Klausurfragen

Definition

CAFM (Computer Aided Facility Management) ist ein computergestütztes Informationssystem zur Unterstützung des Facility Managements. Es dient der Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher gebäudebezogener Prozesse.

🟩 Was ist eine Ökobilanz?

Eine Ökobilanz (Life Cycle Assessment) ist eine systematische Analyse der umweltbezogenen Auswirkungen eines Produkts oder einer Dienstleistung über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Rohstoffgewinnung über Herstellung, Nutzung bis zur Entsorgung.

🟦 Internationaler Begriff

• Kurzform: LCA

• Langform: Life Cycle Assessment

🟨 Weitere Nachhaltigkeitsbereiche (außer Ökobilanz)

🔹 1. Soziale Aspekte

• Arbeitsbedingungen in der Lieferkette

• Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

🔹 2. Wirtschaftliche Aspekte

• Lebenszykluskosten / Total Cost of Ownership

• Ressourceneffizienz (z. B. Energie- oder Materialeinsparung)

🔹 3. Technische Qualität / Funktionalität

• Langlebigkeit des Produkts

• Reparaturfähigkeit oder Modultauschbarkeit

🟩 Vorteile der Gesamtvergabe

(= Vergabe aller FM-Leistungen an einen einzigen Generalunternehmer oder Totalunternehmer)

1. Einheitliche Schnittstelle – nur ein Ansprechpartner für alle Leistungen

2. Koordinationsvorteile – bessere Abstimmung und Synergien zwischen den Gewerken

3. Reduzierter Steuerungsaufwand – weniger interner Aufwand

4. Höheres Einsparpotenzial – durch Bündelung und Mengeneffekte

5. Klar geregelte Verantwortlichkeiten – Gesamtverantwortung liegt beim Dienstleister

🟥 Mögliche Probleme der Gesamtvergabe

1. Abhängigkeit vom Hauptdienstleister – eingeschränkter Einfluss

2. Weniger Transparenz bei Einzelkosten – Gefahr von Intransparenz bei Nachunternehmern

3. Qualitätsverlust durch Subunternehmer – Leistungen werden oft weitervergeben

4. Erschwerte Kontrolle und Leistungsbewertung

5. Weniger Flexibilität bei Anpassungen oder Sonderwünschen

🟨 Alternatives Betreibermodell: Integriertes FM / Lead Contractor Model

Was ist das? Ein führender FM-Dienstleister (Lead Contractor) übernimmt das Management und koordiniert die Leistungen, die teils intern und teils extern erbracht werden.

Warum sinnvoll?

• Bietet mehr Flexibilität als Totalvergabe

• Koordination bleibt zentralisiert, aber mit Einbindung spezialisierter Firmen

• Risiko wird geteilt, nicht vollständig ausgelagert

• Transparenz bleibt höher, weil Teilleistungen einzeln bewertet und gesteuert werden können

🟩 Was ist Predictive Maintenance?

Predictive Maintenance (vorausschauende Instandhaltung) bedeutet, dass Wartungs- oder Reparaturmaßnahmen nicht nach festen Intervallen oder bei Ausfällen, sondern gezielt nach dem tatsächlichen Zustand einer Anlagedurchgeführt werden – gestützt auf Datenanalyse und Sensorik.

