Prozessmanagement

Prozessmanagement ist die Planung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen, um effizientere Ergebnisse zu erzielen. Es sorgt dafür, dass alle Schritte eines Prozesses reibungslos zusammenarbeiten und Ziele wie Qualität, Zeit und Kosten eingehalten werden.

• Systematischer Ansatz zur Verwaltung von Unternehmensprozessen.

• Enthält Identifikation, Konzeption, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen.

• Ziel: Verbesserungen der Qualität, Reduktion von Fehlern und Kosten.

1. Aktivität/Aufgabe: Einzelschritt innerhalb eines Prozesses.

2. Prozess: Verkettung von Aktivitäten mit definierten Eingaben und Ausgaben.

3. Ressource: Materielles oder immaterielles Mittel zur Zielerreichung.

• Prozessqualität beeinflusst Gesamtqualität.

• vertikal und horizontal integrieren im Unternehmen

• Integration in das Unternehmen auf strategischer, fachlicher und operativer Ebene.

  
  

  
  

Bereitstelllung prozessorientierter Informationssysteme.

Organisationsgestaltung: allgemeingültige Rahmenbedingungen, Vorgaben und Funktionen des Prozessmanagements

- Festlegung von Rollen, Richtlinien, Standards

- Erarbeitung von Arbeitsanweisungen / Vorgaben für Mitarbeiter

- Steuerung der organisatorischen (personellen und sonstigen) Ressourcen

- Bereitstellung von Methoden des Wissens- und Change-Managements

• Unterscheidung zwischen Tagesgeschäft und Veränderungsprojekten.

  
  

• Tagesgeschäft: Im alltäglichen Ablauf ist die Steuerung und Überwachung der Prozessdurch-führung und –ausführung Aufgabe des Prozessmanagements.

• Akteure: Process Owner, Chief Process Officer, Prozessmitarbeiter / Key User

• Veränderungsprojekt: Im Kontext von Projekten zur Optimierung oder Neugestaltung von Geschäftsprozessen beschäftigt sich das Prozessmanagement mit der Analyse des Istzustandes, Identifizierung und Aufdeckung von Schwachstellen, Prozesskonzeption, -modellierung und –einführung zur Erreichung des Sollzustands.

• Akteure: Prozessberater, Projektleiter, Prozess- und Workflowmodellierer, Process Auditor, IT-Experten

1. Zentraler Verantwortlicher im Prozessmanagement.

2. Aufgaben: Dokumentation, Analyse, Optimierung und Monitoring der Prozesse.

3. Ziel: Prozessorientierte Unternehmensorganisation.

1. Verantwortlich für Steuerung und Optimierung der Prozesse.

2. Aufgaben: Zieldefinition, Mitarbeiterführung und Prozessvertretung

Sind alle Personen, die zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben eines Prozesses beitragen.

Sind Experten für Teilschritte im Gesamtprozess bzw. zusammenhängende Prozessabläufe

Durchführung der Aufgaben im Tagesgeschäft

Prüft die Prozesse auf deren korrekten Ablauf, Effektivität und Effizient, sowie Schwachstellen.

Unterstützende Funktion.

Aufgaben:

• Schulungen

• Durchführung von Workshops

• Wissenstransfer zum Einsatz spezieller Methoden und Werkzeuge

Verantwortung: Beschreibung des Prozesses.

Aufgaben:

• Konzeption von Arbeitsabläufen

• Spezifizierung der IT-Unterstützung

• Umsetzung von Arbeitsabläufen in geeigneten Softwaresystemen sowie Dokumentation mittels einer Modellierungssprache

1. Geschäftsprozesse dienen der Kundenerbringung und Unternehmensstrategie.

2. Kernprozesse: Wertschöpfungsstark, wie Produktion und Vertrieb.

3. Steuerungsprozesse: Qualitätssicherung, wie Wartung.

4. Unterstützungsprozesse: Tragen wenig zur Wertschöpfung bei, wie IT und Personal.

1. Übersicht aller relevanten Unternehmensprozesse und deren Verantwortliche.

