Arten von Kassensystemen:
Offenes Kassensystem:
-> Software auf einem zentralen PC, verschiedene Geräte können von anderen Anbietern gekauft und miteinander vernetzt werden.
oft großer Funktionsumfang, längere Einarbeitungszeit
Muss über verschiedene Wege realisiert werden, eher aufwendig
wird stationär verwendet
Anschaffungskosten eher gering, da günstige Geräte verwendet werden können
-> Folgekosten zur Wartung sind höher
Cloudbasiertes Kassensystem:
leicht zu bedienen Abhängig von der Verbindungsqualität
Direkter Zugriff für Steuerberater oder Finanzamt möglich
kann mobil (z.B. Catering, Foodtrucks) eingesetzt werden
Skalierbare Kosten, da nur bezahlt wird was tatsächlich verwendet wird. Gebühr ist monatlich fällig
Geschlossenes System:
leicht zu bedienen
Herstellerseits ist meist ein bestimmter Weg vorgegeben
es gibt evtl. Updates und Erweiterungskosten. Zusatskosten sind Herstellerabhängig, ggf. Wartungsvertrag
Cloud Kassensysteme:
der Server des Anbieters steht in Deutschland oder diese Safe Harbout - Abkommen zugestimmt haben
Übertragung und Speicherung der Daten sollen ausschließlich verschlüsselt passieren.
-> kann sich vom Anbieter bestätigen lassen
wirksames Identitäts- und Zugriffsmanagement
-> nur autorisierte Personen haben Zugang zu Daten
Schulen der Mitarbeiter, sicherer und ordnungsgemäßer Umgang mit dem Cloud Kassensystem funktioniert
Vertragsbedingungen aufmerksam lesen und AGBs beachten
Anbieter vergleichen, um passende cloudbasierte Kassensystem für ihren Betrieb zu finden
Komponenten eines Kassensystems:
PC- zu Hause oder im Büro:
Umsätze einsehen
Warenbestände einsehen
Preise anpassen
Reservierungen
Mobiles Handgerät:
Servicemitarbeiter nehmen die Bestellung der Gäste am Tisch auf
Tragbares ec - Cash Gerät:
Bargeldlose Zahlung am Tisch des Gastes ist möglich
Bondrucker:
Mobil erfasste Bestellung wird sofort gedruckt
Barkeepers oder Küche kann sofort mit der Zubereitung anfangen
Display:
Speisenwünsche der Gäste werden in der Küche gezeigt
Mitarbeiter können sofort mit der Zubereitung beginnen
Zentralkasse:
Kassenschublade mit Bargeld
Tischreservierungen werden erfasst
Rechnung splitten
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Zentralspeicher im Restaurant oder im Internet:
alle Transaktionen werden erfasst, protokolliert
Und den Endgeräten zur Verfügung gestellt
Rechtliche Vorgaben für ein Kassensystem:
a) Die technische Sicherungseinrichtung (KassensichV)
Jede Eingabe am Kassensystem wird protokolliert
Jede nachträgliche Änderung muss nachvollzogen werden können
Das Speichermedium erfasst und speichert alle Vorgänge gesetzl. vorgeschrieben 10 Jahre
Eine einheitliche Schnittstelle dient zum problemlosen Datenexport z.B. ans Finanzamt
b) Die Kassenmeldepflicht
-> schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet sein muss
Name des Betriebs und Steuernummer
Art des verwendeten Kassensystem inkl. TSE und Speichermediums
Anzahl der verwendeten Kassen im Betrieb
Seriennummer des Gerätes
Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme
c) Die Belegausgabepflicht
Voraussetzung für Befreiung:
-> Dass es sich dabei um Verkäufe von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen handelt
Diskotheken oder Bars
Bratwurststand
Der Kassenbon muss folgende Angaben enthalten:
Name und Anschrift des Betriebs
Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
Art und Menge der Bestellung
Zahlbetrag mit enthaltener Mehrwertsteuer
Rechnungsnummer
Seriennummer der Kasse bzw. Seriennummer der TSE
Die Offene Ladenkasse:
Nachteile:
Kassenführung muss handschriftlich erfolgen
extrem hoher Zeitaufwand
Deshalb lange Wartezeiten für die Gäste
Jeder Kassenvorgang muss im Kassenbuch festgehalten werden
Die Aufzeichnung muss direkt nach Geschäftsvorfall erfolgen
Unterschiedliche Steuersätze (außer Haus) muss ebenso notiert werden, auch die Bezeichnung der verkauften Waren
Das Kassenbuch einer Thekenkasse muss 10 Jahre aufbewahrt werden
Es darf nicht nass werden
Dokumentenechtes Papier und Stifte müssen verwendet werden
Bleistift ist nicht erlaubt
Die Menge an Bargeld muss stets mit dem Aufzeichnungen übereinstimmen
Jede Entnahme von Bargeld muss sofort dokumentiert werden
Trinkgelder sollten sofort vom Kasseninhalt getrennt werden
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