🟦 Vorteile gegenüber klassischen Strategien

1. Weniger ungeplante Ausfälle, da Schäden früh erkannt werden

2. Reduzierte Wartungskosten, weil nur bei echtem Bedarf gewartet wird

3. Längere Lebensdauer von Anlagen, durch rechtzeitige Eingriffe

4. Bessere Planbarkeit, da Wartungen nicht mehr spontan nötig sind

🟨 Voraussetzungen für Predictive Maintenance

1. Zustandsdaten in Echtzeit – z. B. durch Sensoren, IoT, Maschinenfeedback

2. Analysesysteme mit Algorithmen/KI, die Muster und Trends erkennen

3. Verfügbarkeit historischer Daten für Trainingszwecke

4. Schnittstellen zum CAFM-System, um automatisch Maßnahmen auszulösen

Ziele des CAFM-Systems

1. Effizienter Betrieb von Gebäuden und Anlagen

2. Reduktion von Nutzungskosten

3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

4. Transparenz und Dokumentation von FM-Prozessen

5. Qualitätssteigerung bei Services und Dienstleistungen

6. Unterstützung bei strategischer Entscheidungsfindung

4 zentrale Funktionen eines CAFM-Systems

1. Flächenmanagement: Verwaltung von Raumdaten, Belegungsplänen, Mietflächen usw.

2. Instandhaltungsmanagement: Planung, Steuerung und Dokumentation von Wartungs- und Reparaturarbeiten.

3. Reinigungsmanagement: Definition von Leistungsinhalten, Flächen und Intervallen.

4. Störmeldungs- & Auftragsmanagement: Erfassung, Weiterleitung und Verfolgung von Störungen und Maßnahmen.

Wie werden diese Funktionen erreicht?

• Durch zentrale Datenhaltung

• Durch Visualisierung (CAD-Integration)

• Durch automatisierte Prozesse (Workflows, Meldesysteme)

• Über Schnittstellen zu anderen Systemen (ERP, BMS, IoT)

Laufende Kosten und Einführungskosten

Begründung: Die Kosten variieren je nach Systemumfang, Lizenzmodell (SaaS vs. On-Premise), Schulung und Anpassungsaufwand. Bei 80.000 m² Nutzfläche ist mit erheblichen Lizenz-, Customizing- und Supportkosten zu rechnen.

Zeitrahmen für die Einführung

Realistisch: 6–18 Monate

• Warum nicht kürzer?

  • Datenaufnahme (z. B. Gebäudebestand, Pläne, Anlagen)

  • Schulungen & Change Management

  • Schnittstellenentwicklung (z. B. ERP, Gebäudeleittechnik)

• Warum nicht länger?

  • Wirtschaftlicher Druck zur Prozessoptimierung

  • Verfügbarkeit erprobter Systeme

  • Fördermöglichkeiten oft an Umsetzungsfristen geknüpft

Elementare Prozessschritte der Einführung

1. Bedarfsanalyse & Zieldefinition

2. Systemauswahl (Pflichtenheft, Marktanalyse)

3. Datenaufnahme & -migration (Bestandsdaten, CAD)

4. Customizing & Schnittstellenanbindung

5. Testphase & Pilotbetrieb

6. Schulung & Change Management

7. Rollout & Betriebsaufnahme

8. Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

1. Nutzungsbedingt

2. Vertragsbedingt

3. Konstruktionsbedingt

• Fall 1: wenig Technik; schlechte Planung; Fehler in Ausführung

• Fall 2: qualitativ hochwertige Materialien; mangelfreie Herstellung; gezielte Invest.

• Sparvariante: schlechte Materialien; schlechte Planung; Fehler in Ausführung

• Luxusvariante: komplexe Gebäudegeometrien; hoher Technikanteil; Sonderbauten; unerprobte Materialien

1. Optimierung der Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus

2. Fundierte Investitionsentscheidungen treffen (z. B. Variantenvergleich)

3. Frühzeitiges Erkennen von Kostentreibern (z. B. Energie, Wartung)

4. Transparenz und Vergleichbarkeit von Planungsalternativen

Life Cycle Costs (LCC) umfassen alle Kosten während der Lebensdauer eines Bauwerks, die direkt mit Planung, Bau, Betrieb, Nutzung und Entsorgung verbunden sind.

Whole-Life Costs (WLC) gehen darüber hinaus und beinhalten zusätzlich externe Faktoren, z. B. Grundstückskosten, Finanzierung, Umwelteinflüsse und Einnahmen.

✅ Kurz:

LCC = direkte Lebenszykluskosten,

WLC = LCC + indirekte/externe Kosten und Einnahmen

1. Berechnungsmethode (statisch, dynamisch)

2. Kalkulationszinssatz

3. Betrachtungszeitraum / Lebensdauer

4. Kostenarten (z. B. Bau, Betrieb, Rückbau)

5. Preisstand / Basisjahr

6. Nutzungsdauern einzelner Bauteile

7. Verbrauchsdaten / Energie- und Medienpreise

8. Inflations- oder Preissteigerungsraten

1. Unvollständige oder falsche Eingangsdaten – z. B. fehlende Betriebskosten, falsche Lebensdauern, unklare Kostenansätze

2. Falsche Anwendung von Berechnungsmethoden – z. B. Verwechslung von statisch/dynamisch oder falscher Umgang mit Abzinsung

3. Nicht einheitlicher Preisstand – z. B. Mischung von aktuellen und historischen Preisen ohne Anpassung

4. Fehlende Berücksichtigung der Preisentwicklung oder Inflation – führt zu realitätsfernen Aussagen über zukünftige Kosten

Die Herstellungskosten der beiden Gebäude sind nicht direkt vergleichbar, weil sie auf unterschiedlichen Preisständen (2002 vs. 2008) basieren.

