Organisation von Projektarbeit

• generell diverse Akteure an einem Projekt beteiligt

• Auswahl Leitung Lenkungsausschuss, Projektleitung und Projektteam für Erfolg des Projektes maßgeblich

• Projektbeiteiligte haben unterschiedliche Rollen und Aufgaben zu erfüllen

• wird vom Auftraggeber des Projektes (der Behördenleitung) einberufen und geleitet

• oberstes Entscheidungsgremium im Projekt

• temporärer, projektbegleitender Ausschuss, ist dem Projektleiter vorgeschaltet

• Aufgaben:

  • Erteilung des Projektauftrages

  • Leitung des Lenkungsausschusses

  • Bennenung des Projektleiters

  • Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher und organisatorischer Bedingungen

  • Bereitstellung des Projektbudgets und interner Ressourcen

  • Anpassung der Ziele

  • Unterstützung der Projektleitung bei Problemen / Konflikten

    
    

• wird vom Leiter des Lenkungsausschusses geleitet

• ist dem Projektteam vorgeschaltet

• Aufgaben:

  • Einrichtung und Führung des Projektteams

  • Kommunikation mit allen internen und externen Projektbeteiligten

  • Management bei Problemen / Konflikten

  • Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes

  • Verantwortung der Dokumentation

  • Moderation des Projektsitzungen

  • Teilnahme an Sitzungen des Lenkungsausschusses

  • Umsetzung der Beschlüsse des Lenkungsausschusses

  • Information des Lenkungsausschusses

• wird vom Projektleiter geleitet

• fachliche “Problemlöser”

• Zusammensetzung (neben dem Projektleiter): einzelne Mitarbeiter oder kleine, leistungsfähige, fachübergreifende Arbeitsgruppen mtit

  • gemeinsamer Zielsetzung und

  • hohem Zusammenhalt

• Beteiligung Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit, intern oder ggf. extern

• Zusammenwirken der Projektbeteiligten von großer Bedeutung für zielorientiertes Projekt

• Projekt verlangt eigene Aufbauorganisation, existiert nur für die Dauer des Projektes

• Grundformen der Projektorganisation:

  • reine Projektorganisation

  • Projektkoordination (Stab-Projektorganisation)

  • Matrix-Projektorganisation

Mitarbeiter 1, 2 und 3 aus unterschiedlichen Abteilungen A, B und C werden zu einer selbstständigen Organisationseinheit zusammengefasst und dem Projektleiter unterstellt

• bestehende Linienorganisation wird für die Dauer eines Projektes um die Stabsfunktion eines Projektleiters erweitert

Als Mischform zwischen reiner Projektorganisation und Projektkoordination werden Verantwortungen und Befugnisse zwischen dem Projektleiter und den beteiligten Linienfunktionen – Abteilungen A, B, und C – aufgeteilt

• Wahl der Organisationsform hat Auswirkungen auf die Handlungsmöglichkeiten des Projektleiters

• größten Handlungsspielraum bietet die reine Projektorganisation

  → effizienteste Form der Projektorganisation; empfiehlt sich bei Projekten, die eine hohe Problemlösungsfähigkeit erfordern

• mittleren Handlungsspielraum bietet die Matrix-Projektorganisation

  → Projektmitarbeiter bleiben disziplinarisch der Linienorganisation unterstellt und werden nur fachlich dem Projektleiter zugeordnet → es können Führungskonflikte entstehen

• geringeren Handlungsspielraum bietet die Projektkoordination

  → Projektleiter besitzt keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnis gegenüber der Linienfunktion

• Zuordnung der Verantwortung für einzelne Arbeitspakete und Aufgaben an einzelne Personen oder Personengruppen (Akteuren) mittels Verantwortlichkeits- / Projektstruktur- / Organisationsstruktur-Matrix– der RACI-Matrix

• RACI

  • R = Responsible (verantwortlich)

  • A = Accountable (zuständig)

  • C = Consulted (berät)

  • I = Informed (informiert)

• Bsp. - RACI-Matrix zum Projekt „Elbphilharmonie im Hamburger Hafen“: