Klassiches PM

• Kundenanforderungen

• Technisch, organisatorisch, rechtliche Umweltfaktoren

• Lieferantenanforderungen

• Projektaufträge der Geschäftsleitung

• Betriebliches Vorschlagswesen

• Anliegen aus Fachbereichen

• Resultaten eines Benchmarkings (Leistungsvergleich)

• „Vorphase“ Vor dem Projektstart

• Festlegung und Abstimmung der Aufgaben und Funktionen

• Ziel: Eine schriftliche Auftragserteilung des Projektauftraggebers zur detaillierten Planung des Projektes des Projektleiters à Projektskizze

• Gemeinsame Gesprächsbasis für eventuell erforderliche Klärungsprozesse

• Ziele des Projektes —> quantitativ, qualitativ – Priorisierung

• Rahmenbedingunge —> technisch, organisatorisch, finanziell, zeitlich

• Erwarteter Nutzen —> konkrete Nutzenpotenziale des Projektes

• Operative Schwierigkeiten —> Engpässe? Termine, Knappe Budgets, Ressourcen?

• Abschlusstermine festlegen —-> Meilensteine

• Höhe des Projektrisikos —> Welche Risiken, sollten Projektziele verfehlt werden

• Berichtswesen —> Regelungen zur Projektdokumentation                           

• Komplex- /Interdisziplinarität —> Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit? Wie intensiv?

• Aufbauorganisation —> Wer erledigt welche Aufgaben und ist wofür verantwortlich

• Ablauforganisation —> Festlegung zum technischen und wirtschaftlichen Projektablauf

• Schreibt in der Regel der Projektauftraggeber (Kunde)

• Alle Randbedingungen benennen, die zu berücksichtigen sind

• Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen des Projektes

• Was soll wofür erreicht werden

• Ist-Zustandsbeschreibung

• Soll-Zustandsbeschreibung

• technische Anforderungen

• Qualitätsparameter

• Fragen zur Projektabwicklung

• Zeiten und Termin

• Schreibt der Projektauftragnehmer (HC)

• Realisierungsvorhaben auf Basis des Lastenheftes

• Erklärt, wie und womit die Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden

• Basieren auf Abstimmungsprozessen

• Konkrete Beschreibung der Projektziele

• Auflistung der zu erledigenden Aufgaben

• Benennung qualitativer und quantitativer Erfolgskriterien 

• Dokumentation geplanter Realisierungsvorhaben

• Kernfrage: Welche Qualitätsstandards, Leistungsumfang, Termine usw., können wir dem Auftraggeber im Rahmen des verfügbaren Budgets realistisch zusagen?

• Ziel: Schriftliche Auftragserteilung zur Durchführung des geplanten Projektes

• Projekt-Strukturplanung

• Projekt-Aufwandsplanung

• Projekt-Ablaufplanung

• Projekt-Terminplanung

• Projekt-Ressourcenplanung

• rojekt-Kostenplanung

• Ausgewogenes Verhältnis von Leistung/Qualität, Kostentreue und Termintreue

• Werkzeug der Projektplanung

• Herausforderung der kontinuierlichen Überprüfung der Variablen und das Erkennen der Wechselwirkungen

• Bei Feststellung einer Abweichung müssen Maßnahmen eingeleitet werden, die zu neuem Gleichgewicht führen.

• Grobplanung

• Feinplanung

• Risikoplanung

• Fest definierte Projekt-Zwischenergebnisse

• Verständlich, praktikabel, messbar und abgestimmt mit verfügbaren Ressourcen

• Durchführung eines Plan-Ist-Abgleiches der Meilensteine: Erkennen von Abweichungen und die Prognose ihrer Auswirkungen

1. Sicherung Termincontrolling

2. Früherkennung negativer Trends

3. Realistischer Prognostizierung des Projektverlaufes

4. Reduzierung von Terminrisiken

5. Verzögerungen frühzeitig erkennen

6. Frühzeitiges Treffen von Korrekturmaßnahmen

• Bestimmung detaillierter Arbeitspakete

• Fragestellung: Was ist konkret zu unternehmen?

• Identifikation und Bewertung der Projektrisiken

• Fragesellung: Was könnte die Ergebnisse der Grob- und Feinplanung gefährden?

