Zeitmanagement

Zeit kann nicht gemanagt werden, weil sie ständig vergeht. Eigentlich geht es beim Zeitmanagement darum, sich selbst und seine Prioritäten sinnvoll zu organisieren. Deshalb wäre der Begriff „Prioritätenmanagement“ treffender.

Das wichtigste Ziel des Zeitmanagements ist es, die richtigen Dinge zu tun und diese Dinge anschließend richtig zu tun.

Gutes Zeitmanagement bedeutet bewusstes Selbstmanagement. Dazu gehören das Setzen realistischer Ziele, das Festlegen von Prioritäten und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Freizeit.

Zeit reicht häufig nicht aus, weil Probleme im Umgang mit Prioritäten, Zeitdiebe, schlechte Planung oder persönliche Schwächen die effektive Nutzung der Zeit behindern.

Die fünf Grundregeln des Zeitmanagements sind:

1. Ziele formulieren

2. Prioritäten setzen

3. Aktivitäten planen

4. Ziele konsequent umsetzen

5. Ziele kontrollieren

Ziele müssen realistisch und messbar sein, damit überprüft werden kann, ob sie erreichbar sind und wie viel Zeit ihre Umsetzung tatsächlich benötigt hat.

Eine Problemanalyse hilft dabei, persönliche Zeitprobleme und deren Ursachen zu erkennen, um anschließend gezielte Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln zu können.

Antwort: Eine Problemanalyse kann durchgeführt werden, indem man eine Liste erstellt, in der Zeitprobleme den passenden Gegenmaßnahmen gegenübergestellt werden.

Eine Mind-Map hilft dabei, persönliche Zeitanforderungen, Zeitdiebe und Prioritäten im Berufs- und Privatleben übersichtlich darzustellen.

Durch die getrennte Auflistung beruflicher und privater Ziele können Prioritäten klarer erkannt und besser geplant werden.

Im Zeitmanagement unterscheidet man kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele oder alternativ Tages-, Wochen- und Monatsziele.

Pufferzeiten sind wichtig, damit unerwartete Ereignisse, Störungen oder spontane Aufgaben ohne großen Zeitdruck bewältigt werden können.

Zeitdiebe sind Hindernisse oder Störungen, die verhindern, dass Zeit sinnvoll genutzt wird. Sie können aus dem eigenen Verhalten entstehen oder von außen kommen.

: Zu den inneren Zeitdieben gehören:

• fehlende Fähigkeit Nein zu sagen

• Unordnung

• mangelnde Selbstdisziplin

• Aufschieben von Aufgaben

• Unpünktlichkeit

• Papier horten

• mangelnde Konzentration

• Unfähigkeit zu delegieren

u den äußeren Zeitdieben gehören:

• Telefonate

• unangemeldete Besucher

• Besprechungen

• mangelnde Informationen

• technische Ausfallzeiten

Wer nicht Nein sagen kann, wird häufig unterbrochen oder übernimmt zusätzliche Aufgaben und schafft dadurch sein eigentlich geplantes Arbeitspensum nicht mehr.

in Nein sollte positiv formuliert werden, Verständnis zeigen, keine falschen Hoffnungen wecken und möglichst eine Alternative anbieten.

Antwort: Unordnung führt dazu, dass viel Zeit mit dem Suchen von Unterlagen verbracht wird. Laut Text können dadurch 10 bis 30 Prozent der Arbeitszeit verloren gehen.

Gegen Unordnung helfen:

• ein organisierter Schreibtisch

• geordnete Ablage

• Wiedervorlagemappen

• Notizbücher oder Zettelkästen

• sofortiges Erledigen kleiner Aufgaben

: Selbstdisziplin bedeutet ein geordnetes und wirtschaftliches Verhalten im Umgang mit der eigenen Zeit und der Zeit anderer Menschen.

Antwort: Menschen schieben Aufgaben oft auf, weil sie unangenehm sind oder ungern erledigt werden.

Unerledigte Aufgaben belasten und werden als zusätzliche Belastung in den nächsten Tag übernommen.

Unpünktlichkeit ist ein Zeichen schlechter Zeiteinteilung und verschwendet zusätzlich die Zeit anderer Menschen.

Papierberge nehmen den Blick für das Wesentliche und erschweren die Übersicht über wichtige Aufgaben.

Konzentration kann durch regelmäßige Pausen, das Ausschalten von Störungen und die Nutzung persönlicher Leistungshochs verbessert werden.

Delegieren schafft Freiräume für wichtige eigene Aufgaben und verhindert Überlastung.

Telefonate können reduziert werden, indem Anrufe umgeleitet, Anrufbeantworter genutzt oder Rückrufe vereinbart werden.

Unangemeldete Besucher können durch feste Besuchszeiten, Zeitbegrenzungen oder Delegation an Kollegen kontrolliert werden.

Besprechungen kosten oft zu viel Zeit, wenn sie schlecht organisiert sind, vom Thema abschweifen oder zu viele Teilnehmer beteiligt sind.

: Besprechungen werden effektiver durch klare Zeitpläne, gute Vorbereitung, passende Teilnehmer und konsequente Themenführung.

ehlende Informationen erschweren effizientes Arbeiten und führen zu Zeitverlusten.

Technische Ausfallzeiten können durch geeignete Geräte, kurze Wege und funktionierende Technik reduziert werden.

Die Alpen-Methode ist eine Planungsmethode von L. J. Seiwert, die hilft, Aufgaben systematisch zu organisieren und Zeit sinnvoll einzuteilen.

A = Aufgaben notieren

L = Länge der Tätigkeiten schätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheidungen über Prioritäten treffen

N = Nachkontrolle durchführen

• 60 % geplante Aktivitäten

• 20 % unerwartete Störungen

• 20 % spontane oder kreative Aktivitäten

Prioritäten helfen dabei, sich nicht zu verzetteln und wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Prioritätensetzung, bei der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt werden.

Antwort: A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie müssen sofort und persönlich erledigt werden.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie sollten terminiert und geplant werden.

C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Sie sollten möglichst delegiert werden.

D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und sollten abgelegt oder verworfen werden.

Die ABC-Analyse dient dazu, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen und geeignete Aufgaben zu delegieren.

A-Aufgaben sind besonders wichtig, nicht delegierbar und haben den größten Anteil am Erfolg.

: B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und können meist delegiert werden.

: C-Aufgaben sind Routineaufgaben mit geringem Wert und sollten möglichst delegiert werden.

1. A-Aufgaben: ca. 15 %

2. B-Aufgaben: ca. 20 %

3. C-Aufgaben: ca. 65 %