Inflation, Baukostensteigerungen und veränderte Marktbedingungen wurden nicht berücksichtigt.

✅ Fazit: Ein Vergleich ist nur möglich, wenn beide Kosten auf denselben Preisstand indexiert werden.

Die Herstellungskosten für den jetzigen Zeitraum Berechnen!

Herstellkosten, Baupreisindex (je von Jahr der Gebäudeherstellungen und von jetzigem/beliebigen Jahr)

• Verbesserung der eigenen Unternehmensleistung durch Vergleich mit Best Practices

• Erkennen von Optimierungspotenzialen und Kosteneinsparungen

• Initiiert einen Lern- und Verbesserungsprozess

1. Internes Benchmarking – Vergleich innerhalb des eigenen Unternehmens

2. Wettbewerbsbenchmarking – Vergleich mit direkten Marktteilnehmern

3. Funktionales Benchmarking – Vergleich ähnlicher Prozesse branchenübergreifend

4. Generisches Benchmarking – Vergleich grundlegender Funktionen unabhängig von Branche oder Prozess

🔹 1. Internes Benchmarking

Vorteile:

1. Daten sind leicht verfügbar

2. Einheitliche Prozesse und Unternehmenskultur erleichtern Vergleich

Nachteile:

1. Geringes Verbesserungspotenzial, da keine externen Impulse

2. Betriebsblindheit – innovative Ansätze fehlen

🔹 2. Wettbewerbsbenchmarking

Vorteile:

1. Direkter Vergleich mit der Konkurrenz – realistische Einschätzung

2. Identifikation eigener Marktposition und möglicher Differenzierungsmerkmale

Nachteile:

1. Schwieriger Zugang zu Vergleichsdaten

2. Unterschiedliche Rahmenbedingungen können Vergleich verzerren

1. Standardisierung / Normalisierung der Kennzahlen → z. B. €/m², kWh/Nutzer, pro Stunde – zur Vergleichbarkeit unabhängig von Größe oder Nutzung

2. Clusterbildung / Bildung homogener Vergleichsgruppen → z. B. nach Gebäudetyp, Nutzungsart, Standort oder Klimazone

GEFMA-> German FM Assosiation / Deutscher Verband für Facility Management

IFMA-> International FM Association

EURO FM -> European Facility Management Network

CEN TC348 -> European Committee for Standardization / Technical Committee 348

• Strat. Ebene: wo will ich hin?; Übersetzen der Organisationsziele in eine langfristige FM-Planung

• Takt. Ebene: wie will ich strategische Ziele erreichen; Übersetzung strategischer Ziele in operative Aufgaben

• Opperat. Ebene: was muss ich tun um Ziele zu erreichen; Leistungserbringung in Abstimmung mit den SLAs; Abfrage Nutzerbedürfnisse

• SLA = Service Level Agreement = vereinbarte Leistung

• KPI = Key Performance Indicator = Messgrößen zur Leistungsbewertung

Ein Service Level Agreement (SLA) ist

eine vereinbarte Leistungsbeschreibung zwischen Auftraggeber und Dienstleister, die den Umfang, die Qualität, die Häufigkeit (Intervalle) sowie die Reaktionszeiten der zu erbringenden Leistung definiert.

Sie enthält zudem Vorgaben zur Messbarkeit der Leistung sowie die Bedingungen für deren Erfüllung.

Primärenergiebedarf:

Umfasst zusätzlich den Aufwand für die Förderung, Umwandlung und Verteilung der eingesetzten Energieträger.

➡️ Zeigt die gesamte Umweltbelastung, inkl. vorgelagerter Prozesse (z. B. Stromerzeugung im Kraftwerk).

➡️ Beispiel: Strom aus Kohle hat höheren Primärenergiebedarf als Ökostrom.

