Kapitel 1 Einführung und Grundlagen

Strategisch: 

1.Ziele und Wertschöpfungsketten festlegen

2. Ziele und Strategien hinterfragen

3. Markt und Wettbewerb analysieren

4. Strategische Alternativen analysieren

Operatives

1. IST-Prozess spezifizieren

2.Soll Prozesse umsetzten

3. Prozesse überwachen

4. Prozessziele prüfen  

Aufgaben:

-          Ist-Prozesse spezifizieren, Soll-Prozesse entwickeln

-          Soll-Prozesse umsetzen & ausführen

-          Prozesse überwachen

-          Prozessziele anhand von Kennzahlen prüfen 

Lange Antwort

Das operative BPM grenzt sich vom strategischem BPM ab. Es behandelt die Ebenen Fachliche Konzeption und die Ausführung. Es werden die langfristigen Prozess Ziele in Kurzfristige Prozessziele übersetzt, Prozess wird überarbeitet, geplant & in veränderter Form eingeführt.

Das operative Prozess Management umfasst den gesamten Prozess-Lebenszyklus (Prozess Management – Stack):

Aufgaben von Design Time:

1. abgrenzen

2. beschreiben

3. gestalten (design)

Implementation Time:

1. einführen

Run Time:

1. steuern

2. ausführen

3. überwachen

4. analysieren

5. Optimieren

1.       Vollständige Prozesstransparenz

2.       Identifizieren von Geschäftsprozessen

3.       Planen, Gestalten und Modellieren von Prozessen,

4.       Dokumentieren betrieblicher Prozessabläufe

5.       Durchführung einer prozessorientierten Kostenkalkulation (Prozesskostenrechnung)

6.       Überwachen der Prozesse (Process Performance Monitoring)

7.       Kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen (kontinuierliches Verbesserungsmanagement)

8.       Steigerung der Prozess- Effizienz

9.       Unterstützung Qualitätsmanagement

10.   Erfüllung von Auflagen von Geschäftspartnertn

11.   Erlangen von Zertifizierungen

12.   Einarbeiten von Mitarbeitern in betrieblichen Abläufen

13.   Vermeiden von Wissensverlust

Kurz:

• Verbesserte Effizienz und Effektivität: BPM kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, wodurch die Effizienz und Effektivität des Unternehmens gesteigert werden können. Dies kann zu Kosteneinsparungen, einer höheren Produktivität und einer besseren Kundenzufriedenheit führen.

• Verbesserte Transparenz und Kontrolle: BPM kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse transparenter und kontrollierbarer zu machen. Dies kann Unternehmen helfen, Risiken zu reduzieren, Compliance-Vorschriften einzuhalten und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

• Verbesserte Anpassungsfähigkeit: BPM kann Unternehmen dabei helfen, sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Dies kann durch die Einführung agiler und flexibler Prozesse erreicht werden.

• Verbesserte Zusammenarbeit: BPM kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens zu verbessern. Dies kann durch die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Geschäftsprozesse und durch die Bereitstellung von Tools und Ressourcen für die Zusammenarbeit erreicht werden.

• Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen ihre Kosten senken. Dies kann durch die Reduzierung von Personalkosten, die Vermeidung von Fehlern und die Steigerung der Effizienz erreicht werden.

• Verbesserte Produktivität: Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern. Dies kann durch die Verkürzung von Durchlaufzeiten, die Reduzierung von Verschwendung und die Verbesserung der Qualität erreicht werden.

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Durch die Verbesserung der Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen können Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern. Dies kann durch die Verkürzung von Reaktionszeiten, die Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen und die Steigerung der Flexibilität erreicht werden.

• Verbesserte Compliance: Durch die Verbesserung der Transparenz und Kontrolle von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Compliance-Vorschriften einhalten. Dies kann durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die Verhinderung von Betrug und die Verbesserung der Sicherheit erreicht werden.