2. Dient der Transparenz und zeigt Beziehungen zwischen Prozessen und externen Einheiten.

   
   

• Formal beschriebene, teils automatisierte Geschäftsprozesse.

• Anforderungen: Fachliche, zeitliche und ressourcenbezogene Spezifikationen.

• Ziel: Effiziente Dokumenten- und Aufgabenübergabe zwischen Akteuren.

• Standard-Workflow: Gut strukturiert und automatisierbar.

• Fall-bezogener Workflow: Flexibel, mit höherem Freiheitsgrad.

• Ad-hoc-Workflow: Unstrukturiert, kaum vorab definierbar.

• Fokussiert auf Unternehmensziele und übergeordnete Vorgaben.

• Aufgaben: Erfassung von Geschäftsfeldern und Erfolgsfaktoren, Identifikation und Steuerung zentraler Prozesse.

• Ziel: Sicherstellung, dass Geschäftsprozesse die Unternehmensstrategie unterstützen.

1. Aufgaben: Prozessabgrenzung, -modellierung und -führung.

2. Definiert Prozesse für jedes Geschäftsfeld und modelliert sie entsprechend den Unternehmenszielen.

3. Wichtig für Prozesssteuerung und Einhaltung von Qualitätskriterien.

1. Unterteilung in Workflow-Modellierung, -Ausführung und -Monitoring.

2. Ziel: Effizienz und Automatisierung von Prozessen durch spezialisierte Workflow-Management-Systeme.

3. Fokus auf fortlaufender Überwachung und Optimierung.

• Verantwortlich für die Umsetzung von Prozessmanagement-Projekten.

• Aufgaben: Führung von Projektmitarbeitern, Abgleich der Projektziele mit Unternehmenszielen, Berichterstattung an das Management.

• Ziel: Erfolg und Zielerreichung von Prozessoptimierungsprojekten sicherstellen.

• Wettbewerbsrelevant und tragen zur direkten Wertschöpfung bei.

• Beispiele: Produktion, Vertrieb, Kundendienst.

• Ziel: Erfüllung von Kundenanforderungen und direkter Beitrag zur Unternehmensleistung.

• Unterstützen die Koordination und Integration aller Geschäftsprozesse.

• Beispiele: Qualitätsmanagement, Planung, Disposition.

• Ziel: Sicherstellung der reibungslosen Zusammenarbeit und Effizienz aller Prozesse.

• Unterstützen primäre Prozesse, aber tragen wenig zur direkten Wertschöpfung bei.

• Beispiele: IT-Services, Personalwesen, Buchhaltung.

• Ziel: Schaffung von Bedingungen, die die Ausführung der Kernprozesse erleichtern.

• Stark strukturiert, mit festgelegten Arbeitsschritten.

• Gut für die Automatisierung geeignet und häufig wiederkehrend.

• Beispiel: Rechnungsverarbeitung oder Bestellvorgänge.

1. Flexibler und weniger strukturiert als Standard-Workflows.

2. Anpassbar an individuelle Anforderungen und Situationen.

3. Beispiel: Kundenbeschwerdebearbeitung mit variablen Prozessschritten.

• Unstrukturierte und spontane Arbeitsabläufe, nicht vorher planbar.

• Reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse.

• Beispiel: Sondergenehmigungen oder Krisenmanagement.

• Schaffung von Transparenz über alle Abläufe und Gegebenheiten durch Erfassung, Analyse und Konzeptionierung

• einheitliche, für alle eindeutige und verständliche Beschreibung bzw. Dokumentation von Abläufen

• schnellere Einarbeitung für neue Mitarbeiter

• Wissenstransfer in Bezug auf die Zusammenhänge zwischen den Abteilungen

• organisatorische Optimierung bestehender Prozesse

• Optimierung der IT-Unterstützung bestehender Prozesse (höherer Automatisierungsgrad, etc.)

1. Strategische Ebene: Unternehmensstrategie und -ziele.

2. Fachlich-konzeptionelle Ebene: Geschäftsprozesse zur Erreichung der Unternehmensziele.

3. Operative Ebene: Workflow-Modelle für die praktische Ausführung.

• Einstufig: Direkte Entwicklung des Workflows ohne Geschäftsprozessmodell.

