Grundlagen Projektmanagement

• einmalig und einzigartig (hoher Neuigkeitsgrad)

• zeitliche/finanzielle/personelle Befristung

• Zielvorgabe bzgl. Qualität, Dauer u. Kosten

• temporäre Organisation mit Interdiszipliarität und projektspezifischen Rollen

• Risiko- und Unsicherheitsbehaftet

• Unterscheidung in bspw. staatliche vs. private oder interne vs. externe Projekte

• Termin/Dauer - Leistungsumfang/Qualität - Kosten/Aufwand

• ggf. + Quantität im Sinne von gestiegenem Funktionsumfang (Teufelsquadrat)

• sobald eine Größe geändert wird, ändert sich üblicherweise mindestens eine andere auch

• Moving Target = sich nach Projektauftrag ändernde Ziele, beide anderen Komponenten des Dreiecks bleiben erhalten (unrealistisch einzuhalten)

• Change = ein Ziel wird geändert, andere Parameter werden ebenfalls angepasst

• Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes (in Form von Stabs-, Matrix- oder reiner Projektorganisation)

• Rein = PL + MA die aus eigentlicher OE temporär ausgebildet werden

• Matrix = MA mit zwei Vorgesetzten (PL & AL), bleiben disziplinarisch in OE

• Stab = PL als Stabsfunktion zur Unternehmensleitung ohne Entscheidungsbefugnis; MA zwei Vorgesetzte, bleiben in OE

• Kenntnisse insbesondere durch PL erforderlich, aber auch andere Projektteilnehmer

• Fachliche, soziale und Management-Kompetenzen als Anforderung an Projektleiter

• Aufgaben u. a. Führung, Kommunikationskultur, Klärung Rahmenbedingungen, Reporting und Controlling

-> Wandel vom Verkäufer- zum Käufermarkt; zunehmender Wettbewerb / Globalisierung

—> größere Produktvielfalt, höhere Ansprüche; kürzere Produktlebens- und Entwicklungszyklen; Zwang zu schnellerer Auftragsbearbeitung; steigender Kosten- bzw. Rationalisierungsdruck; neue Technologien - viele IT-Projekte; Reorganisations-Projekte / QM-Projekte

—> mehr und bessere Projekte; Projektmanagement wird wichtiger

• Ergebnis/Lösung wird zu beginn festgelegt

• Präzise Gesamt-Planung im Vorfeld

• Planungsumfeld bekannt

• regelmäßige Dokumentation des Fortschritts

• Lieferung Gesamtergebnis zu Projektabschluss

• Lösungsmöglichkeit im Vorfeld nicht klar

• regelmäßige Neu-Priorisierung von Aufgaben

• Reaktion auf Veränderungen (Resilienz)

• Funktion ist wichtiger als Dokumentation

• ständige Lieferung in kurzen Zyklen

• klassischer Projektaufbau und -ablauf wird mit agilen Rollen, Methoden und Events verknüpft

• Projektziel und Meilensteine werden zu Beginn festgelegt

• innerhalb klassischer Projektphasen wird agil gearbeitet

• ergänzt die Kummunikation mit geeigneten Schnitstellen und Berichtswegen

• Aufgabentransparenz mittels Board (z.B. Kanban-Board)

• bessere Qualität von Produkten und Leistungen und dadurch höhere Kundenzufriedenheit

• rasche Realisierung und hohe Plantreue (Qualität, Termine, Ressourcen, Kosten)

• Kostenoptimierung

• Sicherung der Akzeptanz der Lösung durch Teamarbeit und gezieltes Projektmarketing

• höhere Mitarbeiterzufriedenheit, durch Mitarbeiterinvolvement

• klare Zuständigkeiten

• individuelles und organisatorisches Lernen

• Transparenz un Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentation

• Ausschlaggebende Rolle:

  • Projektleitung

    • wird ernnant durch Auftraggeber

• Aufgaben ausschließlich im Mangementbereich

  • koordiniert; plant; steuert; beseitigt Probleme; kontrolliert; sorgt für gesunde Basis des Projektes

  • Kenntnisse, Erfahrung Persönlichkeit, Führung, Durchsetzungsvermögen, Moderationsfähigkeiten

• Weitere Rollen im P/PM

  • Auftraggeber/Sponsor

  • Auftragnehmer

  • Projektmitarbeiter (PM)

  • Lenkungsausschuss

  • Anwender

Plan:

• Ausgangsphase zur Projektausrichtung; Analyse von Daten und Status Quo; Zieldefinierung; Entwicklung von Strategien und Plänen zur Problemlösung und Prozessoptimierung

• Daseinsberechtigung Prozessschritt:

  • Fehlervorbeugung / geringere Fehleranfälligkeit des Projektes

Do:

• Testphase Testumgebung oder digitaler Zwilling; Kommunikation und Abstimmung Stakeholder; Flexibilität notwendig, um auf Änderungen eingehen zu können

Check:

• Überprüfen, Reflektieren und Bewerten gesammelter Erkenntnisse und Ergebnisse der Testphase

Act:

• welche Änderungen/Anpassungen sollen vorgenommen werden; erst hier wird Projekt final umgesetzt

1. Projektstart/Projektinitiierung

2. Projektvorbereitung

3. Projektplanung

4. Projektdurchführung

5. Projektabschluss

• Projektsteckbrief

• Erse Umfeldanalyse

• Erse Chancen- und Risikoanalyse

• Projektteam/Teambildung

• Ziele

• Stakeholderanalyse

• Risikoanalyse

• Aufbau Organisation

• Phasenplan

• Projektstrukturplan

• Ablauf- und Terminplanung

• Einsatzmittelplanung

• Kostenplan

• Finanzierung

• Statusberichte

• Controllingberichte

• Fortschrittsberechnung und -bewertung

• Arbeitspakete Steuerung & Tracking

• Projektabschlussevent

• Projektabschlussbericht

• Projektlernen / Lessons Learned

• niemals öffentlich, da sensible Daten

• Welche SH gibt es?

• Welche Macht und Einfluss haben sie?

• Welche Bedürfnisse haben sie?

• Verhalten prognostizieren und Maßnahmen ableiten

-> Risiko = mögliches, zukünftiges Problem

1. Risikodefinition

2. Risikoanalyse und -bewertung (akzeptieren, vermeiden, vermindern, auslagern)

3. Maßnahmenplanung

4. Risikocontrolling

   • Wenns ich Projektziele verändern, ist der Projektauftrag in Abstimmung mit dem Projektauftraggeber zu korrigieren

• Lastenheft = projektbezogene Anforderungen des Auftraggebers

• Pflichtenheft = Leistungserbringung / spezifiziert Anforderungsumsetzung unter technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten (Weiterentwicklung des Lastenhefts)

1. Ablaufplanung

2. Erstellen eines Projektstrukturplans

3. Terminplanung

4. Einsatzmittelplanung

5. Kostenplanung

6. Budgetplanung

Grundlage des PSP ist der Projektauftrag. Der PSP gliedert die Gesamtaufgabe des Projektes in:

• Teilprojekte

• Arbeitspakete (Vorgänge)

Die Gliederung der AP kann:

• objektorientiert

• funktionsorientiert

• phasen-/ablauforientiert oder

• gemischtorientiert erfolgen.

Untergliederung in Projektleiter -> Teilprojektleiter -> Arbeitspaketverantwortliche.

- sollte erst entwicklet werden, nachdem Projektziele und -aufgabe klar bestimmt sind

• einzelne Arbeitspakete in eine zeitlich-logische Reihenfolge gebracht

• alle Arbeitspakete bekannt

• erkennen, welche APs parallel bzw. nur seriell bearbeiten

• keine Terminfestlegung

• Listenförmig dargestellt (AP inkl. Vorgänger und Nachfolger)

• Pufferzeiten:

  • Zeitspanne, um welche Lage oder Dauer eines Vorganges verändert werden kann, ohne Beeinflussung der Projektdauer

• Kritischer Pfad:

  • Vorgänge, die nicht verschoben werden können, ohne das sich Projekttermin verändert

• Vorgangspfeilnetz (VPN)

• Vorgangsknotennetz (VKN)

• Ereignisknotennetz (EKN)

In der Praxis kommt im Regelfall das VKN zum Einsatz, bei dem die Vorgänge als Knoten (Kasten) und die Anordnungsbeziehungen/Abhängigkeiten als Pfeile dargestellt werden.

• Intuitive Schätzung

  • “Bauchgefühl”

• Vergleichs- oder Analogiemethode

  • auf Basis vergangener ähnlicher Projekte

• Kennzahlenmethode

  • Anwendung vergleichsfähiger Kennzahlen

• Detailschätzung

• Gruppen-/Einzelschätzung

  • qualitativ hochwertiger und höhere Identifikation mit Projekt (u. a. Delphi-Methode mit zweimaliger Gruppenschätzung)

• Sicherung des Erreichens der Projektziele durch Projektsteuerungszyklus:

  • Ist-Werte erfassen

  • Soll-Ist-Vergleich

  • Feststellung der Abweichungen (Qualität, Kosten oder Dauer) und Ursachen

  • Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen

  • Mitwirkung bei Maßnahmenplanung

  • Revision, Planung und Durchführungskontrolle