• Gesteigerte Innovation: Durch die Verbesserung der Anpassungsfähigkeit von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Innovationskraft steigern. Dies kann durch die schnellere Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, die Reaktion auf Veränderungen des Marktes und die Förderung der Kreativität erreicht werden.

Lang Bard:

Die Einführung eines Business Process Management (BPM) verspricht sich eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Die wichtigsten davon sind:

• Verbesserte Effizienz und Effektivität: BPM kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, wodurch die Effizienz und Effektivität des Unternehmens gesteigert werden können. Dies kann zu Kosteneinsparungen, einer höheren Produktivität und einer besseren Kundenzufriedenheit führen.

• Verbesserte Transparenz und Kontrolle: BPM kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse transparenter und kontrollierbarer zu machen. Dies kann Unternehmen helfen, Risiken zu reduzieren, Compliance-Vorschriften einzuhalten und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

• Verbesserte Anpassungsfähigkeit: BPM kann Unternehmen dabei helfen, sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Dies kann durch die Einführung agiler und flexibler Prozesse erreicht werden.

• Verbesserte Zusammenarbeit: BPM kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens zu verbessern. Dies kann durch die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Geschäftsprozesse und durch die Bereitstellung von Tools und Ressourcen für die Zusammenarbeit erreicht werden.

Im Einzelnen können sich Unternehmen mit der Einführung eines BPM folgende Vorteile erhoffen:

• Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen ihre Kosten senken. Dies kann durch die Reduzierung von Personalkosten, die Vermeidung von Fehlern und die Steigerung der Effizienz erreicht werden.

• Verbesserte Produktivität: Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern. Dies kann durch die Verkürzung von Durchlaufzeiten, die Reduzierung von Verschwendung und die Verbesserung der Qualität erreicht werden.

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Durch die Verbesserung der Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen können Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern. Dies kann durch die Verkürzung von Reaktionszeiten, die Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen und die Steigerung der Flexibilität erreicht werden.

• Verbesserte Compliance: Durch die Verbesserung der Transparenz und Kontrolle von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Compliance-Vorschriften einhalten. Dies kann durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die Verhinderung von Betrug und die Verbesserung der Sicherheit erreicht werden.

• Gesteigerte Innovation: Durch die Verbesserung der Anpassungsfähigkeit von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Innovationskraft steigern. Dies kann durch die schnellere Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, die Reaktion auf Veränderungen des Marktes und die Förderung der Kreativität erreicht werden.

Die Einführung eines BPM ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Unternehmen sollten sich daher vor der Einführung eines BPM genau über die potenziellen Vorteile und Risiken informieren.

Kurz:

·       Effizienzsteigerung: optimierte Prozesse führen zu Zeit- und Kosteneinsparungen.

·       Erhöhte Flexibilität: durch BPM können Prozesse schneller an sich ändernde Geschäftsanforderungen angepasst werden.

·       Steigerung der Kundenzufriedenheit: optimierte Prozesse führen zu besseren Ergebnissen und zufriedeneren Kunden.

·       Erhöhung der Transparenz und Überwachbarkeit: durch BPM erhält man einen besseren Überblick über die Geschäftsprozesse und kann Störungen schneller erkennen und beheben.

·      Stärkung der Compliance: BPM unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen

Überblick über die Prozesse im Unternehmen, Verkürzung der Durchlaufzeiten, Verbesserte Prozesseffizienz und -effektivität.

Lang:

Überblick über die Prozesse im Unternehmen, Verkürzung der Durchlaufzeiten, Verbesserte Prozesseffizienz und -effektivität.

-          Vollständige Prozesstransparenz

-          Identifizieren von Geschäftsprozessen

-          Planen, Gestalten und Modellieren der Prozesse

-          Dokumentieren betrieblicher Prozessabläufe

-          Umfassende Abbildung von Prozessen mit festdefinierten Rollen und Rechten und benötigten Informationsobjekten (z.B. Dokumenten) bzw. Ressourcen zu deren Ausführung.

