Planungsphase tag 3

• Projektplan erstellt & abgestimmt:

  
  

  • Projektstrukturplan

  • Terminplan mit Meilensteinen

  • Ressourcen- & Kostenplan

  • Projektorganisation klar definiert

  
  

• Kickoff (Startmeeting) durchgeführt:

  
  

  • Team auf Ziel ausgerichtet

  • Offizieller Start der Realisierungsphase

  
  

• Zentrales Steuerungsinstrument eines Projekts

• Mehr als nur 1 Dokument → Sammelmappe aller Teilpläne

Mindestens enthalten:

• Projektstrukturplan (Aufgaben/Arbeitspakete)

• Termin- & Meilensteinplan

• Ressourcen- & Kostenplan

• Ein Projektplan ist nur ein Werkzeug – kein Selbstzweck.

• Das eigentliche Ziel ist, dass am Ende das gewünschte Projektergebnis vorliegt (z. B. fertige Software, Gebäude, Event).

• Wenn sich Rahmenbedingungen ändern, darf (und muss!) der Plan angepasst werden, damit das Ziel erreicht wird.

🎯 Beispiel:

• Du planst, dass Modul A im Oktober fertig ist.

• Aber der Kunde ändert plötzlich eine Anforderung.

• Falscher Ansatz: Plan stur einhalten, auch wenn dadurch das falsche Produkt entsteht.

• Richtiger Ansatz: Plan anpassen, damit am Ende trotzdem das richtige Produkt (Ziel) geliefert wird.

• Was? → Teilprojekte, Arbeitspakete, Aufgaben → Projektstrukturplan

• Bis wann? → Zeitliche Abfolge & Deadlines → Termin- & Meilensteinplan

• Wer / Wie viel? → Personal- & Sachmittelbedarf → Ressourcen- & Kostenplan, Projektorganisation

• Unter welchen Bedingungen? → Technische & organisatorische Rahmenbedingungen, Einschränkungen

Drei Zieldimensionen:

• Qualität: Inhalt & Umfang des Ergebnisses

• Kosten: Finanzielle + personelle Aufwände

• Zeit: Termin- & Fristvorgaben

🔑 Wichtig:

• Diese drei Größen beeinflussen sich gegenseitig.

• Wenn du an einer drehst, verändert sich min. eins der Größen

  
  

  • Mehr Qualität → oft mehr Kosten oder mehr Zeit

  • Kürzere Zeit → oft höhere Kosten oder geringere Qualität

  • Weniger Budget → oft weniger Qualität oder längere Dauer

  
  

1. Projektstrukturplan erstellen (mit Team)

2. Termin- & Meilensteinplanung durchführen

3. Ressourcen- & Kostenplanung festlegen

4. Projektorganisation & Verantwortlichkeiten bestimmen

5. Plan optimieren (Abgleich Zeit – Kosten – Qualität → magisches Dreieck)

6. Projektplan abstimmen & freigeben (Auftraggeber)

7. Kickoff durchführen → Plan kommunizieren & Team ausrichten

• Vollständige, hierarchische Darstellung aller Projekt-Elemente

• Zentraler Bestandteil des Projektplans

• Dient der Planung & Kontrolle → zerlegt Projekt in Teilprojekte & Arbeitspakete

🗂 Gliederungsprinzipien

• Funktionsorientiert: nach Tätigkeiten

• Objektorientiert: nach Produkt-Komponenten

• Ablauforientiert: nach Phasen / Prozessen

• Gemischtorientiert: Kombination der Prinzipien

• Komplexität beherrschbar machen → Projekt in kleine, steuerbare Einheiten zerlegen

• Verantwortlichkeiten klar zuordnen → wer macht welches Arbeitspaket

• Zeit- & Kostenaufwand realistisch schätzen

• Basis für alle weiteren Pläne → Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan

• Kontrollierbarkeit schaffen → Fortschritt und Qualität messbar

• Dokumentation strukturieren → übersichtlicher Projektverlauf

1. Projekt: Oberste Ebene → gesamtes Vorhaben

2. Teilprojekte: Erste Gliederungsebene → große logische Blöcke, oft mit Teilprojektleiter

3. Arbeitspakete: Kleinste formale Einheit → in sich geschlossene Aufgaben, klar abgrenzbar

   • Falls zu groß → Unter-Arbeitspakete bilden

4. Aufgaben: Kleinste inhaltliche Einheiten („Atome“) → nicht mehr Teil der PSP-Hierarchie, sondern in Arbeitspaket-Beschreibung dokumentiert

• Arbeitspakete = Steuerungseinheit:

  • Alles (Zeit, Kosten, Ressourcen) wird für Arbeitspakete geplant.

  • Wenn Arbeitspakete unklar sind, wird das ganze Projekt chaotisch.

• Wichtig:

  • In dieser Phase interessiert uns noch nicht, wann die Arbeitspakete passieren.

  • Erst mal geht es nur darum, was sie beinhalten.

• Granularität:

  • Arbeitspakete sollten ungefähr gleich groß sein, damit man sie gut vergleichen, planen und steuern kann.

  
  

• Verantwortlicher: Wer ist für dieses Paket zuständig (und wer vertritt ihn)?

• Aufgabenbeschreibung: Was genau soll gemacht werden? Was ist das Ergebnis?

• Abnahmebedingungen: Wann gilt das Paket als fertig? (Kriterien)

• Aufwandsschätzung: Wie lange dauert das ungefähr?

• Ressourcenbedarf: Welche Leute, welches Material, welche Kosten werden gebraucht?