Endenergiebedarf:

Die Menge an Energie, die ein Gebäude vom Versorger bezieht – also was am Zähler gemessen wird (Strom, Gas, Heizöl etc.).

➡️ Beinhaltet alle Verluste bei Erzeugung, Speicherung und Verteilung im Gebäude.

➡️ Beispiel: Stromverbrauch der Wärmepumpe oder Brennstoffmenge für Heizung. 

Nutzenergiebedarf:

Das ist die energetische Endform, die tatsächlich für den gewünschten Zweck gebraucht wird – z. B. Wärme zum Heizen, Kälte zum Kühlen oder Licht zum Beleuchten.

➡️ Beispiel: Die 20 °C Raumtemperatur, die in einem Raum erreicht werden sollen.

Zeitlich:

• Gebäudemanagement beginnt ab der Fertigstellung/Übergabe eines Gebäudes

• Facility Management umfasst den gesamten Lebenszyklus: Planung, Bau, Nutzung, Rückbau

Managementebene:

• GM ist operativ-taktisch ausgerichtet

• FM ist strategisch-taktisch-operativ und bindet GM als Teilbereich ein

🟩 1. Eigentümer

▶ Wer?

• Land Baden-Württemberg (als Träger der Hochschule)

▶ Ziele/Erwartungen (2):

1. Werterhalt der Immobilie

2. Effizienter und gesetzeskonformer Betrieb (z. B. Energieeinsparung, Baurecht)

🟨 2. Betreiber

▶ Wer?

• Vermögen und Bau Baden-Württemberg / Technischer Betrieb der HsKA (je nach Zuständigkeit, z. B. Hausverwaltung, Facility Management)

▶ Ziele/Erwartungen (2):

1. Reibungsloser Betrieb und Instandhaltung

2. Einhaltung von Sicherheits-, Umwelt- und Betreiberpflichten

🟦 3. Nutzer

▶ Wer?

• Studierende, Lehrende, Verwaltung, Forschungspersonal

▶ Ziele/Erwartungen (2):

1. Funktionale, saubere, sichere und komfortable Räume

2. Zuverlässige technische Ausstattung und gute Lern-/Arbeitsbedingungen

1. Kernkompetenz? – Gehört die Leistung zur strategischen Aufgabe der Organisation?

2. Kosten/Nutzen-Verhältnis – Ist Eigenleistung wirtschaftlicher als Fremdvergabe?

3. Qualitätsanforderungen – Kann ein externer Dienstleister die gewünschte Qualität sicherstellen?

4. Marktverfügbarkeit – Gibt es leistungsfähige Anbieter am Markt?

5. Steuerungs- und Kontrollfähigkeit – Kann die Organisation die Leistung effektiv managen und überwachen?

✅ Was bedeutet BIM?

BIM = Building Information Modeling

→ Digitale Methode zur Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Bauwerken mit intelligenten 3D-Modellen und verknüpften Informationen.

🔹 Little BIM vs. Big BIM

• Little BIM = BIM wird innerhalb eines Unternehmens genutzt (z. B. Planungsbüro, intern)

• Big BIM = Alle Projektbeteiligten (Architekten, Bauherren, Betreiber) arbeiten gemeinsam an einem vernetzten Modell

🔸 Closed BIM vs. Open BIM

• Closed BIM = Alle Beteiligten nutzen ein einheitliches Softwaresystem desselben Herstellers

• Open BIM = Austausch erfolgt über offene Standards (z. B. IFC), Softwarehersteller-unabhängig

✅ Vorteile von BIM (kurz):

1. Bessere Planungsqualität durch 3D-Modelle und Kollisionsprüfung

2. Transparenz & Effizienz in Planung, Bau und Betrieb

3. Kosten- und Terminsicherheit

4. Basis für digitales FM (z. B. CAFM, Lebenszyklusdaten)

🔄 Vergleich mit Pauschalwert (z. B. 9,5 €/m² BGF)

• Abweichungen entstehen durch:

  • höhere Technikausstattung (→ höhere KF)

  • schlechterer Zustand oder höheres Alter

  • andere Bauweise (z. B. aufwendige Fassaden)