-          Festlegen von Prozess.schnittstellen, damit diese in Hierachiestufen mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad zu Protzessketten(Wertschöpfungskette) abgebildet werden können

-          Durchführung einer prozessorientierten Kostenkalkulation

-          Überwachen der Prozesse

-          Internes sowie externes Prozess-Benchmarking(zwischen in& externen Unternehmensstellen, Geschäftspartnern und Konkurrenten, die Festlegung von Prozesskennzahlen zum Benchmarking der Prozessleistung

-          Kontinuierliche Verbessern von Geschäfts Prozessen(Verbesserungsmanagement)

-          Flexibilisierung in organisatorischen Änderungen, Vorbereitung einer Geschäftsprozessverbesserung, bzw. -restrukturierung, um bspw. Ium Rahmen einer Ist-Analyse von Geschäftsprozessen Kenntnisse über die eigenen betrieblichen Abläufe zu erlöagen, neue Organisationsstrukturen und Unternhemenabläufe einzufü+hren bzw. umzugestalten oder um beeispw. Einzelne Aufgabe bzw. Prozesse auszulöagern( Outsroucing)

-          Harmonisierung von Prozessen(nach Zusammenschlüssen von Unternehmen oder Zusammmenlegung von Abteilungen)

-          Weniger komplexität durch nutzen von Standards

-          Vorbereitung der Automatisierung bzw. IT-Unterstützung(Workflows) der betrieblichen Abläufe

-          Definition von Service Level Agreements wie beps. Bei Outsourcing Aktivitäten

-          Aufzeigen von Best Practices in Form von Referenzmodellen

-          Comilance Managment, Abgleichen von Geschäftsprozessen mit geltenden Regeln des Unternehmen und Anforderungen des Gesetzgebers

-          Erfüllungen von Auf Auflagen von :

o   Geschäftspartnern

o   Erlangen von Zertifiztierungen

-          Einarbeiten von Mitarbeitern in die betrieblichen Abläufe

-          Vermeiden von Wissnsverlust

-          Untersützungen de Qualitätsmangements

-          Steiergerung der Prozess-Effizienz

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation bildet die statische Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sie beschreibt die Gliederung des Unternehmens in Bereiche, Abteilungen und Stellen. Die Aufbauorganisation ist also eine hierarchische Struktur, die die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche und Stellen definiert.(Funktionale Gliederung Hollich nach wissen bündelung organisiert)

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation beschreibt die dynamischen Arbeitsabläufe innerhalb der vorgegebenen Aufbauorganisation. Sie ist also die Beschreibung der Art und Weise, wie die Aufgaben in einem Unternehmen erledigt werden. Die Ablauforganisation umfasst dabei sowohl die internen als auch die externen Arbeitsabläufe.

Hollich:

nach wissen optimiert(Hollich)

Verantwortlicher und ausführender ist ein Mensch da it Systemen nichtt hohe beachtung geschenkt wird.

Prozessorganisation

Die Prozessorganisation ist eine Organisationsform, die sich auf die betrieblichen Wertschöpfungsprozesse konzentriert. Sie stellt die Wertschöpfungskette eines Unternehmens in den Mittelpunkt und gliedert das Unternehmen nach diesen Prozessen. Die Prozessorganisation ist also eine prozessorientierte Organisationsform, die die Aufbauorganisation an die Ablauforganisation anpasst.

Hollich:

nach Zeit Optimiert, durchlaufzeit(Hollich)

Verantwortlicher ist eine Person und Ausführung kann eine Person oder ein System sein

Abgrenzung

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der Prozessorganisation und der Auf- und Ablauforganisation lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Alt

___________________________________________________

Aufbau und Ablauforganisation dürfen nicht isoliert betrachtet werden.