• Gesamtprojektebene—> Datenbasis: Projektskizze

• Projektteilzielebene —> Datenbasis: Meilensteinplan (empfohlen)

• Arbeitspaketebene —> Datenbasis: Projekt-Feinplanung

• Management-Risiken z.B. unklare Aufbauorganisation

• Projektmitarbeiter-Risiken z.B. Nichtverfügbarkeit

• Prozessrisiken z.B.überfordertes Projektmanagement

• Markt- und Branchenrisiken z.B. Partner, Technologiewandel (SIMPLE CLEAN)

• Finanzielle und rechtliche Risiken z.B. unklare Vertragsgestaltung

• Projektmanagement-/ Projektleiter-Risiken

• Operative Projektrisiken (z.B. Lieferanten, Kunden)

• Unterstützungsprozesse (z.B. IT, Personal, finanzielle Ressourcen)

• Stammbaumähnliche Gliederung des Projektes in Teilaufgaben und Arbeitspakete

• Vollständige Darstellung und Überblick des Leistungsumfangs des Projektes

Projekt schrittweise in kleine Einheiten zerlegt:

• Teilprojekt,

• Teilaufgabe und der

• Abgrenzung der Arbeitspakete

• Kleinste Einheit des Projektstrukturplans

• Sind in sich geschlossene Aufgaben die abgegrenzt und bestimmt sind (Definierte Zeit, Ergebnis, Aufwand)

• Für jedes Arbeitspaket ist eine verantwortliche Person zu bestimmen

Ojektorientierter Projektstrukturplan:

• Gliederung nach Produkt steht im Vordergrund

• Projektgegenstand wird in einzelne Komponenten, Baugruppen, Einzelteile zerlegt

• Zeigt materiellen, immateriellen Inhalt des Projektes dar

Funktionsorientierter Projektstrukturplan:

• Gliederung nach den zu erledigenden Tätigkeiten

• Zeigt welche Tätigkeiten auszuführen sind

• Gegliedert in die verschiedenen Organisationen/ Abteilungen, die an dem Projekt beteiligt sind

Ablauforientierter Projektstrukturplan:

• Einteilung in die verschiedenen Projektphasen

• Ablauf der Phasen des Projektes

• Aufwandschätzungen

• Ermittlung des Kosten-, Zeit und Ressourcenbedarfs (Aufwands)

• Aufwand wird auf Basis der einzelnen Arbeitspakete geschätzt bzw. berechnet

Analogieverfahren:

• Analogie = Gleichartigkeit

• Aufwandschätzung durch den Vergleich des zu schätzenden Projektes mit bereits erfolgreich abgeschlossenen ähnlichen Projekten

Relationsmethode:

• Ähnlich wie Analogiemethode Vergleich mit ähnlichem Projekt

• Formalisierte Vorhergehensweise (Richtlinien wie Durchschnittswerte)

Expertenbefragung:

• In Form von Einzelschätzung oder Mehrfachbefragungen

• Ermittlung des Aufwandes auf Grundlage von Erfahrungswerten von Experten

• Subjektives Aufwandschätzverfahren

• Planung der organisatorischen und technischen Vorgänge im Projekt

• Erstellung eines detaillierten Zeitplans für die Durchführung der Arbeitspakete

• Ermittlung von Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen

• Projektleiter visualisiert (z.B. durch Balkendiagramm) Termine, zeitliche Puffer und kritische Pfade. (Tom ;))

• Terminplanung ist ein iterativer Prozess (fortwärend verbessert und weiterentwickelt)

1. Verkürzung der Vorgangsdauer durch Erhöhung des Ressourceneinsatzes oder die Verringerung der Leistung

2. Parallelisierung von Vorgängen

3. Eliminierung von Vorgängen

• Konkrete Identifizierung und Zuweisung der Ressourcen die für ein Projekt erforderlich sind

• z.B: Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstungen, Finanzen

• effektive Projektressourcenplanung hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen, Projektverzögerungen und Mehrkosten zu vermeiden und die Projektleistung zu optimieren.