• Zweistufig: Workflow wird aus dem Geschäftsprozessmodell abgeleitet.

• Zweistufig bevorzugt, um Anforderungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.

• Reduzieren die Modellkomplexität und erhöhen die Transparenz.

• Beispiele: Prozesssicht (Arbeitsabläufe), Struktursicht (Ressourcen, Rollen).

• Wenige, standardisierte Symbole verwenden.

• Ergänzung durch Annotationen bei Bedarf.

• Ziel: Verständliche Modelle für Unternehmensleitung und Mitarbeiter.

1. Prozessschritt: Aktivität zur Erreichung des Prozessergebnisses.

2. Objektfluss: Übergabe von Daten/Dokumenten zwischen Schritten.

3. Ablauflogik: Steuer- oder Kontrollfluss zwischen Aktivitäten.

4. Aufgabenträger: Personen, die Aktivitäten durchführen.

1. Modelle zur Analyse und Gestaltung realer Systeme.

2. Erlaubt übergeordnete Modellierung und Vollständigkeitsprüfung.

3. Nützlich für einheitliche Notationsregeln.

• Skriptbasierte Methoden: Präzise Modellspezifikation mittels formaler Notation.

• Grafische Methoden:

  • Datenfluss-, Kontrollfluss- und objektorientierte Ansätze.

  • Beispiele: Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK), Use-Case-Diagramme.

1. Darstellung von Prozessen als gerichteter Graph.

2. Stellen/Plätze: Zustände von Prozessen, Daten oder Ressourcen. (Kreise)

3. Transitionen: Aktivitäten oder Funktionen. (Rechtecke)

4. Dynamisches Verhalten durch Marken und Schaltregeln.

1. Darstellung von Verantwortungsbereichen und bereichsübergreifenden Prozessen.

2. Darstellung von Aktivitäten, Beziehungen und Zuständigkeiten.

3. Schnelle Erfassung relevanter Informationen über Zuständigkeiten und Ablauf.

   
   

1. Entwickelt auf Basis von Petri-Netzen, einfache Erlernbarkeit.

2. Abbildung von Prozessen mit wenigen Notationselementen (Funktion, Ereignis, Verknüpfung).

3. Eignung für Analyse und Diskussion von Prozessen in IT und Fachabteilungen.

• Kategorien: Visualisierung, Modellierung, Simulation, Workflow-Management, CASE.

• IT-Anwendungen bieten Unterstützung in der Prozessgestaltung und Automatisierung.

• Workflow-Management-Systeme zur Steuerung und Überwachung von Prozessen.

• Der Zyklus folgt dem PDCA-Regelkreis: Plan-Do-Check-Act.

• Ziel: Kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen durch systematisches Vorgehen.

1. Definition, Analyse und Dokumentation von Vorgaben, Regeln und Werten.

2. Ermittlung von Führungs- und Organisationsprinzipien.

3. Vorbereitung der Prozesse für eine klare Struktur und Zielsetzung.

• Konzeption und Modellierung der Geschäftsprozesse.

• Umsetzung der geplanten Maßnahmen in den relevanten Bereichen.

• Start der Testphase zur Evaluierung der neuen Prozesse.

• Ausführung, Steuerung und Kontrolle der Prozesse.

• Analyse von IST- und SOLL-Zuständen zur Validierung und Optimierung.

• Ziel: Laufende Überwachung zur Sicherstellung der Zielerreichung.

• Überarbeitung und Weiterentwicklung der Prozesse aufgrund identifizierter Optimierungsbedarfe.

• Anpassungen an neue Vorschriften, Gesetze oder Standards.

• Der optimierte IST-Zustand wird als neuer Ausgangspunkt festgelegt.

• Einbindung von Themen wie Risikomanagement und Eskalationsmanagement.

• Analyse von Basisprozessaktivitäten unter Berücksichtigung thematischer Anforderungen.

• Ergänzung der Prozesse um spezifische Maßnahmen und Aufgaben zur Anforderungserfüllung.