Kapitel 16

Zeitmanagement ist ein Trendthema, da viele Menschen über Zeitknappheit klagen und ihr Bedürfnis steigt, Zeit zu optimieren und zu sparen. Im Alltag zeigt sich das durch das Essen vor dem Bildschirm, das Bearbeiten von E-Mails in der Freizeit oder das Ersetzen des Frühstücks durch einen Kaffee to go auf dem Weg zur Arbeit.

Zeitmanagement wird oft als integraler Bestandteil des Selbstmanagements betrachtet, da Beruf und Privatleben zunehmend miteinander verschmelzen und voneinander abhängig sind. Ressourcen und Aktivitäten werden ganzheitlich betrachtet, um eine Balance zwischen beruflichen und privaten Bereichen zu erreichen.

Selbst- und Zeitmanagementmethoden eignen sich nicht nur für Manager und höhere Angestellte, sondern auch für Studierende, Auszubildende, Elternzeitbeschäftigte, arbeitslose Menschen oder Rentner. Jeder trifft täglich Entscheidungen darüber, wie er seine Zeit nutzt und welche Aktivitäten er priorisiert.

Die Vorstellung, mit der Arbeit fertig zu sein, ist illusorisch geworden, da Menschen kontinuierlich Entscheidungen über ihre Zeit treffen müssen. Die Globalisierung und Digitalisierung haben dazu geführt, dass feste Feierabendzeiten immer seltener werden und die Erreichbarkeit unabhängig vom physischen Standort möglich ist.

Traditionelle Zeitmanagement-Ansätze konzentrieren sich auf effiziente Planung und Aufgabenerledigung zur Kontrolle und Erfüllung im Leben. Neuere Ansätze setzen darauf, das Wichtigste zu erkennen und an erste Stelle zu setzen, anstatt die Zeit zu kontrollieren. Die Diskrepanz zwischen externen Anforderungen und eigenen Bedürfnissen führt zu einem Zwiespalt in der Zeitnutzung.

Einige Ursachen für Probleme beim Zeitmanagement sind Zeitverluste durch Unterbrechungen, das Aufschieben wichtiger Tätigkeiten zugunsten dringender, mangelnde Delegation von Aufgaben, das Fehlen von Pufferzeiten und Fehleinschätzungen bei der Dauer von Tätigkeiten.

Eine Harvard-Studie von 1979, beschrieben von Mark H. McCormack, ergab, dass MBA-Absolventen, die ihre Ziele niedergeschrieben hatten, zehn Jahre später zehnmal so viel verdienten wie diejenigen, die keine klaren Ziele gesetzt hatten. Diejenigen, die Ziele hatten, aber diese nicht niedergeschrieben hatten, verdienten immer noch doppelt so viel wie diejenigen ohne klare Ziele.

Das Setzen von Zielen ist ein Kernbestandteil von Zeit- und Selbstmanagementtrainings, da viele Menschen Schwierigkeiten haben, klare Ziele zu setzen und sie von Wünschen zu unterscheiden. Diese Trainings beginnen oft mit einer Phase des Findens, in der Werte und Bedürfnisse geklärt werden, bevor konkrete Ziele festgelegt werden.

Bei der Standortbestimmung werden Fragen zu biographischen Faktoren, Persönlichkeitsmerkmalen, Werten und Umfeldfaktoren gestellt, wie z.B. "Wer bin ich?", "Was ist mir wichtig?", "Welche Stärken und Schwächen habe ich?" und "Wo möchte ich hin?".

Beim Setzen von Zielen werden Fragen wie "Was will ich erreichen?", "Woran erkenne ich die Zielerreichung?" und "Welche Vision habe ich?" aufgeworfen.

Ziele werden in zeitlicher Hinsicht eingeteilt, um eine klare Orientierung zu bieten. Visionen dienen als langfristige Grobziele, während kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele unterschiedliche Zeithorizonte haben und jeweils spezifische Maßnahmen erfordern.

Zielsetzung ist ein fortlaufender Prozess, der Anpassungen und Abweichungen erfordert. Erst wenn Ziele festgelegt und Werte deutlich gemacht wurden, können Prioritäten gesetzt werden, was eine Voraussetzung für effektives Zeit- und Selbstmanagement ist.

Prioritäten werden im Zeitmanagement dazu verwendet, das Wichtigste zu erkennen und Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aufgaben oder Tätigkeiten Vorrang haben. Das Setzen von Prioritäten hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Probleme bei der Wahl von Handlungsalternativen zu reduzieren.

