4. Personalcontrolling

Personalcontrolling

= ist nicht nur Kontrolle sondern auch zukunftsorientierte Lenkung, Steuerung, Zielsetzung, Planung, etc.

=> “die auf den Erfolg des UN ausgerichtete Planung, Kontrolle und Steuerung personalwirtschaftlicher Maßnahmen”

—> dient dazu, den Personalbereich konsequent und wirtschaftlich zu beobachten & zu strukturieren

—> es soll gemessen werden, welchen Beitrag die Arbeit bzw. personalwirtschaftliche Tätigkeiten zum UN-Erfolg leisten

—> neben quantitativen Dimensionen wie Personalkosten & -aufwand sollen auch qualitative Dimensionen einbezogen werden: Zufriedenheit, Motivation, Betriebsklima, Führungsstil

Ziele des Personalcontrollings:

1. Übersicht über Struktur & Entwicklung der Personalkosten verbessen

2. Grundlagen für Entscheidungen in Bezug auf personalwirtschaftliche Aktivitäten optimieren

3. Personalengpässe entschärfen

4. Fluktuation von Personal vermindern

5. Produktivität der Arbeit steigern

6. Personalkosten senken

7. Leistungsmotivation steigern

8. Kosten für Personalarbeit senken

9. Abwesenheiten/Fehlzeiten von MA vermindern

10. interne Stellung der Personalarbeit stärken

Aufgaben des Personalcontrollings:

=> wichtig: Integration & Koordination!

1. Koordinatiom im Personalbereich :

   • zw. Bestandteilen der P’planung

   • zw. P’planung & - kontrolle

   • zum P’informationssystem

   • zu P’führung & Organisation

2. Verknüpfung zu anderen Funktionsbereichen:

   • Investitions- und Finanzplanung

   • Gesamtplanung berücksichtigen

3. Beteiligung an strategischer Personalarbeit:

   • strategische Auswirkungen von p’wirtschaftlichen Entscheidungen

   • Anpassung an Umweltänderung

4. Ausrichtung und Bewertung der P’arbeit:

   • wirtschaft. Durchdringung & Relevanz der P’arbeit

=> generelle vielseitige Aufgabenfelder, es müssen alle personalen Tätigkeitsfelder im Personalcontrolling bearbeitet werden:

-> P’bestandsanalyse: Fähigkeit-/struktur-controlling

-> P’bedarfsbestimmung: Anforderung-/Bedarfs-controlling

-> P’beschaffung: Beschaffungsweg, Bewerberauswahl-c.

-> P’entwicklung: Bildungs-/Laufbahn-controlling

-> P’freisetzung: Freisetzungsabwicklungs-c.

-> P’einsatz: A’platz-/Aufgaben-/A’zeit-controlling

-> P’führung: Motivations-/Führungs-/Kulturcontrolling

-> P’kostenmanagement: Budget-/Kostenstruktur-C.

3 Ebenen des Personalcontrollings:

1. Kostencontrolling / kalkulator. Controlling

   = regelmäßige Planung & Kontrolle der Personalkosten & der Personalabteilung per analytischer Evaluation

   -> per Rechnungswesen, Kostenstellenbudget, Kostenartenbudget

   => Sichtweise: Personal als Kostenfaktor, Personalabteilung als Kostenstelle

   => Erfolgskriterien: Budgeteinhaltung

2. Effizienzcontrolling / Wirtschaftlichkeitscontrolling

   = misst Produktivität der Personalarbeit, bewertet Personalwirtschaftliche Prozesse (Bewerbungsgespräche, Schulungen, wird richtig ausgeführt?) mit Blick auf Ressourceneinsatz (keine Verschwendung) & Zeiteinsatz

   => Sichtweise: Personalarbeit als innernetriebl. Servicefunktion

   -> Ziel: Schritt für Schritt Ressourcen minimieren, nicht aber Zweckmäßigkeit zu überprüfen!

