Fragen Kapitel 04-01-02-02

Teilstrukturierte Zusammenarbeit zwischen menschlichen Akteuren, mit einem höheren Anteil an menschlicher Arbeitsleistung

Bei schlecht und unstrukturierten Prozessen wird:

1) Aktivitäten-Monitoring-Werkzeuge und

2) Ad-hoc-Workflow-Werkzeuge

eingesetzt.

Gemini:

1. Prozessmodellierungstools:

• Ermöglichen die grafische Darstellung von Prozessen, um den Ist-Zustand zu erfassen und Schwachstellen aufzudecken.

• Beispiele: BPMN-Tools (z.B. Signavio, Lucidchart), Microsoft Visio.

• Nutzen: Visualisierung von Prozessabläufen, Identifikation von Engpässen und Redundanzen, Verbesserung der Transparenz.

2. Workflow-Management-Systeme:

• Helfen, manuelle Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren.

• Definieren und steuern den Ablauf von Aufgaben und Aktivitäten, inkl. Genehmigungsworkflows.

• Beispiele: Kissflow, Nintex, Camunda.

• Nutzen: Automatisierung von Routineaufgaben, Reduzierung von Fehlern, Beschleunigung von Prozessen.

3. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS):

• Digitalisieren, organisieren und verwalten Dokumente, die in manuellen Prozessen verwendet werden.

• Ermöglichen die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Versionierung.

• Beispiele: d.3ecm, ELOprofessional, DocuWare.

• Nutzen: Reduzierung von Papierdokumenten, verbesserter Zugriff auf Informationen, vereinfachte Zusammenarbeit.

4. Task-Management-Tools:

• Helfen bei der Planung, Organisation und Verfolgung von Aufgaben und To-Dos.

• Ermöglichen die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und die Überwachung des Fortschritts.

• Beispiele: Asana, Trello, Monday.com.

• Nutzen: Verbesserte Organisation von Aufgaben, erhöhte Transparenz, bessere Zusammenarbeit im Team.

5. Business Process Analysis (BPA) Software:

• Analysiert Prozessdaten, um Ineffizienzen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

• Bietet Funktionen zur Prozesssimulation und -optimierung.

• Beispiele: Celonis, UiPath Process Mining.

• Nutzen: Identifikation von Prozessengpässen, Reduzierung von Durchlaufzeiten, Verbesserung der Prozesseffizienz.

Begriff: Computer Suported Collabortive Work

Es untersucht, wie Individuen in Arbeitsgruppen oder Teams zusammenarbeiten und wie sie dadurch durch Informations- und Kommunikationstechnologie unterstützt werden

Es handelt sich um ein interdisziplinäresForschungsgebiet, das untersucht, wie Individuenin Teams zusammenarbeiten und wie sie durch IKTunterstützt werden .

Distanz (räumlich und zeitlich) der Teammitglieder

• Raum-Zeit-Matrix

Strukturierungsgrad

• Groupware

• Workflow (Strukturiert/Semi)

Reichweite der betrieblichen Zusammenarbeit

• Intern / extern

Technologieeinsatz

• Internet basierend

a)

- Die Raum-Zeit-Matrix ist ein Klassifizierungsansatz für die Auswahl von KuK-Systemen(Kommunikations- und Kollaborations- Systeme).

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b)

Bild

- Die Matrix berücksichtigt die räumliche und zeitliche Distanz zwischen den Beteiligten.

- Groupware(Work-Groupware Systeme):

Hilft bei der Zusammenarbeit bei schwach strukturierten Arbeitsprozessen.

- Workflow-Management-Systeme:

Hilft bei der Zusammenarbeit bei strukturierten Arbeitsprozessen.

1. WfMS: Für strukturierte, vorhersehbare Prozesse mit klaren Abläufen.

2. Groupware: Für flexible, dynamische Zusammenarbeit mit spontanem Informationsaustausch.

Gemini:

1. Workflow-Management-Systeme (WfMS):

• Ziel: Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen.

• Funktionsweise:

  • Definieren Abläufe mit festgelegten Schritten und Regeln.

  • Leiten Aufgaben automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

  • Überwachen den Prozessfortschritt und dokumentieren die Ergebnisse.

• Beispiel: Ein System zur Bearbeitung von Rechnungen, bei dem die Rechnung automatisch an die zuständige Abteilung geleitet und nach Prüfung freigegeben wird.

• Vorteile: Effizienzsteigerung, Reduzierung von Fehlern, Transparenz.

2. Groupware-Systeme:

• Ziel: Unterstützung der flexiblen und spontanen Zusammenarbeit in Teams.

• Funktionsweise:

  • Ermöglichen den schnellen und einfachen Austausch von Informationen.

  • Bieten Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Projekten.

  • Unterstützen die Kommunikation über verschiedene Kanäle (Chat, Video, etc.).

• Beispiel: Ein Team nutzt eine Plattform wie Microsoft Teams, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, Dokumente zu teilen und sich im Chat abzustimmen.

• Vorteile: Verbesserte Kommunikation, erhöhte Flexibilität, geförderte Kreativität.

- Kommunikation

- Kooperation

- Koordination

Diese werden oft als 3K-Modell(KKK) oder 3C-Modell bezeichnet.

1. Kommunikation: Wie tauschen wir Informationen aus? Ermöglichung eines effizienten und effektiven Informationsaustauschs zwischen den Teammitgliedern.

2. Koordination: Wie organisieren wir unsere Arbeit? Unterstützung bei der Planung, Organisation und Steuerung von gemeinsamen Aktivitäten.

3. Kooperation: Wie arbeiten wir gemeinsam an Inhalten?, rmöglichung der gemeinsamen Bearbeitung von Inhalten und Artefakten.

Koordination:

- Workflow-Management-Werkzeuge,

Kommunikation/Koordination:

- E-Mail,

Kommunikation/Kooperation:

- Bulletin-Boards (Informationsraum),

Kooperation/Koordination:

- Planungs-Systeme

Kommunikation/Kooperation/Koordination:

- verteilte Hypertextsysteme,

1. Arbeitsfluss steht in Mittelpunkt.

2. Koordination arbeitsteiliger aufeinander folgender Teilaufgaben.

3. Dynamischen Ablauf von Prozessen.

Workflow Computing bezeichnet die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Software. Dabei werden einzelne Arbeitsschritte als Aufgaben definiert und in einem Workflow-Management-System (WfMS) abgebildet. Das WfMS steuert die Ausführung der Aufgaben gemäß vordefinierter Regeln und sorgt für eine effiziente und transparente Abwicklung des Prozesses.

1. Standardisierter Workflow

2. Dynamischer Workflow (Administrations-Workflow, Flexibler-Workflow)

3. Ad-hoc-Workflow