprobleme zwischen verschiedenen Anbietern mit verschiedenen Techniken bestehen

• Schwierigkeiten bei der Fehler- und Verantwortungszuordnung in einem integrierten System zu erwarten sind (Stichwort: EVB-IT-Systemvertrag)

• Keine Lose gebildet – Subventionen zurückgefordert

• Eine unterbliebene Losbildung bei der Auftragsvergabe durch den Auftraggeber stellt einen schweren Vergaberechtsverstoß dar. Dieser kann den Zuwendungsgeber zur Rückforderung einer gewährten staatlichen Zuwendung berechtigen. Dies hat das VG Augsburg in seinem Urteil vom 23.02.2016 (3 K 15.1070) entschieden.

• stets mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb

• EU-weit

• Nach den neuen EU-Vergaberichtlinien gleichrangig zum Offenen Verfahren

• 2-stufiges Verfahren

• Prüfung der Eignung: Durchführung eines Eignungsrankings

-> Eignungsbewertungsmatrix

• Unternehmen werden durch EU-weite Vergabebekanntmachung aufgefordert, sich um die Teilnahme zu bewerben

• Dort rufen sie die Ausschreibungsunterlagen ab.

• Bewerber versenden anschließend Teilnahmeanträge

• Sinn und Zweck ist die vorgezogene auftragsabhängige Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) sowie die Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen

• Auswahl der Bewerber, die ein Angebot abgeben dürfen, folgt über vorab bekannt gegebene Kriterien und Gewichtungsregeln!

-es geht weiter wie beim offenen Verfahren

• Ggf. weniger Aufwand für die Angebotserstellung! Erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe müssen sie ein verbindliches Angebot erstellen.

  ->Steigerung der Bereitschaft zur Teilnahme an Vergabeverfahren

  ->Förderung des Wettbewerbs

• Für die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen erhöht sich die Zuschlagschance bei Abgabe eines Angebots

• Einerseits Effizienzsteigerung: Angebote werden nur noch von den tatsächlich geeigneten Unternehmen gefordert, wodurch sich der Prüfaufwand für die Angebote insgesamt reduziert.

• Andererseits: längeres, aufwändigeres Verfahren mit 2 Prüfungsschritten.