3. Erfolgscontrolling / Effektivitätscontrolling

   = misst Nutzen der Personalarbeit per Gegenüberstellung von Kosten & Effektivität (tut man die richtigen Dinge?) und soll helfen, Personalarbeit ökonomisch rechtzufertigen

   -> per Evaluation der Arbeitsproduktivität, Leistung, Motivation

   => Sicht: Personalarbeit als Investition

Formen von Kennzahlen:

1. absolute Zahlen

   • Summen (z.B. MA-Zahl)

   • Differenzen (z.B. Fehlzeiten)

   • Mittelwerte (z.B. durchschnittl.Dauer Betriebszugehörigkeit)

2. Verhältniszahlen

   • Gliederungszahlen

     (z.B. Anteil der Personalkosten an Gesamtkosten)

   • Beziehungszahlen

     (z.B. durchschnittl. Erlöse pro MA)

   • Indexzahlen

     (z.B. Krankenstand mehrere Jahre im Verhältnis zu einem Basisjahr)

4 Methoden des Personalcontrollings:

1. Nutzwert-Analyse

   = ermittelt ,per nicht-monetärer Punktebewertung, inwieweit Ziele des P’managements erreicht wurden

2. Kostenvergleichsrechnung

   = vergleicht Kostenwirkung versch. Instrumente

   -> höhste Effizient hat Instrument mit niedrigsten Kosten

3. Kosten-Wirksamkeits-Analyse

   = stellt Kosten des Instruments dessen Wirkung (nicht-monetär) gegenüber

   -> nur möglich, wenn Kosten bekannt und Nutzen messbar

4. Kosten-Nutzen-Analyse

   = stellt Kosten & Erträge des Instruments gegenüber

   -> höchste Wirkkraft hat Instrument mit höchstem Kapitalwert, also wenn Diff. zwischen Erträgen & Kosten am höchsten

Vergleiche, um die Effizienz des Personalmanagements zu messen

1. Zeitvergleiche

   = Kontrolle im Zeitablauf mit Ziel, Abweichungen anzuzeigen

2. Betriebsvergleiche / Benchmarking

   = systematische Vergleiche mit direkten Wettbewerbern oder andere UN-Bereiche

3. Soll-Ist-Vergleiche

   = Vergleich anvisierter mit tatsächlicher Personalmanagement-Effizienz,

   Feststellung von Abweichungen, Korrekturmaßnahmen

Systematische Analysen benötigen Personaldaten

=> mittels neuer IT & Kommunikationstechnologie können Daten besser erfasst und ausgewertet werden

Bsp: Leistungen, Gehälter, MA-Engagement

= Big Data Analytics

Methodische Schwierigkeiten / Konzeptionelle Herausforderungen:

1. Kausalität

= Kausalzusammenhang zw. Instrumenten-Einsatz & Effizienz-Veränderung kann nur belegt werden, wenn es einen stabilen Zusammenhang zwischen Referenz- und Messgröße gibt und andere Faktoren gleichbleibend sind oder vernachlässigt werden können

1. Wirkungsrichtung

= es ist nicht immer leicht zwischen dem Grund und der Wirkung beim Einsatz bestimmter Instrumente zu unterscheiden

Bsp. führen Weiterbildungsaufwendungen zu gesteigerter Produktivität zu oder leistet sich UN wegen gest. Prod. Weiterbildung?

1. Wirkungsverzögerung

= nicht einfach zu erfassen ob die Verwendung von Personalmanagement-Instrumenten direkt oder mit Verzögerung eine höhere Effizient mit sich bringt

Bsp. PE Maßnahmen

1. Ursache-Wirkungs-Zusammenhang

= wird oft falsch unterstellt, denn schon kleinste Veränderungen am Instrument können gravierende Auswirkungen auf die Effizienz haben

größtes Problem:

Irrglaube, über exakte Kennzahlen zu verfügen, die die komplexe Messbarkeit und Steeurbakeit des menschl. Verhaltens widerspiegeln!

=> PC darf sich nicht nur auf messbare Aspekte beschränken sondern muss sich auch zwingend mit den Zusammenhängen menschl. Existenz befassen

=> leider dienen Erfolgsbeiträge, die durch Kennzahlen belegt sind, nicht nur der Reflexion sondern auch (vorrangig) zur Legitimation von personalwirtschaftlichen Strukturen