Was umfasst die Aufbauorganisation?
Gliederung eines Betriebes in Organisationseinseiten
z.B. Stellen, Gruppen, Abeteilungen, Ämter
legt Leitungs- und Weisungsbeziehungen fest
Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese zählen dazu
Abteilungbildung nach dem Verrichtungs- und Objektprinzip
Verrrichtungprinzip
Welche Tätigkeiten sind zur Erreichung eines Sachziels nötig?
z.B. Beschaffung, Produktion, Absatz, Allg. Verwaltung —> jede Abteilung ist für alle Produkte zuständig
Objektprinzip
Unterteilung in die verschiedenen Objekte (Produkte der KV, Kundengruppen, oder Stadtbezirke)
jede Abteilung muss alle Verrichtungen erledigen
—>in der Praxis existieren Mischformen
Was versteht man unter Organisation?
Dauerhaft wirksame Ordnung/Struktur einer Verwaltung oder eines Unternehmens
Anordnen von Regeln für Beziehungen zwischen den Elementen Arbeit, Mitarbeitern und Mitteln
—> endgültig, stabil
Was versteht man unter Improvisation?
Regelungen von Einzelfällen/ unvorhersehbaren Situationen
—> vorübergehend, provisorisch, ungeplant, unerwartet
Was sind Voraussetzungen der Organisation?
regelmäßig sich wiederholende gleichartige Aufgaben
Teilbarkeit der Aufgabe
Beobachtung der einzelnen Betriebsvorgänge
Was sind Grundsätze der Organisation?
keine Überorganisation (zu viele Anweisungen)
Wirtschaftlichkeit (Aufwand und Nutzen)
keine Unterorganisation (zu wenig Anweisungen)
Was umfasst die Ablauforganisation?
regelt die Arbeitsgänge und Prozessabläufe
gestaltet:
Arbeitsinhalt
Arbeitsverteilung
Arbeitszeit
Arbeitsraum
Wie ist die Organisation eines Verwaltungsbetriebs zu gestalten?
Sach- und Formalziele müssen bestmöglich verwirklicht werden
Aufgabenanalyse im Rahmen der Aufbauorganisation
Zerlegung der betrieblichen Gesamtaufgabe in Teilaufgaben
—> Was muss getan werden, um Betriebszweck zu erfüllen?
Aufgabensynthese im Rahmen der Aufbauorganisation
Bildung von Organisationseinheiten durch Zuweisung von Teilaufgaben
zuvor zerlegte Aufgabengruppen, Teil- und Einzelaufgaben werden sinvoll zu einem Ganzen zusammengefügt
—> Bildung von Stellen, Abteilungen oder Gruppen
Zuordnung von Aufgabenhauptgruppen, Aufgabengruppen, Teilaufgaben und Einzelaufgaben
Was ist eine Stelle?
kleinste Organisationseinheit
sollte auf das durchschnittliche Leistungsvermögen einer gedachten Person abgestimmt ein
Was besagt das AKV-Prinzip?
AKV = Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung
Kompetenzarten
Ausführungskompetenz: Befug. übertragene Aufgabe auszuführen
Kontrollkompetenz: Befug. Ergebnis der eigenen Arbeit und Arbeit anderer Stelleninhaber zu kontrollieren
Entscheidungskompetenz: Befug. best. Entsch. zu treffen
Weisungskompetenz: Befug. anderen Stellen Weisungen zu erteilen
Verfügunglompetenz: Befug. über Sachen und Werte zu verfügen
Verantwortung
Pflicht des Stelleninhabers, persönlich Rechenschaft abzulegen für die Erfüllung der Stellenaufgaben
Wie sollen Aufgabenbereich, Befugnisse und die Verantwortung der Sachbearbeiter beschaffen sein?
Vorgänge sollen ganzheitlich bearbeitet werden können
flache Organisationshierarchie, in der nur wenig übergeordnete Leitungsebenen notwendig sind
schnelle Bearbeitung von Anträgen soll möglich sein
Was versteht man unter einer Delegation?
Thema: Umgestaltung einer Stelle
Delegation bedeutet die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung(Handlungsverantwortung, nicht aber Führungsverantwortung)
Jobenlargement
Jobenrichment
Arbeitsgruppen
Optimierung von Geschäftsprozessen
Jobenlargement (Arbeitserweiterung)
Erweiterung der Stellenaufgabe um eine gleichrangige Aufgabe
—> übertreibene Arbeitsteilung soll abgebaut werden
Jobenrichment (Arbeitsbereicherung)
Übertragung von Tätigkeiten, die vorher der “Chef” übernommen hat
bestimmte Tätigkeiten werden einer Gruppe übertragen zur gemeinsamen Erledigung
Gruppe kann sich selbst organisieren
Arbeitsaufteilung
Vertretung
Urlaub
Kunde wird zum Ausgangspunkt aller weiteren Überlegungen
Arbeitsabläufe in den Organisationseinheiten müssen überprüft werden
man möchte schnelle, reibungslose Abläufe bei der Erstellung einer Leistung
Was sind Weisungssysteme?
Beschreiben, wer wem im Verwaltungsbetrieb Anweisungen erteilen darf
Welche Weisungssysteme gibt es?
Einliniensystem
Mehrliniensystem
Stabliniensystem
(Matrixoragnisation)
Was ist eine Instanz?
Stelle mit Leitungs- und Weisungsbefugnissen gegenüber rangniederen Stellen
Beispiel:
BGM = Vorg. für FB-Leiter
FB-Leiter= Vorg. für Abteilungsleiter
…
Was ist die Instanzenbreite?
Anzahl der ranggleichen Stellen einer Führungsebene
Beispiel
es gibt 4 Fachbereichsleiter
es gibt in einem FB 2 Abteilungsleiter
Was ist die Instanzentiefe?
Anzahl der Führungsebenen
Führungsebene: Bürgermeister plus Beigeordnete
Führungsebene: Fachberechsleiter
Führungsebene: Abteilungsleiter
Führungsebene: Sachgebietsleiter
Was ist die Leitungsspanne?
Zahl der Stellen, die einer Instanz unmittelbar unterstellt sind
Sachgebietsleiter hat 6 Sachbearbeiter unterstellt (Verhältnis 1:6)
Abteilungsleiter hat 2 Sachgebietsleister unterstellt (Verhältnis 1:2)
..
Einliniensystem Vor- und Nachteile
—> jede Stelle bezieht Weisungen von einer übergeordneten Stelle
Vorteile
Nachteile
Einfach, übersichtlich
lange Dienstwege
eindeutige Dienstwege und Verantwortungsbereiche
Informationsverfälschung wegen langen Dienstwegen
kein Kompetenzgerangel
Überlastung der Führugskräfte
Abhängigkeiten zw. Vorg. & Mitar.
erschwerte Zusammenarbeit
Mehrliniensystem Vor- und Nachteile
—> eine Stelle erhält Anweisungen von mehreren übergeordneten Stellen
Direkte Weisungs- und Informationswege
Kompetenzgerangel, da sich Verantwortungen überschneiden
Mitarbeiterkontrolle durch mehrere Vorg.
schwierige Fehlerzuweisung
Entlastung der Führungskräfte
Konfliktpotential, da Aufgaben nicht klar abgegrenz sind
Stabliniensystem Vor- und Nachteile
—> um Stabstellen erweitertes Liniensystem
Entlastung der Linie
Demotivation der Stäbe, da evtl. Vorschläge/ideen nicht umgesetzt werden
Stäbe haben Expertenwissen
zusätzliche Kosten
Konflikte zwischen Linie & Stab
Last changed3 months ago