1. Funktionsorientiert

   
   

   • Gliederung nach Tätigkeiten / Abteilungen

   • Beispiel: Planung – Einkauf – Marketing – Durchführung

   • Gut für: Dienstleistungsprojekte (z. B. Firmenfeier organisieren)

   
   

2. Objektorientiert

   
   

   • Gliederung nach Komponenten des Endprodukts

   • Beispiel: Hardware – Software – Gehäuse – Dokumentation

   • Gut für: Produktentwicklung (ähnlich wie Stückliste)

   
   

3. Aufgaben-/Ablauforientiert

   
   

   • Gliederung nach zeitlichen Phasen / Prozessen

   • Beispiel: Analyse – Entwurf – Implementierung – Test

   • Gut für: Entwicklungsprojekte, Prozessprojekte

   
   

4. Gemischtorientiert

   
   

   • Kombination der Prinzipien

   • Beispiel: 1. Ebene: Phasen, 2. Ebene: Objekte oder Funktionen

   • In der Praxis am häufigsten

   
   

PSP = Basis → daraus entstehen:

• Terminplan: Zeitliche Abfolge der Arbeitspakete + Meilensteine

• Ressourcen- & Kostenplan: Aufwand schätzen, Budget festlegen

• Mitarbeiterbedarf: Welche Rollen & Fachkompetenzen werden gebraucht

• Risikoanalyse: Risiken pro Arbeitspaket identifizieren

🔽 

Top-down (deduktiv)

• Vom Allgemeinen zum Detail

• Start: Gesamtprojekt → Teilprojekte → Arbeitspakete

• Gut für: überschaubare Projekte mit klarer Struktur

🔼 

Bottom-up (induktiv)

• Vom Detail zum Allgemeinen

• Start: Einzelaufgaben & Arbeitspakete sammeln → dann zu Teilprojekten/Gesamtprojekt zusammenfassen

• Gut für: komplexe, unübersichtliche Projekte

🔀 

Praxis:

Meist Mischform:

• Projektleitung macht grobe Top-down-Struktur

• Team ergänzt detaillierte Arbeitspakete Bottom-up

• Vorlagen nutzen: Bestehende PSPs ähnlicher Projekte prüfen

• Team einbeziehen: PSP gemeinsam (z. B. im Workshop) erstellen → fördert Verständnis & Akzeptanz

• Visualisieren: PSP für alle sichtbar aufhängen → Gesamtüberblick sichern

• Projektabschluss nicht vergessen: Übergabe & Dokumentation als Arbeitspaket einplanen

• Regelmäßig aktualisieren: PSP ist „lebendes Dokument“

• Fortschritt messen: Fertigstellungsgrad der Arbeitspakete dokumentieren

1. Reihenfolge festlegen

   
   

   • Arbeitspakete logisch ordnen → Abhängigkeiten beachten

   
   

2. Zeitliche Anordnung

   
   

   • Start- & Endtermine festlegen

   • Dauer, Pufferzeiten & Ressourcenverfügbarkeit berücksichtigen

   
   

3. Meilensteine definieren

   
   

   • Wichtige Zwischenziele markieren

   • Arbeitspakete mit Meilensteinen verknüpfen

   
   

4. Plan optimieren

   
   

   • Abhängigkeiten & Ressourcen prüfen

   • Zeitplan überarbeiten, bis er realistisch ist

   
   

Meilenstein:

• Ereignis von besonderer Bedeutung

• Kontrollpunkt / Quality Gate → Entscheidung „Stop or Go“

• Definiert durch:

  
  

  • 🗓 Festen Termin

  • ✅ Klar überprüfbares Ergebnis

  
  

• Nächster Meilenstein: sehr detailliert planen (Inhalt + Termine).

• Übernächster: nur grob planen, Termin festlegen.

• Gesamtplan: nach jeder Detaillierung anpassen/aktualisieren.

• Balkendiagramm (Gantt-Diagramm):

  • Zeigt Arbeitspakete als Balken auf einer Zeitachse

  • Sehr gebräuchlich, leicht verständlich

• Netzplantechnik:

  • Stellt logische Abhängigkeiten zwischen Vorgängen dar

  • Nutzt man, um den kritischen Pfad zu berechnen

• Meilensteinplanung:

  • Sehr komprimiert

  • Zeigt nur die wichtigsten Kontrollpunkte

• Sachmittel

  • Räume, Maschinen, Werkzeuge

  • IT-Infrastruktur, Software-Tools

• Personalmittel

  • Projektleitung + Mitarbeitende

  • Qualifikationen, interne/externe Stundensätze

  • Engpässe, zeitliche & räumliche Verfügbarkeit

• Sonstige Kosten

  • Reisekosten

  • Projektmarketing oder ähnliche Ausgaben

• Einfache Schätzung: Verantwortliche schätzen selbst (Erfahrung).

• Expertenschätzung: Mehrere Experten → Konsens (z. B. Delphi-Methode).

• Vergleichsschätzung: Ableitung aus ähnlichen Projekten (Analogieverfahren).

• Algorithmische Modelle: Mathematische Formeln (z. B. COCOMO in IT).

1. Arbeitsmenge schätzen

   • z. B. 10 Personentage (bei 100 % Fokus)

2. Reale Verfügbarkeit bestimmen

   • z. B. nur 25 % Zeit verfügbar

3. Gesamtdauer berechnen

   • Formel: Gesamtdauer = Arbeitsmenge ÷ Verfügbarkeit

   • Beispiel: 10 PT ÷ 0,25 = 40 Kalendertage

4. Parallelisierung prüfen

   • Mehr Mitarbeiter → Dauer kürzer

   • Aber: Einarbeitung & Kommunikation erhöhen den Aufwand