Kap. 6: Aufbauorganisation

• dauerhafte Regelung für Beziehungen zwischen organisatorischen Systemelementen

• was wird von wem womit erfüllt?

• erster Schritt der Gestaltung

• Zerlegung der Gesamtaufgabe in konkrete Teilaufgaben, die dann geordnet und später wieder gebündelt und STelle zugewiesen wird

• Verrichtungs-, Objekt-, Rang-, Phasen- oder Zweckbeziehungsanalyse

jede Aufgabe erfordert unterscheidliche Verichtungen

Objekte in denen die Verrichtung durchgeführt wird

Differenzierung nach Entscheidungs- und nachgeordneten Ausführungsaufgaben

Differenzierung nach den Phasen der Aufgabenerledigung

—> typischerweise: Planung, Durchführung und Kontrolle

Differenzierung nach den primären und sekundären Aufgaben

—> primäre Aufgabe: direkt aus Gesamtaufgabe ableitbar

—> sekundäre Aufgabe (Verwaltungsaufgabe): zur Erfüllung primärer Aufgabe

• Grundsatz der Inhaltsgleichheit

  • vollständige Abdeckung, keine Aufgabenbestandteile vergessen

• Grundsatz der Einheitlichkeit

  • auf einer Ebene nur ein Merkmal

• Gliederungstife vor Gliederungsbreite

  • Übersichtlichkeit

• Grundlage für Planung

• Abschätzung/ Kalkulation der Kosten und Leistungen

• Risikomanagement

• Stellenbewertung

• Automatisierungspotential

• Auslagerungspotential

• Aufgabenanalyse ist Grundlage

• Synthese= Zusammenfassen der zerlegten Teilaufgaben

• Zusammenfassen von Stellen zu Abteilungen

• Stelle= kleinste organisatorische Einheit

1. Zusammenfassung der AUfgaben nach Verrichtung und Objekt

2. Anforderungen an Stelleninhaber (Kompetenzen)

3. Übertragung Verantwortung an Stelleninhaber

—> möglichstz gute Abtimmung zwischen Aufagben, Kompetenzen und Verantwortung

—> dadurch Klarheitz, Motivation…

• Zusammenfassen von Stellen unter gemeinsame Leitungsstelle (Instanz)

• zentral, dezentral

• funktional, divisional

• Leitungsspanne und -tiefe

• Ein- oder Mehrlinien- Koordinationssystem

• Stabliniensystem

• Primär- und Sekundärorganisation

• Strukturierungsmerkmale

• Funktionale Organisationsstruktur

  

• Divisionale Organisationstruktur

• Matrixorganisation

• Projektorganisation

  • Organisation für zeitlich befristet und (oft) neuartige Aufgaben

  • innovative Ideen erforderlich

  • Gruppenarbeit

• Teamorganisation

  • für klar definierte Aufgabenbereiche

  • dauerhafte Einrichtung

• Workshops

  • Identifiziert Probleme und Lösung (sansätze)

  • befristete Einrichtung

• Organigramm

  • grafische Darstellung für AUfbauorganisation

  • bspw. Dezernatsplan

  • Inhalt: hierarchisches Gefüge, Zuordnung Aufgaben/Produkte, Stellen/Abteillungen/Bereiche, Zuordnund Stäbe und Projektgruppen zu Instanzen

• Stellenbeschreibung

  • Dokumentation der Aufgaben

  • Orientierung für Vorgesetze und MA

  • Hilfsmittel für Aufgabenplanung

  • Leistungsbeurteilung (Grundlage)

  • dauerhafte Anpassung an Realität

• Funktiondiagramm (“EDI-/ RACI- Matrix”)

  • Tabelle

    • horizontal: Stellen, Vertikal: Tätigkeiten

    • in Felder: Funktion der Person bei Aufgabe

• Teil der Personalplanung

• mehrere unterschiedliche Verfahren:

  • politisches Verfahren

    • Orientierung an persönlichen Wertvorstellungen; bspw. Anzahl Schüler pro Lehrer

  • empirisches Verfahren

    • Orientierung an anderen Organisationen

  • Schätzverfahren

    • keine/ geringe Vortsellung der Tätigkeit; bspw. COVID

  • Richtwertmethode

    • für Bemessung werden vereinbarte/ nominierte Werte herangezogen

  • analytisches Verfahren

    • möglichst exakt —> Berechnung Stellenbedarf

• Bestimmung welche Qualität von ARbeitsleistung erforderlichist, um Anforderungen zu erfüllen

• Stelle= kleinste organisatorische Einheit

• Stellenbedarfsermittlung= Verfahren zu Feststellung Bedarf

• Stellenbewertung= Untersuchung und Entscheidung über nötoige Qualität

• Stellenbesetzung= welche Person?

• Bewertung einer vorhanden aber noch nicht bewerteten Stelle

• EInrichtung neue Stelle

• wesentliche Änderrung des Aufgbaneinhalts

• wesentliche Änderungen einzelner Anforderungen

Summarisch (Bewertung der GEsamtanforderungen):

• Rangfolgeverfahren

• Katalogverfahren und Gruppierungsverfahren

Analytisch (Bewertung über Einzelkriterien der Gesamtanforderungen):

• Rangreihenverfahren

• Wertzahlenverfahren

• Rangfolgeverfahren

  • Vergleich der Anforderungen an MA zwischen Arbeitsplätzen

  • Bewertung+ Erstellung einer Rangfolge

• Katalog-/ Gruppierungsverfahren

  • Bewertung richtet sich nach Katalog

• Bewertung der Stelle orientiert sich an Bewertungsmerkmalen

  • vier Anforderungsbereiche

    • körperliche, geistige und charakterliche Anforderungen und Arbeitsbedingungen

  • gemessen an Fachkönnen/Fähigkeit und Belastung/ Beanspruchung

• Rangreihenverfahren

  • jedes Bewertungsmerkmal (z.B. geistige Anforderung) hat Bewertungsbereich

  • Gewichtung der Kriterien (Multiplikationsfaktor)

  • Ergebnis ist Basis für Zuordnung Besoldungs-/ Entgeltgruppe

• Wertzahlenverfahren

  • je Bewertungsmerkmal Stufen