• Schätzung benötigter Ressourcen (Bedarfsermittlung)

  • Benötigte Ressourcen identifizieren

  • zu Arbeitspakete zuordnen

  • Terminfixierung (Projektdauer, Vorhangsdauer…)

• Festlegung der Prioritäten

• die Entwicklung eines Zeitplans für Ressourcennutzung

Terminorientierte Ressourcenoptimierung:

• Ressourcen so verändert, dass sie den Abforderungen des Projektzeitplans entsprechen (Arbeitspaket verschieben, teilen, strecken)

Kapazitätsorientierte Ressourcenoptimierung

• Kapazitäten des Projektes werden nicht überschritten

• Ersatz bisher geplanter Technologien

• Vergabe von Arbeitspaketen an Subunternehmen

• Erweiterung der eigenen Ressourcen (Einstellung neuer Projektmitarbeiter)

• Prozess der Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Kosten die anfallen

• Auf Basis von Schätzungen wird Gesamtbudget erstellt

• Auch Überwachung der tatsächlichen Kosten im Verlauf des Projektes und die Überprüfung, ob das Projekt im geplanten Kostenrahmen bleibt

• Problematik die Kosten verursachergerecht zuzuordnen

• Maßnahmen, die während der Durchführung eines Projekts ergriffen werden, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird

Aktive Steuerung des Projektverlaufes durch:

1. Festlegung von Arbeitsaufträgen (Soll-Zustand), Informationsversorgung aller Beteiligten, Überwachung des Ist-Zustandes und Durchführung von Abweichungsanalysen

2. Dokumentation und stetige Aktualisierung der Dokumente

3. Einleitung von korrektiven Maßnahmen zur Sicherstellung des Projektziels bei festgestellter Soll-Ist Differenz

Mögliche Maßnahmen zur Projektsteuerung:

• Ressourcenmanagement, Terminplanung, Anpassung der Projektziele

Ursachen für Störgrößen:

• unrealistische/unvollständige Planungen, Zeitverzug, Veränderungen im Projektumfeld, wirtschaftliche Situation des Auftraggebers.

• Periodische Überwachung des Projektverlaufs durch Sammeln von Ist-Daten zu Arbeitspaketen und Projektteilzielen

• Zentrale Ansprechpartner sind Arbeitspaketverantwortliche und Projektteilzielverantwortliche, die die Daten sammeln und konsolidieren

• Berichte an den Projektleiter liefern die notwendigen Fakten, um effektiv und effizient zu handeln

• Die Projektüberwachung basiert auf den Fähigkeiten des Projektleiters, die Situation des Projekts richtig einzuschätzen und auf Erkenntnissen zu handeln

• Systematische Überwachung der Abweichungen von den Planungsgrößen

• Periodisch und in vorab festgelegten Zeitintervallen durchgeführt

• Ziel: Abweichungen frühzeitig zu erkennen

• Bestandteile:  Terminkontrollen, Kostenkontrollen, Leistungskontrollen

• Projektleiter muss Zeit der Projektmitarbeiter mit Projektbedürfnissen in Einklang bringen.

• Vorliegen eines Projektauftrages ist Voraussetzung für Projektstart

• Vorzeitige Projektfreigaben ohne Startprozess kann negative Folgen haben z.B.

1. Bildung des Projektteams

2. Definierung realistischer Projektziele

3. Sicherstellung eines gemeinsamen Aufgabenverständnis

4. konstruktive Zusammenarbeit

5. Fixierung des Projektablaufs

6. Organisatorische und technischen Aufgabenzuordnungen und Regelungen

1. inhaltliche Klärung des Projektes

2. Klärung der Projektziele (SMART, messbar) und Rahmenbedingungen

3. Budgetierung und Finanzierung

4. Zusammenstellung des Projektteams

• definiertes und akzeptiertes Projektziel

• eindeutig bestimmbaren Projektauftraggeber

• konkret definierte Aufgaben

• Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten Stellen

• Projektaufgaben in offener Teamdiskussion transparent zuweisen

1. Kick-Off-Meeting: Offizielle Projektveranstaltung nach abgeschlossener Projektplanung die Mitglieder des Projektteams und Projektauftraggeber vereint

2. Einzelgespräche mit Projektmitarbeitern: Informations- und Erwartungsaustausch

3. Projektstart-Workshop: moderierte, gemeinsame Erarbeitung einer Projektvision

4. Kombinationen: Vor allem bei Großprojekten

• Dient der Kontrolle des Projektfortschrittes und des Erreichens aller Projektziele