Aufbau-> Aufgabenanalyse und Synthese

Ablauf -> Arbeitsanalyse und Synthese

Aufbauorganisation:

Struktur wie ein Unternehmen ausgebaut ist, dadurch wird festgelegt wer die Führung und Verantwortung übernimmt. Es wird geregelt welche Abteilungen existieren und wie die Aufgaben unter den Mitarbeitern verteilt sind. In der Aufgabensynthese geht es darum die Aufgaben zu Stellen, Einheiten oder Abteilungen zu gruppieren

Ablauforganisation:

Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist die räumlich-zeitliche Strukturierung der einzelnen Arbeitsschritte und ist auf die Effizienz eines Unternehmens ausgerichtet. Sie bemüht sich um die optimale Gestaltung von Arbeitsprozessen im Zeitablauf. Sie soll die Frage beantworten, welcher Stellen Inhaber der ihm gestellte Aufgabe wann, wo und an welchem Betriebsmittel zu erledigen hat. Aufgabe definieren -Stel

Nach wissen optimiert

Antwort Julian:

Beide Ablaufs Organisationsformen(Klassisch traditionell funktionsorientiert vs. Prozessorientiert) behandeln Abläufe,

der Unterschied(Prozessorganisation und klassischen-traditionellen funktionsorientierten Ablauforganisiation) liegt in der Kombination von: Unterschiedlicher Art(Prinzipien optimierungskriterien) wie  Aufgaben zusammengeführt werden und Reihenfolge der Zuordnung zu Aufgabenträgern(z.B. Stellen)

1)     Betriebliche Prozesse sind auf ein betrieblich (z.B. Wirtschaftseinheit wie Unternehmen, Verwaltung, Behöre) bezogene Ziele/ Zwecke ausgerichtet, welche sich aus der eigenen Strategie oder von außen vorgegebenem regulatorischem Auftrag ableiten.

2)     Betriebliche Prozesse können strukturierte und schwach strukturierte Anteile besitzen.

3)     Betriebliche Prozesse haben Ereignisse (Start-, Zwischen-, Endereignisse).

4)     Betriebliche Prozesse finden sowohl in der innerbetrieblichen Leistungserstellung, als auch bei überbetrieblichen Leistungsaustausch (organisationsübergreifende Wirtschaftseinheit) statt.

5)     Eine betriebliche Prozessarchitektur umfasst die operativ- administrativen- dispositiven (wertschöpfenden) Prozesse, als auch die unterstützenden (entscheidungsunterstützend, planerischen, führungs-/ lenkungs- managementorientiert) Prozesse.

6)     Betriebliche Prozesse gibt es in beliebigen Detaillierungsstufen (Abstrationsebenen) (Hierarchisierung in Teilprozesse, Kategorisierung nach unterschiedlichen Kriterien), Sichten und unterschiedlichen Vorgehensmodellen (Phasen).

7)     Betrieblicher Prozess -> Prozess in Betrieben(Betrieblicher Kontext)

GP:

Geschäftsprozesse sind Prozessierten, Kundenorientiert und Ergebnisorientiert

Ein GP startet mit der Aulösung durch den Kunden und endet mit dem erfüllen des Bedürfnisses

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben, an deren Ende die Bereitstellung einer Dienstleistung oder eines Produkts für den externen Kunden steht

Primäre Prozesse: Dies sind Prozesse, die direkt zur Erstellung oder Bereitstellung des Produktes oder der Dienstleistung beitragen, die das Unternehmen anbietet. Beispiele hierfür sind Produktion, Entwicklung, Vertrieb und Verkauf.

Sekundäre Prozesse: Dies sind Prozesse, die nicht direkt zur Erstellung oder Bereitstellung des Produktes oder der Dienstleistung beitragen, aber für den reibungslosen Ablauf des Unternehmens unerlässlich sind. Beispiele hierfür sind Finanzbuchhaltung, Personalwesen und Einkauf.

Nach dem Kunden:

Interne Prozesse: Dies sind Prozesse, die innerhalb des Unternehmens stattfinden und die Mitarbeiter des Unternehmens betreffen. Beispiele hierfür sind die Rekrutierung von Mitarbeitern, die Schulung von Mitarbeitern und die interne Kommunikation.

Externe Prozesse: Dies sind Prozesse, die das Unternehmen mit seinen Kunden oder Lieferanten durchführt. Beispiele hierfür sind der Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden, die Erbringung von Dienstleistungen für Kunden und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Ein End-to-End Prozess ist ein kundenfokussierter Prozess. Der Prozess beginnt mit der Auflösung durch den Kunden und endet durch die Erfüllung der Bedürfnisse beim Kunden. Kernprozesse eines Unternehmens sollten als End-to-End Prozess organisiert sein. (Seite 29 Gadatsch PDF) (MS)

Ein End-to-End-Prozess, auch als "von Anfang bis Ende" Prozess bezeichnet, ist ein Prozess, der alle Schritte von der Initiierung bis zur Abschlussverarbeitung eines Geschäftsvorfalls oder einer Transaktion umfasst. Es ist ein Prozess, der sich über die gesamte Wertschöpfungskette des Unternehmens erstreckt und alle betroffenen Abteilungen und Funktionsbereiche involviert

Ebenen (Abstraktion): Strategie, Konzepte und Ausführung

Sichten (Strukturen): Organisation, Prozess/ Funktion, Daten, Ressourcen

Phasen (Ablauf): Vorgehenskonzepte/ -methoden in: Entwicklung/ Anpassung, Einführung (Implementierung), Betrieb/ Nutzung)

Dient zur Orientierung als morphologischer Rahmen.

Die Ebenen geben an, auf welchen Abstraktionsebene wir uns befinden. Man unterscheidet in diesem Abstraktionsebenen oftmals zwischen Strategischer, fachlich-konzeptionelle und Ausführende Ebene. Diese Ebenen können aus verschiedenen Sichten betrachtet werden, wie in Organisation/Struktur, Prozess/Funktion, Daten und Ressourcen Sicht. Der Ablauf gibt an, in welcher Phase wir uns bei den jeweiligen Ebenen und Sichten uns befinden, wie die Phase Design-Time (Einführung, Beschreibung), Implementierung (Implementation-Time) und Ausführung (Run-Time).

Fachlich Konzeptionelle Ebene ist technikchneutral geplant-> Betrifft organisation

Ausführungsebebe ist die Technische Seite, werden technisch umgesetzt

·       Die fachlich-konzeptionelle Ebene bezieht sich auf die Überlegungen und Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um die Geschäftsprozesse und IT-Systeme eines Unternehmens zu gestalten. Hier geht es um die Konzeption von Prozessen, Organisation, Daten und Systemen.

·       Die Ausführungsebene bezieht sich auf die konkrete Durchführung von Geschäftsprozessen und die Anwendung von IT-Systemen. Hier geht es um die tatsächliche Umsetzung der Konzeptionen auf der fachlich-konzeptionellen Ebene, um die Geschäftsprozesse und IT-Systeme effizient und effektiv auszuführen.

Organisatorische Strukturen können durch verschiedene Modellearten beschrieben und visualisiert werden wie zum Beispiel durch Prozessmodelle, Datenmodelle oder auch Organisationsmodelle.

Prozessmodelle dienen dazu Prozessabläufe zu beschreiben, wie zum Beispiel BMPN und EPK

Datenmodelle beschreiben die aktuellen oder zukünftigen Datenstrukturen eines Anwendungsbereiches. Die Sie können in konzeptionelles, logisches in Physisches Datenmodell unterteilt werden(Das Datenmodell – Aufbau, Erstellung & Beispiele | palladio consulting (palladio-consulting.de))

Organisationsmodelle zeigen an wie die Hirachie vom jeweiligen Unternehmen aufgebaut ist

Ressourcenmodelle beschreiben den Einsatz von Ressourcen