Einige Methoden der Prioritätensetzung im Zeitmanagement sind das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, das Eisenhower-Prinzip und die ALPEN-Methode. Diese Techniken sind einfach und intuitiv erfassbar und können je nach Person und Situation kombiniert werden.

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen erzielt werden. Im Zeitmanagement wird dieses Prinzip genutzt, um Prioritäten zu setzen und Entscheidungen auf die wichtigen Tätigkeiten zu lenken. Zum Beispiel werden oft 80 % der Ergebnisse in 20 % der Zeit erreicht.

Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Einteilung von Aufgaben oder Produkten in verschiedene Klassen basierend auf ihrer Wichtigkeit und dem geschätzten Zeitaufwand. Im Zeitmanagement wird diese Analyse verwendet, um Aufgaben nach ihrer Bedeutung für die Zielerreichung und dem benötigten Zeitaufwand zu kategorisieren.

Das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower, kategorisiert Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es werden vier Quadranten gebildet: A-Aufgaben (wichtig und dringend), B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend), C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig) und D-Aufgaben (weder dringend noch wichtig). Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und Aufgaben entsprechend zu erledigen.

Die ALPEN-Methode ist eine bekannte Zeitmanagement-Methode, die in wenigen Minuten pro Tag angewendet werden kann. Sie besteht aus fünf Schritten, die durch das Akronym ALPEN repräsentiert werden:

A - Aufgaben aufschreiben: Zuerst werden alle Aufgaben notiert, um einen Überblick zu verschaffen.

L - Länge der einzelnen Aufgaben schätzen: Dann wird die Dauer jeder Aufgabe geschätzt und die Summe berechnet.

P - Pufferzeiten einplanen: Zusätzlich zur geschätzten Gesamtzeit werden Pufferzeiten eingebaut, die in der Regel zwischen 50 und 60 Prozent der Gesamtzeit liegen.

E - Entscheidung über Prioritäten treffen: Es werden Entscheidungen darüber getroffen, welche Aufgaben Priorität haben und welche gekürzt werden können.

N - Nachkontrolle: Am Ende des Tages wird überprüft, welche Aufgaben erledigt wurden und welche auf den nächsten Tag verschoben werden müssen.

Im Zeitmanagement werden Zeitdiebe, Zeitfresser und Störungen als Faktoren betrachtet, die die Zielerreichung behindern und viel Zeit in Anspruch nehmen. Dazu gehören unter anderem ständige Erreichbarkeit über Smartphone oder E-Mail, akustische Störungen durch digitale Nachrichten, Unordnung am Arbeitsplatz, Telefonanrufe und spontane Besucher.

Innere Antreiber sind Verhaltensmuster, die aus der Transaktionsanalyse stammen und bestimmte Denkmuster auslösen. Sie können zu einem inneren Druck führen, der das Verhalten, die Gefühle und das Denken beeinflusst. Diese Antreiber wurden von Taibi Kahler beschrieben und umfassen Verhaltensweisen wie "Sei perfekt!" oder "Beeile dich!". Im Zeitmanagement werden diese Antreiber erkannt und durch positive Gegenüberstellungen, sogenannte Erlauber, ausgeglichen.

Delegieren im Selbstmanagement bezeichnet die dauerhafte Übertragung von Verantwortung, Kompetenzen oder Aufgaben. Es ist eine wichtige Kompetenz, insbesondere für Führungskräfte, da es Freiräume schafft und von weniger wichtigen Tätigkeiten entlastet. Trotzdem nutzen viele Menschen die Möglichkeit zur Delegation nicht, aus Gründen wie Gewohnheit, Geduldsmangel oder der Angst, die Kontrolle zu verlieren.

Zeitmanagementtrainings zählen zu den beliebtesten Weiterbildungen und können verschiedene positive Effekte haben. Macan (1994) hat ein Prozessmodell aufgestellt, das zeigt, dass diese Trainings zu einer wahrgenommenen Zunahme der Zeitkontrolle führen, das Setzen von Zielen und Prioritäten verbessern und eine positive Einstellung zur Arbeitsorganisation fördern. Weiterführende Studien zeigen, dass Zeitmanagementtrainings sich positiv auf die Einhaltung von Terminen, das Aufschiebeverhalten, die Leistung und die Zufriedenheit mit der Arbeit auswirken können.