• Unterstützt den Projektleiter durch geeignete Methoden und Instrumente

• Ist-Datenerhebung von Kosten, Termine, Ressourcen etc. durch Erstellung und Übergabe aktueller Statusberichte an den Projektleiter

• Vergleich durchführen mit den in der Planungsphase festgelegten Größen

• Analyse von Soll-Ist-Abweichungen

• Formalisierter Abfragekatalog, um problematische Aussagen zu vermeiden

• Kostencontrolling: Anfallende Kosten erfassen, Prognosewerte für Kosten

• Termincontrolling: Erreichung der Ziele unter Einhaltung geplanter Termine und Prognose hinsichtlich der Fertigstellung des Projektes

• Leistungscontrolling: Planung, Kontrolle und Evaluierung der Leistungen

• klare Zieldefinition und vorab festgelegte Controlling-Kenngrößen

• Kennzahlen müssen schnell erfasst und ausgewertet werden, um kritische Störungen schnell zu erkennen

• Projektkultur die Fehler als Chancen erkennt und nicht vertuscht

• Einhaltung von Normen und Standards

• Einheitlichkeit der Darstellungsmethoden

• Adressatengerechte Ausdrucksweise

• Aktualität und Vollständigkeit der Dokumente

• Vermeidung ausufernder Projektdokumentation

• Beendigung aller Tätigkeiten und formales Ende des Projektes

• Häufig unter Zeitdruck abgeschlossen - nicht auf Projektabschluss verzichten

1. Aufzählung der Übergabeobjekte,

2. Auflistung offener Restleistungen,

3. Dokumentation von Tests/Prüfungen,

4. Angaben zur sachlichen/juristischen/technischen Korrektheit,

5. Festlegung der Übergabemodalitäten und zukünftige Betreuungsmodalitäten.

• Gesamte Evaluation der Projektarbeit durch vorab definierte Auswertungsziele

Beispiele:

• Verbesserungspotenziale und Best-Practice-Analyse

• Was waren Lernfortschritte?

• Veränderungsbedarf im Projekt? Umgestaltung von Standard-Regelungen

• Was lief gut was schlecht?

• Subjektive Wahrnehmungen und objektive Ergebnisse analysieren, reflektieren, dokumentieren und kommunizieren

• Jedes Projektteammitglied individuelle Learnings

• Allgemeingültige Erkenntnisse für gesamte Projektorganisation

• Eventuell durch Auswertungsworkshop

Bedeutung:

• Komprimierte Gesamtdokumentation des Projektes

Inhalte:

1. Einführung

2. Diagnose Projektmanagement und Projektergebnisse

3. Gesamtbeurteilung des Projektes in einer Gesamtschau

4. Überleitungsplanung für genutzten Ressourcen wie Maschinen/Sachmittel etc.

5. Erhaltungsplanung – Wartungsleistungen etc.

6. Erkenntnisse, Konsequenzen und Empfehlungen für künftige Projekte

7. ggf. separate Bewertung externer Partner

• Offizielle Beendigung des Projektes

• Gute Wiedereingliederung des Personals und Sachmittel (z.B Laptops, Räume)

• Wiedereingliederung auch der Führungsebene durch Überleitungsplan.

• Würdigung der Mitarbeiter Projektleistung zum Beispiel durch beruflichen Aufstieg

• Bei Abweichungen von vertraglich vereinbartem und erbrachten Leistungen

• Verwaltung von Ansprüchen und Gegenansprüchen

• 2 Zielsetzungen: Eigene Forderungen durchsetzen, Gegenforderungen abwehren

1. Definition: Ziele. Projekt und Prozessorganisation definieren

2. Planung: Wer, was, wann, wie viel, von wem, bis wann, wie teuer

3. Durchführung: Fortschritt kontrollieren - Termine, Kosten, Leistung

4. Abschluss: Ergebnisübergabe, Projektevaluation und Dokumentation

• Transparente Projektabwicklung

• Erleichterte Kontrolle und Reduzierung des Projektrisikos

• Förderung des Einsatzes spezifischer Projektmanagement-Methoden,-Werkzeuge und -Techniken, um Projekte erfolgreich zu verwirklichen