  • unpassende Pauschale für spezielle Gebäudetypen

1. Entwicklung

   1. Investor

   2. Bauherr

   3. Projektentwickler

   4. Behörden

2. Planung

   1. Architekt

   2. Fachplaner

3. Bau

   1. Bauunternehmen / GU

   2. Bauleitung / Bauüberwachung

   3. Baustoffhändler

   4. Fachfirmen / Gewerke

4. Nutzung

   1. Betreiber / FM

   2. Nutzer / Mieter

   3. Eigentümer

5. Rückbau / Umnutzung

   1. Recycling Unternehmen

   2. Genehmigungsbehörde

   3. Abrissunternehmen

      
      

1. A = rote Linie (oberste Linie)

2. B = blaue Linie (unterste Linie)

3. C = grüne Linie (unterste Linie)

Möglicher Grund: Modernisierung, Sanierung oder Umbau

Möglicher Grund: Verkauf von Grundstück und Gebäude

Begründung:

Durch Diskontierung erscheinen Kosten in weiter Zukunft sehr viel schwächer als zu einem früheren Zeitpunkt.

Bei statischer Berechnung wird Zeitwert nicht berücksichtigt, so bleiben z. B. Verkaufserlöse ungedämpft sichtbar.

In dynamischen Berechnungen werden zukünftige Kosten durch Abzinsung geringer bewertet.

Dadurch erscheinen Erstkosten (z. B. Baukosten) relativ höher, während Folgekosten (z. B. Energie, Wartung) abnehmen.

In statischen Modellen bleiben alle Kosten unbewertet gleich hoch.

1. Initiieren eines Lern- und Verbesserungsprozesses

2. Erfolgreiches, externes Wissen kann schneller integriert werden

3. Verbesserung der Unternehmensleistung

1. Planung

2. Analyse

3. Integration

4. Aktion

5. Reife

Internes Benchmarking

Vorteile:

• Daten leicht verfügbar

• Einheitliche Kultur/Prozesse

Nachteile:

• Geringes Verbesserungspotenzial

• Betriebsblindheit

Wettbewerbsbenchmarking

Vorteile:

• Höheres Innovationspotenzial

• Marktpositionierung möglich

Nachteile:

• Schwieriger Zugang zu Daten

• Unterschiedliche Rahmenbedingungen

• Funktionales Benchmarking (branchenübergreifend)

• Generisches Benchmarking (prozessorientiert, unabhängig von Branche)

1. Standardisierung / Normalisierung der Daten (z. B. pro m², pro Nutzer)

2. Clusterbildung / Vergleich homogener Gruppen (z. B. nach Gebäudetyp oder Region)

• Berechnungsmethode (statisch, dynamisch, modern)

• Kalkulationszinssatz

• Betrachtungszeitraum

• Berücksichtigte Kostenarten

• Preisstand

• Nutzungsdauer von Bauteilen

• Stundenverrechnungssätze

• Preise bzw. Tarife für Energie, Wasser, Abwasser usw.

• Jährliche Preissteigerung

✅ 1. Ausfallstrategie (reaktiv / korrektiv)

• Instandhaltung erst nach Schadenseintritt

• Geringe laufende Kosten, aber hohes Risiko ungeplanter Ausfälle

Vorteile:

• Keine laufenden Wartungskosten

• Geringer Planungs- und Personalaufwand

Nachteile:

• Plötzliche Ausfälle mit hohen Folgekosten

• Sicherheits- und Betriebsrisiken steigen

✅ 2. Präventivstrategie (vorbeugend)

• Regelmäßige Wartung nach Zeit- oder Nutzungsintervallen

• Reduziert Ausfallrisiken, aber kann zu unnötigem Aufwand führen

Vorteile:

• Erhöhte Betriebssicherheit durch regelmäßige Wartung

• Planbare Maßnahmen und Budgets

Nachteile:

• Wartung auch ohne tatsächlichen Bedarf → Mehrkosten

• Hoher Dokumentations- und Zeitaufwand

✅ 3. Predictive Maintenance (zustandsorientiert / vorausschauend)

• Zustandsüberwachung mit Sensoren/Daten → Wartung bei Bedarf

• Effizient und zukunftsorientiert, aber technisch aufwendig

Vorteile:

• Wartung nur bei echtem Bedarf → effizient

• Frühzeitige Fehlererkennung reduziert Ausfälle

Nachteile:

• Hohe Investitionen in Sensorik und Datenanalyse

• Erfordert Fachwissen und digitale Infrastruktur